集团公司印信证照管理办法2026

2-1-XX（集团）有限公司印信证照管理办法第一章总则第一条印信证照是企业法人的资格证明，是企业进行经营活动的资信证明，直接关系企业的根本利益和安全。为统一规范集团公司印信证照管理，保护集团公司法定权益，特制定本办法。第二条本办法适用于集团公司印信证照管理工作。第三条集团公司所属各全资企业、控股企业（含直接控股、相对控股）、非企业法人单位（机构）、托管单位应参照本管理办法建立本单位印信证照管理制度。集团公司参股企业参照制定本单位管理制度。第四条本办法所称印信，主要包括集团公司党委章、公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、法定代表人章，以及一切法律认可的能够代表企业行为的印鉴、电子印章（以下统称集团印章）和集团公司介绍信。集团公司本部部室印章、各系统专用章、各领导小组（委员会）章（以下统称部室印章）参照本办法相关要求执行。第五条本办法所称证照，主要包括集团公司营业执照、开户许可证、机构信用代码证、国有产权登记证、不动产权证（包括海域证、土地证、房产证、房地产证等）等集团公司证照（含电子证照）。第二章管理原则及工作分工第六条集团公司本部按照“统筹管理、专业实施”的原则，结合各部门工作实际，对集团公司印信证照实行分级管理。集团公司办公室负责制订集团公司印信证照规章制度和管理体系。集团公司各相关部室按照各自职能分工，对集团公司印信证照进行归口管理，具体包括但不限于以下几个方面：（一）集团公司党委章、公章、法定代表人章及介绍信由集团公司办公室（党委办公室）负责；（二）集团公司各领导小组（委员会）章由该机构下设办公室的所在部室负责；（三）集团公司各系统专用章、本部各部室章由集团公司各相关部室负责；（四）集团公司营业执照由集团公司投发管理部负责；（五）集团公司开户许可证、机构信用代码证、国有产权登记证由集团公司财务管理部负责；（六）集团公司不动产权证由集团公司科工管理部、设施中心（或授权设施公司）分别负责。第七条集团公司印信证照分工管理部门要明确具体管理办法和工作流程，并做好日常管理工作。其中，集团公司党委章、公章、法定代表人章、财务专用章、营业执照及不动产权证等重要印信证照，分工管理部门须结合工作实际专门制定管理制度及具体使用审批流程。第三章印章的刻制和启用第八条印章的刻制申请由印章分工管理部门提出，并填写《印章刻制申请表》（附件1），报集团公司办公室审批通过后，由办公室开具介绍信并指定专人，持相关要件到公安机关指定的具有公章刻制资质的单位刻制。当刻制集团印章时，须经集团公司主要负责人审批同意方能刻制。如行业上级主管部门另有其他规定，从其规定执行。第九条除必备的集团印章和部室印章以外，如无特别需要，原则上不得刻制各类其他“专用章”。法定名称章不得重复刻章，不得刻制2枚及以上相同印章或以序列号区分的印章，严禁任何部室、单位和个人私自刻制印章。第十条印章刻制的尺寸、字体、样式要符合《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)有关要求。第十一条集团公司办公室负责建立集团本部印章登记台账，记载印章名称、种类、用途、生效日期、保管责任部门、保管责任人、是否已注销、是否遗失或被仿冒盗用，并随登记账留存刻制审批单、印章印模。印章分工管理部门遇印章刻制、更换、注销以及保管责任单位或责任人变更等情形时，要及时到办公室登记备案并更新台账。第十二条印章启用前，印章分工管理部门要将印模报集团公司办公室备案，由办公室印发启用文件，并明确印章内刻文字、启用时间和用途。第四章印章的保管和使用第十三条印章分工管理部门要明确印章保管责任人。印章保管责任人上岗前要签《印章保管人员履职承诺书》（附件2），其内容应明确印章名称、种类、数量，并严格按照本办法中有关要求履行保管义务。财务专用章和法定代表人章(或法定代表人授权的人名章)要指定2人分别保管。发票专用章保管人与发票管理人不得为同一人。第十四条印章保管人发生调整时，应办理印章和印章使用台账交接手续，由印章分工管理部门负责人监督交接，并签署印章交接单（附件3）。第十五条印章分工管理部门须严格管理日常印章存放。集团印章须在指定场所使用专用保险柜存放，严禁擅自存放他处，严禁交由其他单位或个人使用。部室印章须存放于加锁柜子中，确保存放位置安全可靠。印章不用时，须锁于柜内，确保安全，防止丢失。第十六条如确需带离指定场所使用印章，须由印章分工管理部门主要负责人审批。当带离集团印章使用时，必须履行集团公司领导审批手续，并由印章保管人员和用印人员2人一同前往，用印后立即返回并及时归还，不得在外停留。第十七条印章分工管理部门要明确印章使用流程，严格用章审批，没有经过审核批准的，不得擅自使用印章。要建立印章使用台账，在台账上完整登记用印日期时间、文书名称、用印数、审批人和经办人，不得以活页纸作为印章使用台账。印章使用审批手续如通过OA或其他网络办公系统进行审批，需建立电子台账。第十八条使用集团印章时，用章单位要提出申请，详细说明印章使用相关情况，确保用章信息具体、准确、完整，经集团公司领导审批同意后方可用章。用章事项涉及对外签署合同、协议，发放授权委托书，文本内容应经过法务或相关部门审核签字，用章事项涉及重大事项，应按照国资监管要求，履行完毕法律审核或决策程序后方可用章。集团公司部室印章未经集团公司授权前，不可代表集团公司对外使用。第十九条印章保管责任人负责严格查验用章审批和登记手续，并亲自用印盖章。不得授权他人使用印章，不允许他人携带印章外出。不得在空白介绍信、空白合同等文书，空白汇款单、空白转账(现金)支票等票证以及空白纸张上用印盖章。第二十条集团印章若被仿冒、盗用、盗抢或丢失，要第一时间向公安机关报案，并按要求登报声明印章作废。要妥善留存报案证明、刊登声明报纸，并主动通知用印相对方，避免形成法律风险，及时挽回企业损失。相关情况要在印章管理台账上进行登记。第五章印章的注销第二十一条集团印章如因企业退出、注销、撤销、更名或换用新印章而停止使用时，印章分工管理部门要及时将印章送交印章制发机关封存或销毁，或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。部室印章注销或停用时，印章分工管理部门移交集团公司档案管理部门按要求做好归档封存。法定代表人章更换后要及时停用旧章。印章封存、销毁前要在办公室做好登记备案。集团公司管理二级企业的企业印章，如因特殊情况无法交由印章制发机关或公安部门处理的，应及时交由集团公司办公室统一封存归档。第二十二条对于可以销毁的已注销印章，要留存印模、集中销毁并做好登记。对于因劳动关系、社会保险、涉法涉诉等工作原因需要保留的印章，不得销毁。第六章电子印章的管理第二十三条电子印章是指基于可信密码技术生成身份标识，以电子数据图形表现的印章，是实物印章的有效补充，与实物印章具有同等效力。第二十四条电子印章的管理应严格执行《天津市电子印章管理办法》。各印章分工管理部门应遵循必要、合规、审慎的原则启用电子印章，经上级印章管理部门批准后方可启用。第二十五条电子印章的管理原则和流程标准与实物印章相同，印章分工管理部门应按照“谁持有、谁使用、谁负责”的原则做好电子印章管理各项工作，除另有以下特别要求以外，在制作、备案、保管、使用、更换、注销等环节，参照本文件中实物印章相关要求执行。第二十六条因工作要求，在特定领域或特定用途须使用电子印章的，应由该工作的业务管理部门负责针对电子印章制定相应管理制度及具体使用审批流程并做好日常管理，严禁不按照使用权限和审批流程使用电子印章。第二十七条电子印章规格、式样应当符合国家有关规定、标准，电子公章的图形化特征，应当与实物印章的印模一致，相关印模信息从天津市公章刻制业治安管理信息系统获取。第二十八条电子印章由专业制发机关配套制发数字证书及秘钥，并通过天津市电子印章管理服务系统全项向公安机关备案。电子印章有效期与数字证书有效期应当保持一致。第二十九条电子印章应指定专人保管，且存储在符合国家密码管理要求的专用设备内。使用时应在指定的专机上使用，专机设置开机密码并定期更换，不得随意将电子印章交予他人或放置在不安全之处，严禁电子印章随意复制到其他电脑或移动存储设备中使用。第三十条电子印章须设置使用密码，在使用过程中应遵循“谨慎使用、严格审批”的原则，涉及对外报送或签署合同、协议、委托书等重要文件时，不应使用电子印章。第三十一条电子印章应伴随实物印章发生变更而相应进行换领或注销。电子印章绑定的数字证书有效期届满前30日内，应对数字证书进行更新，更新时电子印章的图形化特征保持不变。第七章介绍信的开具第三十二条集团公司开具的介绍信须加盖印章方可生效使用，本部各部室申请开具介绍信的，相关申请表格须经申请部室负责人签字，并加盖本部室印章后方可办理。第三十三条集团公司介绍信应一式两联，底联应存档备查。第三十四条原则上不得开具加盖印章的空白介绍信，确因工作需要或特殊原因开具的，申请表中须详细写明用途，并经集团公司主管领导同意后方可开具。工作结束后，须及时将未使用的空白介绍信交回。第八章证照代保管的申请第三十五条集团公司各相关部室（单位）所管理的证照，可根据实际自行妥善保管，也可向办公室申请代保管。第三十六条需要申请证照代保管的部室（单位），可在当年取得证照后（以证照原件落款时间为准）暂由形成部室（单位）保管一年，期满之后半年内填写《证照代保管申请表》（附件4），经本部室（单位）负责人签字并加盖公章后，向办公室申请证照代保管，经办公室负责人批准后，方可办理证照代保管移交接收手续。第九章证照的移交接收第三十七条根据证照的适用范围，申请由办公室代保管的证照应为原件。第三十八条如申请代保管的证照为电子文件，应另外形成纸质文件材料。对不符合上述代保管要求的证照材料，办公室将不予接收。第三十九条需申请代保管的证照，移交部室应提供完整的证照内容、启用时间、废止时间、废止原因、年审时间等信息，并定期及时更新。第四十条移交手续应当由形成部室（单位）编制，移交至办公室代保管的证照材料必须完整、系统、准确，并在移交接收时填写《接收签证单》（附件5）、《移交目录》（附件6）、《盒内文件目录》（附件7）及《备考表》（附件8）。第十章证照的代保管第四十一条代保管的证照应使用专业库房进行保管，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；库房温度、湿度要符合国家有关规定。第四十二条代保管的证照由移交部室进行装订、分类、排列、编号、装盒。第四十三条未经批准，代保管的各类证照严禁随意翻动、外借、出租、变造、转让、出卖或以企业证件进行担保，违反上述规定的，将追究使用人责任。第四十四条因集团公司人员变动或工作职责变动而出现代保管证照管理人转移等情况，变动双方或部室须办理证照移交手续，签署移交证明，注明移交原由、移交人、接交人、监交人、移交时间等信息，留存备案。第十一章证照的借阅第四十五条因集团公司档案馆改造，代保管证照及所有门类档案现全部寄存于具备档案保管资质和条件的外包服务公司。第四十六条申请借阅办公室已代保管的证照，需由形成部室（单位）经办人员提前一个工作日填写《证照使用申请表》（附件9），经负责人签字并加盖公章后交办公室审核，办公室分管领导审核同意后方可进行查阅、借阅。非形成部室（单位）人员不得借阅，如有特殊工作需要，需经形成部室（单位）负责人同意后方可查阅。第四十七条办公室相关人员向受托保管机构发放指令单，经该机构同意后，由证照使用申请部室一同前往。第四十八条证照借阅后，应在《证照借阅登记表》（附件10）上注明借阅证照名称、编号、借阅人、借阅日期、借阅期限、返还日期等相关信息。第四十九条证照查阅原则上应在受托机构指定的办公室内完成，不得带出室外，不得随意摘录和复制。第五十条借阅人员应强化保密意识，严禁擅自抄录和复印相关资料，爱护所借阅证照，确保证照完整与安全，不得折叠、勾画、涂改、抽撕，借阅人必须按借阅期限及时归还。第五十一条对于损坏、丢失证照的，应及时恢复原状或补办证照，并追究当事人的直接责任和部室负责人的领导责任。第十二章附则第五十二条本办法由集团公司办公室负责解释。第五十三条本办法自印发之日起施行。附件：1.印章刻制申请表2.印章保管人员履职承诺书3.集团公司印章和使用台账交接单4.证照代保管申请表5.接收签证单6.移交目录7.盒内文件目录8.备考表9.证照使用申请表10.证照借阅登记表附件1印章刻制申请表申请单位：申请日期：年月日印章名称（全称）印章用途申请类别新刻印章（）更换旧印章（）申请单位负责人意见申请单位经办人联系电话办公室（党办）意见集团公司领导意见备注附件2集团公司印章保管人员履职承诺书本人承诺：一、本人负责保管,将严格落实《XX（集团）有限公司印信证照管理办法》相关规定和要求,保证印章使用的安全化、合规化,全力保障集团公司利益不受损害,杜绝违法违规行为的发生。二、保管印章种类:□党委章□公章□法人章□财务专用章□发票专用章□合同专用章□部门章□领导小组（委员会）章□其他种类章三、保管印章数量:四、领取印章日期:五、日常切实做好印章使用、管理、保存等工作，做到忠于职守，在使用印章时仔细阅读用印内容，核实用印数量，保证不利用职务之便，未经批准私自使用印章，保证不将印章外借，不自行或将印章交予他人带离规定场所。如遇印章损毁或遗失等情况，将立即向上级领导汇报并采取应急措施。承诺人：日期：

附件3集团公司印章和使用台账交接单按照《XX（集团）有限公司印信证照管理办法》相关规定要求，今将枚印章及其使用台账予以交接，交接日期为