企业合同审查及管理流程手册

企业合同审查及管理流程手册为规范企业合同全生命周期管理，防范合同法律风险，保障企业合法权益，提高合同管理效率，特制定本手册。本手册旨在为企业各部门提供清晰、可操作的合同审查及管理指引，保证合同从发起、审查、签署到履行、归档的各环节规范有序，助力企业稳健运营。一、手册适用范围与核心应用场景（一）适用主体本手册适用于企业内部所有涉及合同业务的部门及人员，包括但不限于业务部门、法务部门、财务部门、行政管理部门及合同承办人。（二）适用合同类型本手册适用于企业在经营活动中对外订立的各类合同，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同、劳动合同、保密协议等。（三）核心应用场景新合同签订前：业务部门拟开展合作需订立合同时通过本流程完成合同审查与审批；合同履行中：对合同履行进度、变更、争议等进行跟踪管理；合同归档时：对已履行完毕或终止的合同进行整理、归档，保证资料完整；合同风险排查：定期对存量合同进行合规性审查，识别潜在风险并整改。二、合同审查及管理全流程操作指引合同审查及管理流程分为合同发起与初步审核、法务专项审查、业务部门与财务部门复核、审批与签署、履行跟踪与变更管理、归档与备案六个阶段，各阶段责任主体、操作内容及输出成果（一）合同发起与初步审核责任主体：业务部门（合同承办人）、部门负责人操作步骤：合同发起：业务部门根据合作需求，确定合同相对方，明确合作标的、数量、价款、履行期限等核心条款；填写《合同审查申请表》（见模板一），附合同草案、对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书等）、合作背景说明及相关附件（如技术参数、验收标准等）。初步审核：部门负责人审核合同的业务必要性、条款完整性（是否包含标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心要素）及部门预算匹配性；审核通过后，将《合同审查申请表》及合同材料提交法务部门；若不通过，退回业务部门修改完善。输出成果：经部门负责人签字确认的《合同审查申请表》及合同草案全套材料。（二）法务专项审查责任主体：法务部门、法务负责人*操作步骤：接收材料：法务部门接收业务部门提交的合同材料，检查材料完整性，若缺失需及时补充。法律审查：主体资格审查：核验对方主体资格（营业执照、经营范围、特殊行业资质等）、授权代表权限（授权委托书是否有效、是否超越授权范围）；条款合规性审查：检查合同条款是否符合法律法规、行业监管要求及企业内部制度，重点关注违约责任、争议解决方式、知识产权、保密条款等；风险识别：识别合同潜在法律风险（如付款条件不明确、管辖约定不利、不可抗力条款缺失等），提出修改建议。出具审查意见：法务部门填写《合同审查意见表》（见模板二），明确“通过”“修改后通过”“不通过”的审查结论，并逐条说明修改理由；审查不通过的，退回业务部门与对方协商修改；修改后需重新提交法务审查。输出成果：《合同审查意见表》及修订后的合同草案（如有）。（三）业务部门与财务部门复核责任主体：业务部门、财务部门操作步骤：业务部门复核：业务部门根据法务审查意见，与对方协商修改合同条款，保证修改内容不偏离业务需求；确认最终合同文本与业务约定一致，无重大分歧。财务部门复核：财务部门审核合同中的价款、支付方式、税费承担、发票开具等财务条款是否符合企业财务制度；审核合同金额是否在预算范围内，付款进度与履约节点是否匹配，评估企业现金流风险。输出成果：业务部门确认的最终合同文本、财务部门出具的《财务审核意见》（可纳入《合同审查申请表》附件）。（四）审批与签署责任主体：企业审批人（按权限划分）、授权签署人操作步骤：权限审批：根据合同金额、类型及重要性，按照《企业合同审批权限表》（见模板三）履行审批流程；各级审批人重点审核合同的业务必要性、风险控制及企业利益保障，签署审批意见。合同签署：审批通过后，由授权签署人（法定代表人或其授权代表）在合同文本上签字并加盖企业公章；若为合同签订需对方先盖章或签字的，应明确签署顺序，保证合同生效条件满足；签署完成后，合同文本原件至少一式两份（或按约定份数），业务部门、法务部门、财务部门及对方各执相应份数。输出成果：已签署的合同原件及分拨记录。（五）履行跟踪与变更管理责任主体：业务部门、法务部门、财务部门操作步骤：履行跟踪：业务部门作为合同履行主责部门，建立《合同履行跟踪表》（见模板四），记录合同履行进度、付款节点、验收情况等；发觉对方可能违约或履行异常时，及时书面通知对方，并收集证据（如沟通记录、验收报告等），同步法务部门评估应对方案。变更与解除：合同履行中需变更或解除的，由业务部门与对方协商一致，签订《合同补充协议》或《解除协议》，并履行原合同审批流程；重大变更（如标的、金额、履行期限等核心条款变更）需重新进行法务审查及审批。输出成果：《合同履行跟踪表》、补充协议/解除协议（如有）、履行相关证据材料。（六）归档与备案责任主体：行政管理部门（档案管理员）、业务部门操作步骤：材料收集：合同履行完毕或终止后，业务部门收集合同文本（含附件、补充协议）、审批文件、履行记录（如验收报告、付款凭证）、往来函件等全套材料。归档管理：行政管理部门对合同材料进行分类、编号、登记，建立《合同档案清单》（见模板五）；合同档案按“一合同一档”原则保管，电子档案同步存入企业档案管理系统，保存期限符合《企业档案管理规定》（一般为合同履行完毕后不少于10年）；档案借阅需经部门负责人及法务部门批准，并登记借阅人、借阅时间、归还时间。输出成果：完整的合同档案及《合同档案清单》。三、常用工具模板与表单模板一：合同审查申请表合同名称合同编号合同基本信息对方主体名称统一社会信用代码合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他______合同金额大写：______小写：______履行期限自______年______月______日至______年______月______日拟签署地点合同核心条款摘要标的物/服务内容价款及支付方式履行地点及方式违约责任争议解决方式□诉讼（______法院）□仲裁（______仲裁委员会）附件清单□合同草案□对方主体资格证明□授权委托书□技术参数□其他______申请部门信息合同承办人姓名：______联系方式：______部门负责人签字申请日期______年______月______日模板二：合同审查意见表合同名称合同编号审查基本信息审查部门法务部门审查人审查日期______年______月______日审查阶段□首次审查□复审审查结论□通过□修改后通过□不通过审查意见（分条列明）1.主体资格问题：2.条款合规性问题：3.风险提示及修改建议：4.其他意见：法务负责人意见签字：__________________日期：______年______月______日模板三：企业合同审批权限表合同类型金额区间（元）审批层级审批人备注采购合同＜50,000部门负责人业务部门负责人50,000-200,000分管副总分管业务副总＞200,000总经理总经理销售合同＜100,000部门负责人业务部门负责人100,000-500,000分管副总分管业务副总＞500,000董事会董事会金额超过净资产10%时服务合同＜30,000部门负责人业务部门负责人30,000-100,000分管副总分管业务副总＞100,000总经理总经理模板四：合同履行跟踪表合同编号合同名称对方主体履行期限自______至______履行节点跟踪时间履行内容（如交付、付款、验收等）责任人完成情况（□已完成□进行中□逾期）异常情况记录异常描述处理措施责任部门处理结果归档信息归档日期归档人档案编号存放位置模板五：合同档案清单档案编号合同名称合同编号签署日期对方主体存放位置保管期限备注四、关键风险提示与管理要点（一）合同签订前风险防范主体资格审查：核验对方营业执照、相关资质证书（如行业许可证、安全生产许可证等）原件，保证其在有效期内；对方为自然人的，核验证件号码件及授权文件（如委托代理书）；涉及特殊行业（如建筑、医疗、金融等），需确认对方具备法定从业资质。条款完整性审查：合同必须包含核心要素：合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方法；避免使用“大概”“左右”等模糊表述，明确技术标准、验收方法、交付细节等。商业条款合理性：价款、支付方式需与市场行情及企业成本匹配，避免预付款比例过高或付款条件苛刻；违约责任条款需对等，避免单方加重己方责任或减轻对方责任。（二）合同履行中风险控制履行过程监控：业务部门按《合同履行跟踪表》定期监控进度，保证双方按约履行；付款前需核对履约证明（如验收报告、发票等），避免超付或早付。证据留存意识：保留合同履行过程中的所有书面材料，包括但不限于函件、邮件、记录、验收单、付款凭证等；对方违约时，及时发送《催告函》，明确违约事实及要求，固定证据。变更与解除规范：合同变更需签订书面补充协议，严禁口头约定；单方解除合同需符合法定或约定条件，并履行通知义务，避免构成违约。（三）合同归档管理要求档案完整性：合同档案应包含从签订到履行完毕的全部材料，不