机关公文写作规范与模板

机关公文写作规范与模板机关公文作为党政机关、企事业单位及社会团体传达决策部署、协调工作事务、规范行为准则的重要载体，其写作质量直接关系到政令传达的准确性、工作推进的实效性。掌握规范的公文写作方法、熟练运用各类模板，既是提升行政效能的基础要求，也是公职人员职业素养的核心体现。本文结合《党政机关公文处理工作条例》及实务经验，系统梳理写作规范与典型模板，为实务工作提供参考。一、公文种类及适用场景依据《党政机关公文处理工作条例》，公文分为15类，核心适用场景如下：1.决议：会议讨论通过的重大决策事项（如党委全会对发展规划的审议决议），体现集体意志与权威性。2.决定：对重要事项/重大行动作出安排、奖惩单位/人员、变更/撤销下级不适当决定（如“关于表彰年度先进集体的决定”）。3.命令（令）：公布法规规章、宣布强制措施、授予衔级/嘉奖（如“中华人民共和国主席令”），多用于行政机关。4.公报：公布重要决定或重大事项（如统计公报、会议公报），兼具新闻性与权威性。5.公告：向国内外宣布重要/法定事项（如“关于XX事项的公告”），范围广、面向社会公众。6.通告：一定范围内公布应遵守/周知事项（如“关于临时交通管制的通告”），针对特定区域或群体。7.意见：对重要问题提出见解和处理办法，可上行、下行、平行（如“关于推进XX工作的指导意见”），兼具指导性与灵活性。8.通知：发布/传达执行事项、批转/转发公文（如“关于召开XX会议的通知”），是最常用文种。9.通报：表彰先进、批评错误、传达精神/告知情况（如“关于XX事故的通报”）。10.报告：向上级汇报工作、反映情况、回复询问（如“关于XX工作开展情况的报告”），属上行文，不要求批复。11.请示：向上级请求指示/批准（如“关于申请XX经费的请示”），需一文一事、上级批复。12.批复：答复下级请示事项（如“关于XX请示的批复”），针对性强。13.议案：政府向同级人大/常委会提请审议事项（如“关于提请审议XX条例的议案”）。14.函：不相隶属机关商洽工作、询问答复、请求批准（如“关于商请协助XX工作的函”），属平行文。15.纪要：记载会议主要情况和议定事项（如“XX会议纪要”），需准确反映共识与行动安排。二、公文写作核心规范（一）格式规范（参照《党政机关公文格式》GB/T____）1.版头部分份号：涉密公文标注，6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限：涉密公文标注（如“秘密★1年”），顶格编排在版心左上角第二行。紧急程度：特急、加急，顶格编排在版心左上角（与份号、密级共存时，顺序为份号→密级→紧急程度）。发文机关标志：发文机关全称/规范化简称加“文件”（或不加），居中、红色字体。发文字号：发文机关代字+年份+发文顺序号（如“XX发〔2024〕X号”），年份用六角括号，顺序号不编虚位。签发人：上行文（请示、报告）标注，居右空一字，“签发人”加全角冒号后标姓名。2.主体部分标题：发文机关+事由+文种（如“XX局关于开展XX工作的通知”），2号小标宋体字、居中。主送机关：主要受理机关，顶格编排在标题下空一行，回行顶格，最后一个机关后标全角冒号。正文：核心内容，3号仿宋体字，每面22行、每行28字，结构清晰（背景/目的→内容/措施→要求/结语）。附件说明：正文下空一行左空二字编“附件”，后标全角冒号+附件名称（多附件用阿拉伯数字标序，如“附件：1.XX办法2.XX清单”）。发文机关署名：署全称/规范化简称，联合行文主办机关在前。成文日期：阿拉伯数字标全年、月、日（如2024年X月X日），右空四字。印章：有署名则加盖印章，联合行文印章排列整齐、互不相交/相切。3.版记部分抄送机关：需执行/知晓的其他机关，在印发机关和日期上一行、左右各空一字编“抄送”，后标全角冒号+机关名称，回行与首字对齐，最后一个机关后标句号。印发机关和日期：发文机关办公厅（室）/文秘部门为印发机关，印发日期用阿拉伯数字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，日期右空一字。页码：4号半角宋体阿拉伯数字，版心下边缘之下，单页居右、双页居左，空白页和版记页不编页码。（二）语言规范1.准确性：用词精准，避免歧义。如“必须”（强调必要性）与“必需”（强调不可或缺性）；“截止”（到期限停止）与“截至”（截止到某时）；数字除结构层次序数、词素数字外，均用阿拉伯数字（如“第3章”用汉字，“2024年”用阿拉伯数字）。2.简洁性：删繁就简，如“现予如下通知”简化为“现通知如下”，“在……基础上”简化为“经……后”。3.庄重性：使用书面语，避免口语化。如“请领导看看方案”改为“请领导审阅方案”，“大家商量下”改为“商请研究”。4.得体性：根据行文方向调整语气。上行文（请示、报告）恭敬（如“妥否，请批示”）；下行文（通知、决定）明确指令（如“请各单位务必于X日前完成”）；平行文（函）平和协商（如“商请贵单位协助办理XX事项”）。（三）逻辑规范1.结构清晰：采用“总分总”“总分”或“分总”结构，如通知类“目的→内容→要求”，报告类“进展→问题→计划”。2.层次分明：规范使用结构层次序数：第一层“一、”，第二层“（一）”，第三层“1.”，第四层“（1）”，避免序数混乱。3.衔接自然：用过渡语连接段落，如“现就有关事项通知如下”“基于上述情况，提出以下建议”，使文意连贯。三、典型公文模板及示例（一）通知模板（以“会议通知”为例）标题：XX单位关于召开XX会议的通知主送机关：各科室、下属单位：正文：为贯彻落实XX精神（背景/目的），经研究，决定召开XX会议，现将有关事项通知如下：一、会议时间：XXXX年XX月XX日（星期X）XX时XX分二、会议地点：XX会议室（XX楼XX室）三、参会人员：各科室负责人、XX岗位工作人员（可分条列举）四、会议内容：1.传达学习XX文件精神；2.部署XX工作任务；3.交流XX工作经验。五、有关要求：1.请参会人员提前10分钟到场，携带XX材料；2.严格遵守会议纪律，不得无故缺席、迟到早退；3.会后将会议精神传达至全体人员，并于X日内报送落实情况。发文机关署名：XX单位（印章）成文日期：XXXX年XX月XX日（示例：XX市教育局关于召开2024年秋季开学工作会议的通知，主送机关为各区县教育局、直属学校，内容围绕开学准备、安全检查等，符合实际场景。）（二）请示模板（上行文，一文一事）标题：XX单位关于申请XX经费的请示主送机关：XX局（上级机关）：正文：为推进XX工作（项目背景），我单位拟开展XX工作（项目内容），需XX经费（金额）用于XX（明细，如设备采购、活动组织等）。经测算，所需经费如下：1.XX费用：XX元；2.XX费用：XX元；……以上经费合计XX元。现申请从XX经费（或财政预算）中列支，妥否，请批示。附件：1.XX经费预算明细表发文机关署名：XX单位（印章）成文日期：XXXX年XX月XX日（示例：XX街道办关于申请老旧小区改造经费的请示，主送机关为XX区住建局，说明改造必要性、经费明细，符合请示规范。）（三）报告模板（上行文，汇报工作）标题：XX单位关于XX工作开展情况的报告主送机关：XX局：正文：根据XX要求（背景），我单位于XX年XX月至XX月开展了XX工作，现将有关情况报告如下：一、工作开展情况（一）XX方面：采取XX措施，取得XX成效（如完成XX任务、解决XX问题）。（二）XX方面：……二、存在的问题（一）XX问题：……（分析原因，如人员不足、资金短缺等）（二）……三、下一步工作计划（一）XX措施：……（二）……特此报告。发文机关署名：XX单位（印章）成文日期：XXXX年XX月XX日（示例：XX环保局关于2024年上半年污染防治工作的报告，主送机关为XX市政府，汇报进展、问题及计划，符合报告要求。）（四）函模板（平行文，商洽工作）标题：XX单位关于商请协助XX工作的函主送机关：XX单位：正文：为推进XX项目（背景），需贵单位协助XX工作（事项，如提供数据、协调场地等）。具体事项如下：一、协助内容：XX（详细说明，如提供XX年度统计数据、安排XX场地用于XX活动）二、时间要求：请于XX年XX月XX日前反馈/完成三、其他说明：如有疑问，请联系XX（姓名），联系电话XX（办公电话，格式为“XX-XXXXXXX”）。我单位将积极配合贵单位相关工作，盼予支持为荷。发文机关署名：XX单位（印章）成文日期：XXXX年XX月XX日（示例：XX图书馆关于商请XX档案馆提供历史文献副本的函，主送机关为XX档案馆，商洽提供文献副本用于展览，符合函的规范。）（五）纪要模板（记载会议情况）标题：XX会议纪要正文：XX年XX月XX日，XX（主持人）在XX（地点）主持召开XX会议，XX（参会人员）参加会议。会议听取了XX汇报，研究了XX事项，形成如下决议：一、关于XX事项：明确XX（责任单位、完成时间、工作要求，如“由XX部门牵头，于XX月前完成XX方案制定，报XX审批”）二、关于XX事项：……参会人员：（可附名单，或在正文后注明“参会人员：XX、XX……”）记录人：XX（注：纪要一般不加盖印章，成文日期可编排在标题下方或正文末尾。）（示例：XX公司总经理办公会议纪要，记录会议讨论的项目审批、人员调整等事项，符合纪要要求。）四、公文写作常见误区与改进建议（一）文种混用误区：请示与报告不分（如“关于XX工作的请示报告”）。请示需批复，报告无需批复，二者目的不同。改进：明确行文目的，请求指示/批准用请示，汇报工作/反映情况用报告。（二）格式错误误区：版记位置错误（应置于偶数页，与正文不同页）、页码编排错误（单双页位置颠倒）、发文字号年份用圆括号（应为六角括号〔〕）。改进：严格参照《党政机关公文格式》，使用公文排版工具（如WPS、Word模板），确保格式规范。（三）语言不当误区：口语化（如“大家赶紧交材料”）、模糊表述（如“大概完成XX工作”）、歧义表述（如“和XX单位协商了”未明确结果）。改进：使用书面语，表述具体明确（如“请各单位于X月X日前报送材料”“已与XX单位协商一致，达成XX意见”）。（四）逻辑混乱误区：段落内容杂糅（如“工作进展”混入“问题分析”）、层次序数混乱（同时用“一、”“（1）”“首先”）。改进：按“背景-内容-要求”“问题-原因-措施”等逻辑