行政工作处理流程及审批模板

行政事务处理流程及审批模板一、适用范围二、操作流程详解（一）事务发起：提交申请责任人：事务申请人（部门员工或指定对接人）操作步骤：明确需求：根据实际工作需要，确定事务类型、具体内容（如物资名称及数量、会议室使用时段、维修设备故障描述等）及紧急程度。准备材料：根据事务类型准备必要附件，例如：物资申领：需附《库存查询表》（确认现有库存，避免重复申领）；会议室使用：需附参会人员名单、会议议程（如有外部人员，需提前注明）；设备维修：需附故障现象说明及现场照片（便于维修人员提前判断）。填写表单：通过企业OA系统或纸质版《行政事务审批表》（见“三、标准化审批表单”）完整填写信息，包括申请人基本信息、事务详情、需求时间、预算（如涉及费用）等，保证无遗漏后提交至部门负责人。时限要求：常规事务至少提前2个工作日发起；紧急事务（如突发设备故障影响办公）需在1小时内发起，并在“紧急程度”栏标注“紧急”，同步电话通知部门负责人。（二）部门审核：初步把关责任人：申请人所在部门负责人操作步骤：审核必要性：确认事务是否为部门工作必需，是否符合成本控制原则（如物资申领是否为常规消耗，是否存在可替代方案）。审核合规性：检查申请材料是否完整（如附件是否齐全、填写是否规范），预算是否符合部门年度行政预算额度。反馈结果：审核通过：在1个工作日内通过OA系统签署意见，将审批表流转至行政部；审核不通过：注明驳回原因（如“非必需物资”“预算超支”），退回申请人修改后重新提交。（三）行政部复核：统筹协调责任人：行政部专员/主管操作步骤：资源核查：物资申领：核对行政部库存台账，确认是否有库存可调配，无库存则启动采购流程（需同步联系供应商确认供货周期，避免影响使用）；会议室使用：查看会议室预约系统，确认申请时段是否与其他部门冲突，冲突时与申请人协商调整时段或推荐备用会议室；设备维修：联系维修工程师评估故障等级，确定维修时间（如需外购配件，明确到货时间）。流转审批：常规事务（如物资申领、会议室预约）：行政部复核通过后，直接在审批表上签署意见，完成流程闭环；涉及预算/跨部门协调事务（如固定资产借用、大额维修费用）：将审批表流转至分管领导审批。时限要求：常规事务1个工作日内完成复核；需协调资源的事务2个工作日内反馈结果。（四）分管领导审批：最终确认（仅限特定事务）责任人：公司分管行政/后勤的领导适用范围：单次预算超过2000元的行政事务、跨部门协调事务（如多个部门共用会议室资源分配）、涉及重要资产（如服务器、投影仪）借用等。操作步骤：审批重点：审核事务的必要性、预算合理性及对公司整体运营的影响。签署意见：同意则签署“批准”意见，不同意则注明原因（如“预算超标，建议缩减规模”），退回行政部重新协调。时限要求：1个工作日内完成审批，避免延误事务执行。（五）执行与反馈：落地实施责任人：行政部执行岗、申请人操作步骤：行政部执行：物资申领：审批通过后1个工作日内完成发放，申请人签字确认领取；会议室使用：提前30分钟开启设备、调试环境，会后1小时内清理场地；设备维修：维修完成后，行政部与申请人共同确认故障是否排除，签字确认维修记录。申请人反馈：事务完成后，在OA系统中更新事务状态（如“已领取”“已使用”“已维修完成”），并相关凭证（如维修前后对比照片、会议纪要摘要）。（六）归档管理：资料留存责任人：行政部档案管理员操作步骤：收集资料：每月5日前汇总上月《行政事务审批表》及附件（如采购订单、维修记录、会议签到表等）。分类归档：按事务类型（物资、场地、设备等）、时间顺序编号，电子档存储至企业共享服务器（保存期限3年），纸质档装订成册存档（保存期限5年）。三、标准化审批表单《行政事务审批表》申请编号XZ-YYYYMM-X（例：XZ-202405-001）申请日期年月日申请人信息姓名：*部门：*岗位：*联系方式：*事务类型□办公物资申领□会议室使用□设备借用□维修报修□文件复印□其他：______事务详情（请具体描述：如物资名称、型号、数量；会议室使用时段、参会人数；设备故障现象等）例：申领A4打印纸5包（80g）、黑色签字笔20支；5月10日14:00-16:00使用301会议室（10人内部会议）。需求时间年月日（最晚使用/领取时间）紧急程度□普通□紧急预算说明（如涉及费用，请注明：例：A4纸0.05元/包×5=0.25元；签字笔1.5元/支×20=30元，合计30.25元）附件清单□库存查询表□会议议程□故障照片□其他：______部门负责人意见□同意，请行政部办理□不同意，原因：____________________签字：*日期：年月日行政部复核意见□同意，已安排/库存充足□需协调：____________________□不同意，原因：____________________签字：*日期：年月日分管领导审批意见（仅限特定事务填写）□同意□不同意，原因：____________________签字：*日期：年月日执行结果□已完成，执行人：*日期：年月日□备注：____________________四、关键事项提示（一）材料完整性要求提交申请时，需根据事务类型提供必要附件（如物资申领需附库存查询、维修需附故障照片），材料不全可能导致审批流程退回，延误事务处理。（二）审批时限规范各环节责任人需在规定时限内完成审批（部门负责人1个工作日、行政部1-2个工作日、分管领导1个工作日），紧急事务需同步电话提醒，避免因审批延迟影响工作。（三）特殊情况处理紧急事务：如突发停电导致办公设备故障，申请人可直接电话联系行政部报修，行政部需在30分钟内响应，事后补填审批表并注明“紧急补办”。跨部门事务：涉及多个部门协作的事务（如大型会议场地协调），需提前3个工作日发起申请，并抄送相关部门负责人，保证资源统筹到位。（四）归档与追溯所有行政事务审批表及附件需按要求归档，如后续出现争议（如物资领取记录缺失），可凭归档资料追溯责任，保证流程透明、有据可查。（五）费用控制原则行政事务需严格遵循预算管理，常规物资优先从库存调配，大额支出