标准化采购流程及审批规范手册

标准化采购流程及审批规范手册一、适用范围与使用场景本手册适用于公司各部门、各子公司及分支机构的所有采购活动，涵盖办公物资、生产原材料、设备设施、服务外包等各类采购类型。具体使用场景包括：日常办公耗材补采、生产计划内物料采购、固定资产新增采购、项目外包服务采购等。无论采购金额大小，均需遵循本手册规定的流程与审批规范，保证采购活动的合规性、经济性和效率性。二、标准化采购流程详解（一）采购需求提报与审批需求确认需求部门根据工作计划或实际需要，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、期望交付时间及预算金额。对于生产类物料，需同步提供《物料需求计划表》；对于设备采购，需附《技术参数说明书》。填写《采购申请表》需求部门负责人组织填写《采购申请表》（详见模板一），内容需完整、准确，包括但不限于：采购用途、预算明细（需区分含税/不含税）、紧急程度（普通/紧急）、历史采购价格（如有）等。紧急采购需在“备注”栏注明紧急原因，并经需求部门负责人及分管副总签字确认后，可启动快速审批流程。审批流程普通采购：需求部门负责人→部门分管副总→采购部负责人→财务部负责人→总经理（根据金额分级审批，详见审批权限表）。紧急采购：需求部门负责人→分管副总→采购部负责人（同步抄送财务部），事后3个工作日内补办完整审批手续。输出物：经审批通过的《采购申请表》（原件留存采购部，复印件反馈需求部门）。（二）供应商寻源与选择供应商信息收集采购部根据《采购申请表》需求，通过以下方式收集供应商信息：（1）合格供应商库（优先选择入库供应商）；（2）行业展会、专业平台公开招募；（3）需求部门推荐（需提供供应商资质证明文件）。供应商资质审核采购部对候选供应商进行资质初审，审核内容包括：营业执照、相关经营许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、生产/经营许可、质量体系认证（如ISO9001）、过往合作业绩（需提供合同复印件）等。资质审核通过后，供应商纳入《合格供应商名录》；未通过的，书面通知需求部门并说明原因。询价比价/招标小额采购（单笔金额≤5万元）：采购部至少向3家合格供应商发出询价单，要求其在2个工作日内提供书面报价（需加盖公章），汇总《询价比价表》（详见模板二），报采购部负责人审核。大额采购（单笔金额＞5万元）：采用公开招标或邀请招标方式，成立招标小组（由采购部、需求部门、财务部、法务部组成），编制招标文件，组织开标、评标，确定中标供应商并公示3个工作日。供应商确定采购部根据询价比价结果或招标评审报告，结合价格、质量、交期、服务等因素，拟定《供应商选择建议表》，报总经理审批。审批通过后，与供应商签订《采购合同》（详见模板三）。（三）订单执行与交付跟进下达采购订单采购部根据审批通过的《采购申请表》及《供应商选择建议表》，向供应商下达《采购订单》（需明确物品名称、规格、数量、单价、交货时间、地点、验收标准、付款方式等），并加盖采购专用章。交付进度跟踪采购专员负责跟踪供应商生产/备货进度，要求供应商提供《发货预告函》（含预计发货时间、物流方式、运单号等信息）。如遇延迟交货风险，采购部需及时与供应商沟通协调，同时通知需求部门调整计划，必要时启动备用供应商方案。物资到货通知供应商发货后，采购部立即将物流信息同步至需求部门及仓库，要求需求部门做好接货准备。（四）验收与入库现场验收数量验收：仓库管理员根据《采购订单》核对到货物资的名称、规格、数量是否一致，如发觉短缺或多收，需当场记录并由供应商送货人签字确认。质量验收：（1）办公物资、低值易耗品：由需求部门会同仓库管理员进行外观、功能检查；（2）生产原材料、设备：由质检部（或需求部门技术专员）按照《技术参数说明书》进行检测，出具《质量检验报告》（详见模板四）。验收结果处理验收合格：需求部门、仓库、质检部（如参与）在《物资验收单》（详见模板五）上签字确认，办理入库手续，仓库更新库存台账。验收不合格：（1）数量不符：由采购部联系供应商补发或退货，相关费用由供应商承担；（2）质量不符：采购部牵头填写《不合格品处理单》，要求供应商在3个工作日内提供退换货方案，经需求部门确认后执行，必要时扣除相应货款。输出物：《物资验收单》（原件留存仓库，复印件反馈采购部、需求部门、财务部）。（五）付款申请与结算发票核对供应商在验收合格后5个工作日内，开具合法有效的增值税专用发票（或普通发票），发票抬头、税号、项目等信息需与公司名称一致，并附《送货清单》《验收单》等附件。财务部收到发票后，与《采购合同》《物资验收单》进行“三单匹配”审核，核对无误后登记《应付账款台账》。付款申请采购部根据合同约定的付款节点（如预付款、到货款、质保金等），填写《付款申请表》（详见模板六），附发票、《验收单》《合同》等资料，按审批权限报批：（1）预付款：采购部负责人→财务部负责人→总经理；（2）到货款：采购部负责人→财务部负责人→分管副总；（3）质保金：采购部负责人→财务部负责人→总经理（质保期满后凭《质保金支付申请表》审批）。资金支付审批通过后，财务部通过银行转账方式向供应商付款，付款后3个工作日内将付款凭证复印件反馈采购部归档。三、关键单据模板与填写说明模板一：采购申请表序号项目填写内容要求1需求部门填写部门全称，加盖部门公章2采购物品/服务名称需与《技术参数说明书》一致，避免简称3规格型号详细描述技术参数（如尺寸、材质、功率等）4数量大写+小写，单位明确（如台、件、kg）5预算金额含税/不含税需注明，大写+小写，不得超过部门年度预算6用途简要说明采购原因（如“项目办公设备补采”“生产A物料备货”）7期望交付时间具体到年/月/日，紧急采购需标注“紧急”并说明原因8附件清单附《物料需求计划表》《技术参数说明书》等文件名称及份数9审批签字按审批权限逐级签字，不得代签模板二：询价比价表供应商名称联系人联系方式报价（元）报价有效期备注（如含运费、质保期等）优势分析（价格/质量/交期）科技公司张*10,00030天含运费，质保1年价格最低，交期准时贸易公司李*139567810,50030天不含运费，质保6个月资质齐全，服务响应快模板三：采购合同（关键条款节选）标的物：名称、规格型号、数量、单价、总价（含税/不含税）。质量要求：符合国家标准及《技术参数说明书》要求，提供质量合格证明。交付：交货时间、地点、方式，运费承担方，延迟交货违约责任（每日按合同总额0.5%支付违约金）。验收：到货后5个工作日内验收，验收合格视为交付；不合格需在3日内退换。付款：到货款支付（验收合格后30日内付至合同总额的90%），质保金（10%，质保期满后15日内支付）。争议解决：协商不成，提交公司所在地人民法院诉讼。模板四：质量检验报告检验项目标准要求检验结果结论（合格/不合格）检验员检验日期外观无划痕、变形无划痕合格王*2023-10-20功率220V±5%225V合格李*2023-10-20绝缘电阻≥0.5MΩ1.2MΩ合格赵*2023-10-20模板五：物资验收单验收日期验收地点供应商名称采购单号物资名称规格型号数量验收结果（合格/不合格）验收人2023-10-251号仓库科技公司PO20231001办公桌1.2m*0.6m10合格刘*孙*模板六：付款申请表供应商名称合同号付款节点（到货款/质保金）申请金额（元）付款方式开票金额（元）开票日期审批意见科技公司HT20231001到货款90,000银行转账100,0002023-10-20同意支付四、执行过程中的风险控制要点（一）需求管理风险需求描述需明确具体，避免“一批办公用品”“类似设备”等模糊表述，防止采购物资与实际需求不符。预算编制需科学合理，不得超预算或无预算采购，确需调整预算的，需按预算调整流程报批。（二）供应商管理风险严禁与未经资质审核的供应商合作，定期对《合格供应商名录》进行更新（每季度复核一次，每年评估一次）。供应商选择过程需公开透明，询价比价/招标资料需完整保存（保存期不少于3年），杜绝“暗箱操作”。（三）合同履约风险合同条款需严谨，特别是质量标准、交付时间、违约责任等核心内容，必要时需经法务部门审核。质保期内出现质量问题，采购部需及时督促供应商履行质保义务，并留存书面沟通记录。（四）资金支付风险严格执行“三单匹配”（采购申请、验收单、发票）原则，无验收单或发票与实际不符的，一律不得付款。预付款支付比例不得超过合同总额的30%，特殊情况需经总经理审批并明确还款或抵扣方式。（五）档案管理风险采购全流程资料（申请表、合同、验收单、付款凭证等）需统一由采购部归档管理，