行业采购申请单与审批流程模板

适用范围与应用场景采购申请全流程操作指引一、申请发起：需求提报与信息填写发起人：由实际需求部门（如行政部、生产部、项目部）的经办人发起申请，需登录公司采购管理系统或填写纸质《采购申请单》。信息填写：基础信息：填写申请部门、申请人、联系方式、申请日期；物资信息：详细列明所需物品的名称、规格型号、单位、数量、预估单价及总价（如无预估单价需注明“待询价”）；需求说明：简述采购用途（如“日常办公使用”“XX项目生产耗材”）、需求时间（如“需于X月X日前到货”）及特殊要求（如“需符合XX行业标准”）；附件：如涉及大额采购或专业设备，需附《比价记录表》（至少3家供应商报价）、《技术参数说明》或《需求部门确认函》。提交审核：检查信息完整性后，提交至部门负责人审批。二、部门审核：需求合规性与必要性核验审核人：需求部门负责人（如部门经理）。审核重点：需求真实性：核对采购内容是否为部门实际所需，是否存在重复采购或过度申领；预算匹配性：确认采购金额是否在部门年度预算额度内，超预算需注明“预算外申请”并说明理由；规格合理性：审核物资规格型号是否符合使用标准，避免功能冗余或规格不符。审核结果：通过后流转至财务部门；驳回则需注明原因并退回申请人修改。三、财务审核：预算与资金可行性评估审核人：财务部门专员或财务负责人。审核重点：预算准确性：核对申请总金额与预算系统数据是否一致，预算外申请需检查是否履行预算调整流程；资金来源：确认采购资金是否来自专项预算、部门结余或其他合规渠道；成本合理性：对大额采购（如单笔超5万元）进行市场价格抽查，判断预估单价是否合理。审核结果：通过后流转至对应层级领导审批；驳回需反馈具体问题（如“超出预算10%”“单价高于市场均价15%”）。四、分级审批：权限划分与最终确认根据采购金额实行分级审批，具体权限如下（企业可根据自身规模调整标准）：小额采购（≤1万元）：由需求部门负责人及财务负责人双签审批；中额采购（1万-5万元）：在上述基础上增加分管副总审批；大额采购（＞5万元）：需提交总经理/院长审批，必要时经总经理办公会集体决策。五、采购执行：订单下达与供应商对接执行部门：采购部门（或行政部、综合管理部）。操作步骤：接收审批通过的《采购申请单》，核对最终采购需求；选择供应商：优先从公司合格供应商库中选取，库内无合适供应商时需启动新供应商准入流程（资质审查、样品测试等）；下达订单：与供应商签订采购合同或下达订单，明确物资规格、数量、交付时间、验收标准及付款方式；跟踪进度：实时监控订单生产/发货状态，保证按时到货。六、入库验收与付款闭环验收：物资到货后，由需求部门、仓库部门（或指定验收人）共同验收，核对物资数量、规格、质量是否与订单一致，填写《入库验收单》并签字确认。问题处理：如发觉数量不符、质量瑕疵等问题，需在24小时内反馈至采购部门，由采购部门与供应商协商退换货或索赔。付款：验收合格后，采购部门将《采购申请单》《入库验收单》《供应商发票》（或合规票据）提交财务部门，财务部门按合同约定办理付款手续，完成采购闭环。采购申请单模板与填写说明表格：采购申请单项目填写内容申请单号按公司规则编号（如“CG-2024-XX-XXX”，其中XX为部门代码，XXX为流水号）申请部门需求部门全称（如“市场部”“生产一车间”）申请人经办人姓名（*XX）联系方式办公电话或内线分机申请日期年/月/日物资信息序号12供应商建议（如指定供应商，填写名称；如需比价，填写“待询价”）审批流程部门负责人审核（签字）_________备注（如需说明的其他事项，如“紧急采购”“需附带检测报告”等）填写说明：申请单号：由采购系统自动或按规则手动编制，保证唯一性，便于追溯；物品名称：需使用规范全称（如“笔记本电脑”而非“电脑”），避免模糊表述（如“一批耗材”）；规格型号：明确技术参数（如尺寸、功率、材质等），避免后续争议；预估总价：数量×单价计算得出，大额采购需附《比价记录表》作为支撑材料；审批流程：根据采购金额逐级流转，审批人需手写签字或电子签章，不可代签。使用过程中的关键注意事项信息真实性：申请人需对提交的物资信息、需求说明的真实性负责，严禁虚报、瞒报采购需求；预算控制：严格执行预算管理，超预算采购必须提前履行预算调整审批，避免无预算支出；审批时效：各审批环节需在承诺时限内完成，紧急采购（如生产急需物资）可启动“绿色通道”，但事后需补全审批手续；供应商规范：采购部门必须从合格供应商库中选择合作方，新供应商准入需经过资质审核（营业执照、相关行业资质等）及样品测