合同管理与审查标准操作手册

合同管理与审查标准操作手册一、适用业务范围与情境本手册适用于公司各类经济合同的规范管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作开发合同、租赁合同等类型。具体使用场景包括：业务部门发起合同时需按流程完成起草、内部审查及审批；法务、财务、业务等部门对合同条款进行合规性、财务可行性审查；合同签署后履行过程中的跟踪、变更及归档管理；合同纠纷发生时的证据调取与应对处理。二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同发起与准备需求确认业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、价款及支付方式等核心要素，填写《合同需求确认单》（见附件1），经部门负责人*审批后启动合同起草。对于重大或复杂合同（如金额超过50万元、涉及核心业务或知识产权），需提前组织法务、财务及相关部门召开需求沟通会，明确关键条款框架。模板选择与起草优先使用公司标准化合同模板（见附件2标准化合同模板库），若需定制模板，需说明原因并经法务部门*审核同意。合同内容应包括：合同主体信息、标的描述、权利义务条款、履行期限与地点、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式、生效条件、附件清单等核心要素，表述需清晰、准确，避免歧义。（二）合同主体审查对方主体资格审查业务部门负责收集合作方营业执照（副本复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若由代理人签署）等资质文件，核实以下信息：企业存续状态（通过国家企业信用信息公示系统查询，保证未被吊销、注销）；经营范围是否涵盖合同标的；特定行业资质（如食品经营许可证、建筑工程资质等）是否在有效期内。填写《合同主体审查表》（见附件3），由业务部门负责人及法务部门签字确认。我方主体信息核对核对我方公司名称、统一社会信用代码、法定代表人等信息与营业执照一致，避免因主体信息错误导致合同无效。（三）合同条款审查合同起草完成后，需依次通过业务部门初审、财务部门复审、法务部门终审，各部门审查要点审查部门审查要点输出成果业务部门1.标的、数量、质量等业务需求是否符合；2.履行期限、地点、方式是否可执行；3.双方权利义务是否对等，是否存在我方义务过重条款。《合同条款业务审查意见表》（见附件4）财务部门1.价款及支付方式是否符合公司财务制度；2.发票类型、税率、付款节点是否明确；3.涉及保证金、违约金、赔偿金的金额是否合理，是否符合财税规定。《合同条款财务审查意见表》（见附件5）法务部门1.条款是否违反法律、行政法规及公司内部制度；2.违约责任是否明确、可执行；3.争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否有效；4.免责条款、知识产权条款、保密条款是否合法合规。《合同条款法务审查意见表》（见附件6）审查流程：业务部门将合同及各部门审查意见表提交至合同管理员，由合同管理员汇总意见并反馈至起草部门修改；修改后再次提交审查，直至所有部门审查通过。（四）合同修改与定稿起草部门根据各部门审查意见，对合同内容进行逐条修改，形成《合同修改说明》（见附件7），明确修改前内容及修改理由，经审查部门确认后定稿。定稿合同需经双方确认，若为电子合同，通过公司电子签章系统签署；若为纸质合同，打印一式三份（或按合作方要求份数），双方签字盖章后生效。（五）合同签署与用印用印申请合同定稿后，由合同管理员填写《合同用印申请表》（见附件8），附合同文本、审查意见表、修改说明等材料，经部门负责人、分管领导审批后，至行政部办理用印手续。签署规范纸质合同需由法定代表人或其授权代理人签署，授权委托书需作为合同附件；签署字迹清晰，盖章位置准确（如合同首页、骑缝章），避免覆盖合同内容。电子合同通过公司认证的电子签章平台签署，保证签署过程可追溯、文件不可篡改。（六）合同履行与归档履行跟踪业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪合同履行进度，填写《合同履行情况跟踪表》（见附件9），记录关键节点（如交付、验收、付款）完成情况，发觉问题及时上报。涉及合同变更的，需签订补充协议，履行与原合同相同的审查、签署流程。档案管理合同签署后10个工作日内，由合同管理员*将合同文本（含附件、审查意见表、用印申请表等）整理归档，电子版至公司合同管理系统，纸质版按“一合同一档”原则编号存放。合同档案保存期限：一般合同不少于10年，重大合同（如涉及不动产、知识产权、长期合作）不少于20年，保存期满按档案管理规定销毁。三、标准化工具表格清单附件1：《合同需求确认单》合同名称需求部门需求人*需求日期标的描述数量质量标准履行期限价款（大写）支付方式合作方名称部门负责人审批意见附件2：标准化合同模板库《采购合同模板》（含标准条款：质量验收、违约责任、争议解决）《技术服务合同模板》（含核心条款：服务范围、成果交付、知识产权归属）《保密协议模板》（适用范围、保密义务、违约责任）附件3：《合同主体审查表》审查项目合作方信息审查结果（通过/不通过）备注企业名称统一社会信用代码经营范围资质证书名称及编号法定代表人授权代理人（若有）授权范围资质有效期附件4-9：其他审查意见表、修改说明、用印申请表、履行跟踪表（略，表格结构需包含审查部门、审查人*、审查日期、意见内容、修改确认等字段）四、关键风险控制要点（一）法律合规风险合同条款不得违反《民法典》《公司法》《反不正当竞争法》等法律法规，禁止设置“霸王条款”或违反公序良俗的约定。争议解决方式优先约定公司所在地有管辖权的人民法院诉讼，或选择双方认可的仲裁机构（如*仲裁委员会），避免管辖约定不明导致维权困难。（二）信息准确性风险合同主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人）需与营业执照一致，避免因名称错误导致合同主体不适格。价款、数量、履行期限等核心条款不得涂改，确需修改的需双方盖章或签字确认，形成书面补充文件。（三）审查时效性风险一般合同审查时限：业务部门初审1个工作日，财务部门复审1个工作日，法务部门终审2个工作日；重大合同审查时限不超过5个工作日。因审查延误导致合同履行受影响的，需由合同管理员记录原因并上报分管领导。（四）沟通协调风险审查过程中，各部门需与起草部门保持沟通，意见分歧较大的，由分管领导*组织协调，保证合同条款兼顾业务需求与风险控制。与合作方协商合同条款时，需留存沟通记录（如邮件、会议纪要），作为合同履行的辅助证据。（五）档案管