项目管理会议记录及决策模板

项目管理会议记录及决策模板适用场景与价值全流程操作指南一、会前准备：奠定高效会议基础明确会议目标根据项目当前阶段（如启动、规划、执行、监控、收尾）确定核心议题，例如“明确项目里程碑节点”“解决测试阶段发觉的重大缺陷”“评估需求变更影响”等。避免目标模糊（如“讨论项目进展”），应聚焦具体问题（如“确定Q3功能开发延期原因及调整方案”）。确定参会人员与分工必邀人员：项目经理（张三）、核心模块负责人（李四、王五）、相关业务方代表（赵六）、记录人（孙七）。可选人员：根据议题需要邀请（如技术专家、质量保障人员）。提前告知参会人角色：主持人（引导议程）、记录人（实时记录讨论要点与决策）、发言人（准备议题相关材料）。准备会议材料收集与议题相关的背景资料，如项目计划、进度报告、风险清单、变更申请单等，提前1-2天发送给参会人，保证其熟悉内容。示例：若会议讨论“需求变更”，需提供变更申请单、原需求文档、影响分析报告。发送会议通知通知内容需包含：会议名称、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上会议需提供/会议号）、核心议题、参会人员、会前准备材料。二、会中记录：聚焦核心内容，保证信息完整会议签到与议程确认记录人提前5分钟到场，组织签到（记录参会人、迟到/早退人员及原因）。主持人简要说明会议目标，确认议程（可调整顺序，但需避免偏离核心议题），明确每项议题的讨论时限。按议程逐项记录讨论内容对每个议题，记录需包含：讨论要点（关键观点分歧、共识）、数据支撑（如当前进度偏差率、风险发生概率）、待解决问题（未达成一致的议题，需明确后续处理方式）。示例：议题：“测试阶段发觉3个重大缺陷，是否延期发布？”讨论要点：李四（开发负责人）认为修复需5天，赵六（业务方）坚持按期上线，王五（测试负责人）建议优先修复影响核心功能的2个缺陷。共识：延期3天发布，优先修复2个核心缺陷，第3个缺陷纳入后续迭代。形成决策事项对已达成一致的议题，明确决策编号（按“日期-议题类型”格式，如20231015-REQ-001）、决策内容（具体结论）、决策依据（如“基于项目风险评分标准，风险等级为高，需立即处理”）、责任人（负责执行决策的人员）、完成时限（明确日期或里程碑节点）。明确待办事项未解决的问题或需跟进的任务，记录为待办事项，包含：任务描述（具体行动内容）、负责人（不可为“团队”，需指定具体人）、协助人（如有）、完成时间（精确到日）、优先级（高/中/低，按紧急/重要性划分）、备注（相关说明或依赖条件）。会议总结与下次安排主持人总结本次会议成果（决策事项、待办事项），确认下次会议时间（若周期性会议）或后续行动计划。三、会后跟进：保证决策落地，闭环管理整理与分发会议记录会议结束后24小时内，记录人整理会议记录，内容包括：基本信息、议程、讨论要点、决策事项、待办事项、下次会议安排。经项目经理（张三）审核无误后，发送给所有参会人及相关干系人（如项目发起人、客户方代表），抄送存档。跟踪待办事项进度项目经理每周通过项目管理工具（如Jira、钉钉项目）更新待办事项进度，对逾期任务及时预警，与负责人沟通原因并协调资源。示例：待办事项“修复缺陷#003”负责人李四，原定完成时间10月20日，10月19日进度更新为“已完成80%”，需记录原因（技术难点未解决）及新预计完成时间（10月21日）。归档与复盘会议记录（含原始记录、最终版、待办跟踪表）按项目名称+日期分类归档，保存期限至项目结束后1年。对周期性会议（如周例会），每月可进行一次复盘，分析会议效率（如议题是否聚焦、决策是否及时），持续优化会议流程。会议记录及决策模板一、会议基本信息项目内容会议名称【项目名称】【会议类型】（示例：XX电商平台项目V1.2版本启动会）会议时间YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM（北京时间）会议地点线上会议（腾讯会议号：XXX）/线下会议室（XX大厦3楼）主持人张三（项目经理）记录人孙七（项目助理）参会人员张三、李四（开发负责人）、王五（测试负责人）、赵六（业务方代表）缺席人员及原因周八（资源协调人，临时出差）会议目标1.明确V1.2版本项目范围与里程碑2.分解核心任务并分配责任人3.识别项目初始风险二、会议议程与讨论记录序号议题讨论要点关键信息/数据1V1.2版本项目范围确认赵六：需新增“商品推荐算法”功能，原定“用户画像模块”可延后。李四：算法开发需15天，当前排期紧张。原计划周期60天，新增功能后需调整为75天2里程碑节点分解张三：建议分为“需求确认（10.15）、开发完成（11.10）、测试上线（11.25）”三个里程碑。王五：测试阶段需预留5天缓冲期。最终里程碑：10.15/11.10/11.253初始风险识别李四：第三方支付接口对接存在不确定性，风险等级“高”。赵六：业务需求可能频繁变更，风险等级“中”。高风险项：支付接口对接（责任人李四）三、决策事项决策编号决策内容决策依据责任人完成时限20231015-REQ-001将“商品推荐算法”纳入V1.2版本范围，“用户画像模块”延至V1.3版本业务价值优先级评估（赵六提供）李四2023-11-1020231015-PLAN-001项目里程碑确定为：需求确认（10.15）、开发完成（11.10）、测试上线（11.25）项目排期可行性分析（张三、王五）张三全程跟踪20231015-RISK-001针对支付接口对接风险，提前与第三方技术团队对接，制定备选方案风险矩阵评分（高概率、高影响）李四2023-10-20四、待办事项任务描述负责人协助人完成时间优先级备注编制V1.2版本详细需求文档赵六-2023-10-15高需包含“商品推荐算法”功能细节与第三方支付团队对接技术方案李四王五2023-10-20高输出接口对接文档及备选方案制定V1.2版本测试计划王五-2023-11-01中需覆盖新增算法的测试用例五、下次会议安排会议名称：XX电商平台项目V1.2版本周例会时间：2023年10月22日14:00-15:30地点：线上会议（腾讯会议号：XXX）主要议题：1.需求文档评审进度；2.支付接口对接方案反馈；3.开发周进度同步。关键注意事项与风险规避会议目标聚焦：严格控制会议时长（建议不超过90分钟），避免议题发散，对无关讨论及时打断并引导回归主线。记录客观准确：记录需基于事实，避免主观臆断（如“李四认为开发延期”应记录为“李四提出：开发阶段需额外15天，原排期不足”），关键数据需标注来源（如“根据进度报告，当前完成率60%”）。决策责任到人：每项决策必须明确唯一责任人，避免“团队负责”导致的推诿；待办事项需有可量化的完成标准（如“完成需求文档”需明确“文档评审通过并签字确认”）。信息及时同步：会议记录需在