企业采购需求及审批流程一览表

一、适用范围与应用场景本工具模板适用于各类企业内部采购需求的规范化管理，涵盖日常办公物资、生产原材料、固定资产设备、服务类采购等场景。通过标准化流程，保证采购行为合规、高效，同时实现成本控制与资源优化，适用于企业规模扩张期、成本管控强化期或采购流程规范化建设阶段，为采购部门、需求部门及管理层提供清晰的操作指引。二、全流程操作步骤详解（一）需求提出与部门初审需求发起：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细注明物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途说明、期望交付时间及紧急程度（如“常规”“紧急”），由申请人签字确认。部门审核：需求部门负责人（如*部门主管）对采购需求的必要性、合理性及预算匹配度进行初审，重点审核“是否为业务必需”“规格参数是否明确”“是否超部门年度预算”，审核通过后签字，若不通过需注明理由并退回修改。（二）采购需求汇总与分类需求收集：采购部门在每周/每月固定日期（如每周五下班前）收集各部门已初审通过的《采购需求申请表》，按“办公物资”“生产原料”“设备采购”“服务外包”等类别进行分类整理。需求合并：对相同类别、相同供应商的零散需求（如多个部门申请同型号打印纸）进行合并，形成《采购需求汇总清单》，明确总数量、总预算及主要需求部门，避免分散采购导致成本上升。（三）采购方式确定与审批方式匹配：采购部门根据《采购需求汇总清单》中的金额及类别，依据企业《采购管理制度》确定采购方式：小额采购（如单笔金额≤5000元）：采用“询价采购”，向至少3家合格供应商询价，比选后确定供应商；大额采购（如单笔金额＞5000元）：采用“公开招标”或“竞争性谈判”，需提前3个工作日发布采购公告（企业内部平台或指定媒介），邀请潜在供应商参与；特殊采购（如定制化设备、独家服务）：采用“单一来源采购”，需提交《特殊采购说明》，经分管领导（如*副总）审批。审批流转：采购部门填写《采购审批流程表》，附《采购需求汇总清单》《采购方式说明》及供应商初步报价（若有），按“采购专员→采购部负责人→财务部→分管领导→总经理”的顺序逐级审批。审批通过后启动供应商选择流程。（四）供应商选择与合同拟定供应商筛选：询价/招标采购：收集供应商报价单后，由采购部、需求部、财务部组成“评审小组”，从“价格（权重40%）、资质（如营业执照、相关行业认证，权重30%）、交付能力（权重20%）、售后服务（权重10%）”四个维度评分，选择综合得分最高者；单一来源采购：需提供供应商唯一性证明（如专利授权、独家代理协议），并说明无替代供应商的理由。合同拟定：采购部门根据评审结果，拟定《采购合同》，明确双方信息、标的物详情（名称、规格、数量、质量标准）、交付时间与地点、验收标准、付款方式（如“验收合格后30日内付全款”）、违约责任等条款，经法务部门（如*法务专员）审核合规性后，由双方签字盖章生效。（五）采购执行与验收订单下达：采购部门根据生效合同，向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门及财务部，明确交付时间及联系人。货物/服务接收：供应商按约定交付后，需求部门与采购部门共同进行验收：实物验收：核对物品名称、规格、数量是否与订单一致，检查外观、功能是否达标（如设备需通电测试）；服务验收：对照合同约定的服务标准（如培训时长、响应速度），由需求部门确认服务完成情况；问题处理：若验收不合格，需在2个工作日内书面通知供应商，要求限期整改或退换，整改后重新验收。验收确认：验收合格后，需求部门、采购部门、供应商三方在《采购验收单》上签字确认，作为后续付款的依据。（六）付款结算与档案归档付款申请：采购部门凭《采购合同》《采购验收单》《供应商发票》（需与合同信息一致），填写《付款申请单》，附上述材料复印件，按财务审批流程报批（如“采购专员→财务部*会计→财务经理→总经理”）。款项支付：财务部门审核无误后，通过企业对公账户向供应商付款，并保留付款凭证（如银行回单）。档案归档：采购部门将《采购需求申请表》《采购审批流程表》《采购合同》《采购验收单》《付款申请单》等资料，按“采购项目编号+日期”分类归档，保存期限不少于3年，以备审计或查阅。三、核心工具模板示例表1：《采购需求申请表》项目内容需求部门申请人联系方式采购物品/服务名称规格型号/技术参数需求数量预估单价（元）预算总额（元）用途说明（如“替换老化办公电脑，满足日常办公需求”）期望交付时间年月日前紧急程度□常规□紧急（紧急需说明原因）需求部门负责人意见签字：日期：采购部门意见签字：日期：备注表2：《采购审批流程表》审批环节审批人审批意见审批时间需求部门*主管年月日采购部*经理年月日财务部*总监年月日分管领导*副总年月日总经理*总年月日表3：《采购验收单》项目内容采购项目编号供应商名称物品/服务名称规格型号数量合同号交付时间年月日验收内容□数量核对□质量检验□功能测试□服务标准确认验收结果□合格□不合格（不合格请注明问题：）需求部门验收人签字：日期：采购部门验收人签字：日期：供应商代表签字：日期：备注四、关键注意事项与风险提示合规优先：所有采购行为必须符合《_________招标投标法》《企业内部控制规范》等法律法规及企业内部制度，严禁“化整小规避招标”“指定供应商”等违规操作。预算控制：严格执行预算管理，超预算采购需提交《超预算说明》，详细说明原因及解决方案，经总经理审批后方可执行。审批权限：严格按照审批流程和权限执行，不得越级审批或简化流程，如“大额采购未经分管领导签字无效”。供应商管理：建立合格供应商名录，定期对供应商的履约能力（如交货准时率、质量合格率）进行评估，评估不合格者纳入“黑名单”并停止合作。档案