年会委托协议书

年会委托协议书甲方（委托方）：姓名：身份证号：联系地址：联系电话：乙方（受托方）：名称：统一社会信用代码：法定代表人：联系地址：联系电话：鉴于甲方拟举办年会，需要乙方提供相关服务，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办年会事宜达成如下协议：一、委托事项及服务内容（一）年会策划1.根据甲方的要求和企业文化，设计年会整体方案，包括年会主题、流程安排、节目策划等。2.制作年会详细的活动流程表，明确各个环节的时间、内容及负责人。（二）场地布置1.负责年会场地的选址、租赁及相关场地手续的办理。2.根据年会主题和风格，对场地进行全面的布置，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光设计、背景板制作、桌椅摆放、装饰布置等，营造出符合甲方需求的年会氛围。（三）人员安排1.提供专业的主持人，负责年会现场的流程引导、串场及互动环节的主持工作，确保年会顺利进行。2.安排专业的摄影摄像团队，对年会全程进行拍摄，包括活动现场、嘉宾风采、节目表演等，后期制作成完整的影像资料交付甲方。3.配备足够数量的工作人员，负责年会现场的秩序维护、签到接待、餐饮服务、设备保障等工作，确保年会各项活动有序开展。（四）节目组织与安排1.协助甲方组织内部员工参与节目排练，提供必要的指导和建议，确保节目质量。2.负责联系外部演艺团队（如有需要），洽谈演出事宜，签订演出合同，并确保演艺人员按时、按质到达现场进行表演。（五）餐饮安排1.根据甲方预算和参会人数，制定合理的餐饮方案，包括菜品选择、用餐形式（自助餐、桌餐等）。2.负责餐饮供应商的筛选、洽谈及合同签订，确保餐饮服务的质量和食品安全。3.现场安排餐饮服务人员，保证用餐过程的顺利进行，及时处理餐饮过程中的相关问题。（六）其他服务1.负责年会所需道具、服装的租赁或采购，确保道具和服装符合年会主题和节目要求。2.提供年会现场的礼仪服务，包括嘉宾引导、颁奖礼仪等。3.协助甲方进行年会相关的宣传推广工作，如制作邀请函、发送通知等。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的服务方案、场地布置、人员安排等提出意见和建议，并要求乙方进行调整和改进。有权在年会举办前对各项准备工作进行检查和验收，如发现问题有权要求乙方及时整改。有权获得乙方按照本协议约定提供的各项服务及相关资料。2.义务向乙方提供举办年会所需的详细信息，包括年会主题、参会人数、预算安排、特殊要求等，并确保所提供信息的真实性和准确性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方办理与年会相关的审批手续（如有需要），提供必要的文件和资料。在年会举办期间，配合乙方的工作安排，组织员工积极参与年会活动。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定支付服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排服务工作，但需确保服务质量符合行业标准和本协议约定。在服务过程中，如因甲方原因导致服务无法正常进行或需要增加额外工作的，有权要求甲方支付相应的费用或给予合理的补偿。2.义务按照本协议约定的服务内容和标准，为甲方提供专业、优质、高效的年会承办服务。制定详细的服务计划和时间表，并严格按照计划执行，确保年会各项工作按时、顺利完成。对服务过程中涉及的甲方商业秘密、参会人员信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。在年会举办前，将各项准备工作的完成情况及时告知甲方，并接受甲方的检查和验收。如出现问题，应及时采取措施进行解决，确保年会能够顺利举办。负责年会现场的安全保障工作，制定安全应急预案，确保参会人员的人身安全和财产安全。如因乙方原因导致安全事故发生，乙方应承担相应的法律责任。三、服务费用及支付方式（一）服务费用双方经协商确定，本次年会承办服务费用总计为人民币元（大写：元整）。此费用包含乙方为完成本协议约定的各项服务内容所需的全部费用，除本协议另有约定外，甲方无需再向乙方支付其他任何费用。（二）支付方式1.甲方应在本协议签订之日起个工作日内，向乙方支付服务费用的%作为定金，即人民币元（大写：元整）。2.在年会举办前个工作日，甲方应向乙方支付剩余服务费用，即人民币元（大写：元整）。乙方应在收到甲方每笔款项后的个工作日内开具合法有效的发票给甲方。四、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的%向乙方支付违约金。逾期超过日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。如因甲方逾期付款导致年会无法按时举办或产生其他损失的，甲方应承担全部赔偿责任。2.若甲方提供的信息不准确或未按照乙方要求协助办理相关手续，导致乙方无法正常履行服务义务或增加额外工作的，甲方应承担由此产生的全部费用，并赔偿乙方因此遭受的损失。3.若甲方擅自变更或取消年会举办计划，乙方有权没收甲方已支付的定金，并要求甲方按照服务费用总额的%向乙方支付违约金。如乙方已为年会筹备工作投入了一定成本，甲方还应赔偿乙方的全部损失。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容、标准和时间完成年会承办服务，每逾期一日，应按照服务费用总额的%向甲方支付违约金。逾期超过日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的全部费用，同时乙方应按照服务费用总额的%向甲方支付违约金。如因乙方逾期履行导致甲方遭受损失的，乙方应承担全部赔偿责任。2.若乙方提供的服务不符合本协议约定的质量要求，乙方应负责免费整改直至达到标准。如因乙方服务质量问题给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。3.若乙方违反保密义务，将甲方的商业秘密或参会人员信息泄露给第三方导致甲方遭受损失的，乙方应承担全部赔偿责任，并按照服务费用总额的%向甲方支付违约金。4.若乙方在年会举办期间因自身原因导致安全事故发生，乙方应承担全部法律责任，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。五、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、其他条款（一）协议变更与解除1.本协议的任何变更或补充需经双方书面协商一致，并签订书面协议。2.在年会举办前，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致本协议无法履行或部分无法履行的，双方应协商解决，互不承担违约责任。如因上述原因导致协议解除的，乙方应按照实际完成的工作量收取服务费用，