企业合同审查与管理模板

企业合同审查与管理全流程工具模板一、适用范围与核心应用场景业务合作类：与供应商、客户、合作伙伴签订的采购合同、销售合同、服务合同、框架协议等；项目实施类：研发项目外包、工程建设、技术服务等专项合作合同；人力资源类：劳动合同、保密协议、竞业限制协议等；其他类型：租赁合同、授权合同、捐赠协议等非主营业务合同。通过标准化流程，可保证合同内容合法合规、权责清晰，降低履约风险，提升合同管理效率。二、合同审查与管理全流程操作指南步骤1：合同接收与初步分类操作要点：合同接收时，需核对合同文本完整性（如正副本份数、附件是否齐全），并由提交人填写《合同信息登记表》（模板见第三部分），明确合同名称、类型、提交部门、经办人*等基础信息；根据合同性质（如业务类、人事类、法务类）进行初步分类，标注“急件”“普通件”等优先级，并流转至对应审查部门。步骤2：合同主体资格审查操作要点：核对合同对方主体的法律资格：企业/组织：需查验营业执照（是否在有效期内、经营范围是否覆盖合同业务）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约人非法定代表人，需核实授权范围及权限）；自然人：需核对证件号码信息，确认其具备完全民事行为能力；查询对方信用状况：通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道，核查是否存在经营异常、严重违法失信记录，必要时要求提供近期资信证明（如银行资信等级、审计报告）。步骤3：合同条款逐项审查操作要点：按“核心条款+通用条款”分层审查，重点把控以下内容：核心条款：主体条款：合同双方名称、地址、联系方式需与证件信息一致，避免简称歧义；标的条款：明确标的物名称、规格、型号、数量、质量标准（需引用国家标准、行业标准或双方约定标准）；权利义务条款：双方主要权利、义务需具体可执行，避免“双方协商解决”等模糊表述；价款/报酬条款：金额、支付方式（银行转账/承兑汇票等）、支付时间（明确具体日期或触发条件）、税费承担方需清晰；违约责任条款：明确违约情形、违约金计算方式（建议约定具体金额或计算公式，避免“按损失赔偿”的争议）、解除权行使条件；争议解决条款：优先约定企业所在地法院诉讼管辖，或明确仲裁机构（如“仲裁委员会”），避免选择异地法院或无效仲裁机构。通用条款：合同生效条件（如签字盖章后生效、附条件生效）；合同期限（明确起止时间或终止条件）；保密条款（明保证密范围、期限及违约责任）；附件清单（需注明附件名称及效力，如“附件为本合同组成部分，与具有同等法律效力”）。步骤4：风险评估与合规性校验操作要点：法律风险：审查条款是否符合《民法典》《公司法》《劳动合同法》等法律法规，重点关注格式条款是否排除对方主要权利、加重对方责任（如“最终解释权归甲方所有”等无效条款）；商业风险：评估合同对企业现金流、产能、供应链的影响，例如大额付款合同需核查对方履约能力，长期合同需约定价格调整机制；合规风险：涉及特殊行业（如金融、医药、食品）的合同，需确认是否符合行业监管要求（如需审批/备案的合同，需明确办理流程及责任方）。步骤5：合同修订与审批操作要点：对审查中发觉的问题，由法务专员*或业务部门与对方协商修订，形成修订版合同，并标注修订处（如“红色字体标注”）；按企业审批流程逐级报批：金额≤10万元：业务部门负责人*审批；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务专员联合审批；金额＞50万元：业务部门负责人+法务专员+总经理*审批；审批通过后，由经办人*在《合同审批表》（模板见第三部分）中记录审批意见，并签字确认。步骤6：合同签署与归档操作要点：签署前核对最终版本合同文本，保证所有修订内容已落实，双方签字/盖章处清晰；按合同约定份数签署，其中正本由企业档案室保管，副本由业务部门、财务部门留存；签署后5个工作日内，由档案管理员*将合同文本、附件、审批表、对方主体资格证明等资料整理归档，建立电子台账（按合同编号、名称、类型分类存储）。步骤7：履约跟踪与更新操作要点：业务部门按合同约定履行义务，同步跟踪对方履约情况（如交付进度、付款进度），填写《合同履约跟踪表》（模板见第三部分）；发觉对方违约或履约异常时，及时向法务专员*反馈，启动争议解决程序（如发送催告函、协商谈判）；合同到期前30天，评估是否续签，如需续签，按原流程重新审查审批；如不再续签，办理终止手续并归档相关文件。三、合同审查与管理核心表格模板表1：合同信息登记表合同编号合同名称合同类型（采购/销售/服务等）提交部门经办人*提交日期优先级（急/普通）对方主体名称合同金额（元）预计签订日期备注示例：CG-2024-001原材料采购合同采购采购部*2024-03-01普通科技有限公司500,0002024-03-15需附质检报告表2：合同审查清单表审查项目审查要点审查结果（通过/不通过/需修改）审查人*备注（修改说明）主体资格营业执照有效、经营范围匹配、授权委托书有效通过*标的条款物品名称、规格、数量、质量标准明确需修改*质量标准需补充国标号价款条款金额、支付方式、时间清晰，税费承担明确通过*违约责任违约金计算方式合理，解除权条件明确不通过*需增加“逾期付款按日0.05%支付违约金”争议解决约定企业所在地法院诉讼通过赵六*表3：合同履约跟踪表合同编号履约阶段（如：预付款/交货/验收/尾款）关键节点日期实际完成日期履约情况（正常/异常）负责人*异常说明及处理措施CG-2024-001预付款支付2024-03-202024-03-20正常*CG-2024-001货物交付2024-04-152024-04-18异常*延期3天，已与对方协商减免违约金表4：合同变更记录表变更编号原合同编号变更内容（如：金额/期限/条款）变更日期审批人*生效日期变更后合同文本存放位置BG-2024-001CG-2024-001交货期限延长至2024-04-302024-04-10赵六*2024-04-10档案室-变更文件-001四、关键注意事项与风险提示1.主体审查“三核实”核实“证照真伪”：通过官方渠道查验营业执照、印章真实性，避免伪造证件风险；核实“授权范围”：对方签约人非法定代表人时，需核查授权委托书是否明确授权事项、权限及期限，超越授权的合同可能无效；核实“履约能力”：对大额或长期合同，可要求对方提供银行保函、财产担保等增信措施。2.条款表述“避免模糊”时间节点：避免“尽快”“合理期限内”等模糊表述，明确具体日期或触发条件（如“收到货物后10个工作日内”）；质量标准：需引用具体标准（如“符合GB/T19001-2016标准”），或明确验收方法（如“双方共同封样，以封样样品为准”）；金额计算：价款、违约金等需明确计算方式，避免“按损失赔偿”的争议（如“逾期付款违约金=应付未付金额×0.05%×逾期天数”）。3.审批流程“不越权”严格执行企业分级审批权限，禁止“先签署后审批”或“越权审批”；涉及重大决策（如金额超100万元、核心业务合作），需召开专题会议审议，并形成会议纪要作为审批附件。4.履约跟踪“留痕管理”所有沟通记录（如邮件、会议纪要）需书面化保存，关键节点（如付款、交付）需对方签字确认；对方违约时，需在法定诉讼时效内（一般为3年）主张权利，避免因超时效丧失胜诉权。5.档案管理“防丢失”电子档案需加密存储（如企业内部管理系统），定期备份，防止数据泄露或丢失；纸质档案需按“