供应链物流运输协调操作手册

供应链物流运输协调操作手册一、手册适用场景与对象本手册适用于企业内部跨部门（如采购部、销售部、仓储部、物流部）及外部合作方（如供应商、承运商、客户）间的物流运输全流程协调工作，具体场景包括但不限于：多节点企业间货物的集中调配与运输计划制定；跨区域、多运输方式（公路、铁路、航空、水路）的联运协调；突发运输异常（如延误、货损、路线受阻）的应急处理；大型项目/季节性高峰期（如电商促销、农产品丰收）的运力统筹；运输过程可视化跟踪与信息同步。二、标准化操作流程与步骤说明（一）运输需求发起与提报责任主体：需求部门（如采购部提报原材料入厂需求，销售部提报成品发货需求）操作步骤：需求部门根据业务计划（如生产排期、客户订单），填写《运输需求申请表》（详见第三部分“核心工具表格模板”），明确以下核心信息：货物基础信息（名称、规格、数量、重量、体积）；起运地/目的地（详细地址，含联系人及电话，电话示例：5678）；运输时间要求（最早可提货时间、最晚送达时间）；特殊需求（如温控运输、防震包装、危险品标识、装卸设备要求）；结算信息（如运费承担方、对账周期）。需求部门负责人审核签字后，将表格提交至物流协调部（可通过内部系统或邮件提交，邮件主题格式：“运输需求-XX部门-日期”）。（二）需求审核与可行性评估责任主体：物流协调部操作步骤：物流协调部收到需求后，1个工作日内完成信息完整性审核，重点检查：货物信息与运输要求是否匹配（如危险品是否提供合规证明）；时间要求是否合理（如跨省公路运输是否预留3-5天缓冲期）；结算信息是否明确（如合作承运商是否已签署运价协议）。审核通过后，协调部评估运力可行性：内部运力：优先调度自有车辆/仓库资源，核查车辆状态（如是否年检合格）、司机资质（如驾驶证、从业资格证）；外部运力：对接合作承运商库，确认可用车辆/舱位，若运力不足需启动备用承运商或调整运输方案（如分批运输、更换运输方式）。若需求不可行（如时间过紧、特殊资质缺失），协调部需在2个工作日内反馈需求部门，提出调整建议（如延长送达时间、简化包装要求），直至需求可执行。（三）运输计划制定与任务分配责任主体：物流协调部操作步骤：根据审核通过的需求，协调部制定《运输计划执行表》，明确：运输方案（运输方式、路线规划、中转节点（如适用））；执行主体（自有车队/承运商名称、车牌号/航班号、司机姓名*及联系方式）；关键节点时间（预计提货、发车、中转、到达时间）；责任分工（需求部门配合提货准备，承运商负责在途运输，收货方安排卸货）。计划经物流协调部经理审批后，同步至各相关方：需求部门：确认计划细节，提前准备货物（如入库、贴标）；承运商：下达《运输任务书》，明确装货要求、时效目标、异常上报流程；仓储部：协调库位与装卸资源（如叉车、装卸工人）。（四）运输执行与实时监控责任主体：承运商（执行）、物流协调部（监控）操作步骤：承运商按计划提货：提前1小时与需求部门确认货物准备情况（如是否码放整齐、单证是否齐全）；提货时核对货物信息（名称、数量、状态），签署《货物交接单》（双方留存）。物流协调部通过运输管理系统（TMS）或GPS实时跟踪货物状态：每日更新运输节点（如“10:30XX仓库提货完成”“15:20高速XX服务区停留”）；异常情况预警（如路线偏离、超时未更新位置），主动联系承运商核实原因。需求部门可通过T系统查询运输进度，协调部定期（如每2小时）向紧急需求部门推送状态更新。（五）异常情况处理与协调责任主体：物流协调部（主导）、承运商（配合）、需求部门（支持）操作步骤：异常分类与上报：承运司途中发觉异常（如车辆故障、天气封路、货物破损），需立即（30分钟内）报告协调部，说明异常类型、影响范围、初步处理措施；协调部通过监控系统发觉的异常（如偏离路线、超时），需第一时间联系承运商核实。应急方案制定：协调部组织需求部门、承运商召开紧急沟通会（线上/线下），评估异常影响（如是否延误交期、是否导致货损），制定解决方案：延误：调整路线（如绕行拥堵路段）、更换车辆（如就近调用备用车）、分批转运（如部分货物改发航空）；货损：联系就近维修点、启动保险理赔、协调收货方验收异常货物；路线受阻：与交通部门沟通、调整中转节点。方案执行与跟踪：承运商按方案执行，协调部全程跟踪处理进度，每30分钟向需求部门反馈进展；异常解决后，承运商提交《异常情况处理记录表》（详见第三部分），详细说明原因、处理过程、结果及改进建议。（六）货物签收与反馈确认责任主体：收货方、需求部门、物流协调部操作步骤：货物到达目的地前，协调部提前24小时通知收货方准备（如安排卸货人员、清理库位）；承运商送达时，收货方需核对：货物信息（名称、数量、规格是否与《运输计划执行表》一致）；货物状态（外包装是否完好、是否有破损/浸湿等异常）；单证是否齐全（如送货单、质检报告）。核对无误后，收货方在《货物交接单》上签字盖章（扫描件同步至协调部）；若有异常，需在单证上注明异常详情（如“外箱破损2处，内货疑似受损”），并拍照留存。协调部收到签收单后，1个工作日内反馈至需求部门，确认货物是否满足业务需求；若有争议（如数量不符、货损），协调需求部门与收货方共同核实，明确责任方。（七）运输结算与资料归档责任主体：物流协调部（主导）、财务部（复核）、承运商（对账）操作步骤：资料收集：协调部整理本次运输全流程资料，包括《运输需求申请表》《运输计划执行表》《货物交接单》《异常情况处理记录表》（若有）；费用核算：根据运价协议（如自有车辆按里程计费、承运商按单次计费），核算运输费用，填写《运输费用结算表》（详见第三部分）；对账与审批：协调部将《运输费用结算表》及附件提交承运商对账，承运商确认无误后签字盖章；协调部将资料提交财务部复核，财务部审核通过后，按流程安排付款（如月结30天）；资料归档：所有运输资料（纸质+电子）按“运输计划编号”分类归档，保存期限不少于2年，便于后续追溯或审计。三、核心工具表格模板（一）运输需求申请表申请部门申请人*申请日期货物名称规格型号数量重量（kg）体积（m³）起运地详细地址：联系人*：目的地详细地址：联系人*：要求送达时间最早：最晚：运输方式偏好□公路□铁路□航空□水路□联运（可多选）特殊要求□温控（℃：____）□防震□危险品（等级：____）□其他：____紧急程度□普通□紧急（需标注原因：____）部门负责人签字*（二）运输计划执行表计划编号需求编号承运商名称运输方式□公路□铁路□航空□水路车牌号/航班号：____司机姓名*联系方式：9012起运时间：____预计到达时间____实际提货时间：____实际发车时间____在途节点记录：____（如“10:30XX高速入口，15:20XX服务区停留”）到达时间____收货人*：签收状态□正常□异常（异常描述：____）异常处理责任人*：____备注（三）异常情况处理记录表异常编号发生时间涉及运输计划编号异常类型□延误□货损□丢失□路线变更□其他：____承运商报告内容：____协调部初步判断解决方案□调整路线□更换车辆□分批转运□理赔□其他：____执行时间：____处理结果□已解决□处理中（需跟进事项：____）责任人*：____后续改进建议（四）运输费用结算表结算周期承运商名称运输计划编号货物名称数量运输里程单价（元/吨公里）总费用（元）附加费用□保险□装卸□其他：____费用合计付款方式□银行转账□承兑汇票□其他：____承运商确认签字*：____协调部审核人*财务部复核人*：____结算日期：____四、关键操作注意事项与风险提示（一）信息准确性要求需求部门提报的货物信息（名称、数量、重量）、地址、时间要求必须与实际一致，特殊需求（如危险品运输资质、温控范围）需提前明确，避免因信息错误导致运输合规风险（如被交通部门拦截）或延误（如货物超重需重新安排车辆）。（二）时效性管理紧急需求需在申请时标注“紧急”，协调部优先处理并缩短评估时间（如2小时内完成）；运输计划需提前至少24小时确认给承运商（偏远地区或特殊运输方式需提前48小时），保证运力预留充足。（三）异常处理时效承运商发觉异常需在30分钟内报告协调部，协调部需在1小时内启动应急方案（如联系备用车辆、调整路线），超过2小时未解决的需上报部门负责人*，避免问题扩大化。（四）沟通协同机制建立“物流协调群”（含需求方、承运商、司机、收货方），实时同步运输状态；关键节点（提货、发车、到达）需由协调部主动向需求部门反馈（如短信/系统消息），保证信息透明。（五）合规与安全管理运输车辆需具备合法资质（如道路运输证、从业资格证），危险品运输需遵守《危险货物运输规则》，货物装载需符合“堆码整齐、平衡稳固”要求，避免超载、偏载；司机需遵守交通规则，严禁疲劳驾驶。（六）资料完整性管理所有运输环节的资料（需求表、计划表、签