跨公司合作项目沟通协作会议纪要模板

跨公司合作项目沟通协作会议纪要模板适用情境操作流程一、会前准备：奠定高效沟通基础明确会议目标与范围确定本次会议需解决的核心问题（如“明确Q3开发节点”“解决供应链延迟风险”），避免议题发散。列出待讨论的关键议程项，预估每个议题的时长，保证会议聚焦。确认参会方与人员列出合作公司涉及部门（如甲方研发部、乙方市场部、丙方供应链部），确认每方参会人员（建议为决策人或执行负责人），提前收集姓名、职务、联系方式（纪要中姓名用*代替）。提前3个工作日发送会议通知，包含目标、议程、时间、参会方/地址及需提前准备的资料（如项目进度表、问题清单）。准备会议材料与工具整理项目背景文档、当前进度数据、待解决问题清单等，提前共享给参会方。指定会议记录人（建议为项目协调人或中立第三方），准备录音设备（需提前告知参会方）或实时协作文档（如腾讯文档、飞书文档）。二、会中执行：聚焦共识，明确行动开场与议程确认（5-10分钟）主持人开场，重申会议目标、议程及时长规则（如“每个议题发言不超过10分钟”）。参会人员自我介绍（公司+部门+姓名），确认各方对议程无异议，如有新增紧急议题可协商调整。逐项议题讨论（核心环节）按议程顺序逐项讨论，主持人引导各方围绕“现状-问题-建议方案”展开，避免偏离主题。记录人实时捕捉关键信息：各方观点分歧、一致共识、未解决问题，重点标注“需决策事项”和“需行动事项”。对争议问题，可组织现场表决或约定会后48小时内反馈意见，避免会议陷入僵局。决议与行动项确认（10-15分钟）逐项总结各议题的决议结论（如“同意将交付时间延期至X月X日”），保证各方无异议。明确行动项：每项任务需指定“责任方（公司+具体负责人）”“完成时间”“交付物”（如“乙方负责完成技术文档初稿，X月X日前提交”），避免责任模糊。会议总结与后续安排（5分钟）主持人总结会议成果（决议项数量、行动项数量），明确下次会议时间（如“两周后召开进度复盘会”）或沟通机制（如“每周五17:00同步周进度”）。记录人确认参会人员对纪要初稿无遗漏，宣布散会。三、会后整理：闭环管理，推动执行纪要整理与审核（24小时内）记录人根据会议记录和录音，整理纪要初稿，包含“会议基本信息”“参会人员”“议程讨论与决议”“行动项清单”“下一步计划”等模块（详见模板表格）。纪要发出前，提交主持人（或各合作方指定联系人）审核，保证决议、行动项及负责人信息准确无误。分发与归档（审核通过后2小时内）将最终版纪要通过邮件或协作工具发送给所有参会方及项目相关干系人，抄送项目管理层。在项目共享文件夹中归档纪要（命名格式：“项目名称-会议类型-日期”，如“合作项目-阶段评审会-20231020”），方便后续查阅。行动项跟踪项目协调人建立行动项跟踪表，每周更新完成进度，在下次会议前3天提醒未完成任务的责任方，保证行动项闭环。会议纪要模板表格模块内容说明示例填写会议基本信息-会议名称：需体现项目、会议类型及核心主题-时间：年/月/日上/下午:-:-地点：线上会议/线下会议室-主持人：公司+姓名-记录人：公司+姓名-会议名称：智能硬件项目-供应链问题协调会-时间：2023年10月20日14:00-16:00-地点：腾讯会议-主持人：甲方采购部张-记录人：丙方项目协调部李参会人员按合作方列出，包含公司、部门、姓名*、职务（可选）-甲方：研发部王（经理）、采购部张（主管）-乙方：市场部刘（专员）、生产部赵（厂长）-丙方：供应链部陈（经理）、项目协调部李（助理）会议议程与讨论记录按议程顺序记录，每项包含：-议题名称-讨论要点（各方观点、关键数据）-分歧点（如有）-初步结论-议题1：元器件延迟交付问题讨论要点：乙方反馈X型号芯片供应商交期延期15天；甲方评估现有库存可支撑10天分歧点：是否启动备用供应商初步结论：丙方48小时内提供2家备用供应商方案，甲方评估成本决议事项列出会议达成的明确结论，需量化、可验证1.交付时间延期至2023年11月15日，最终以11月10日丙方确认的供应链方案为准2.甲方在10月25日前支付30%预付款，乙方*同步启动备料行动项清单按优先级排序，包含：-任务描述-责任方（公司+姓名*）-完成时间-交付物-状态（待启动/进行中/已完成）1.提交备用供应商方案责任方：丙方陈完成时间：2023年10月22日交付物：供应商清单及报价表状态：进行中2.评估芯片库存消耗风险责任方：甲方王完成时间：2023年10月21日交付物：风险评估报告状态：待启动下一步计划与后续安排-下次会议时间/主题（如有）-需持续跟进事项-沟通机制（如周报、群聊）-下次会议：2023年10月27日10:00供应链方案评审会-持续跟进：元器件交付进度每日同步（项目群陈）-沟通机制：每周五17:00提交项目周报（甲方张汇总）关键提示及时性与准确性：纪需在会后24小时内完成并审核，避免信息遗漏或偏差；行动项的“责任方”需明确到具体人，避免“相关部门”等模糊表述。客观中立：记录讨论内容时，避免加入主观评价，如实反映各方观点，尤其是分歧点。保密要求：涉及商业敏感信息（如成本、技术参数）的会议，需在通知中标注“保密级别”，纪要