项目管理文档归档及命名规范

一、规范应用场景与价值说明本规范适用于各类企业内部项目管理场景，涵盖IT研发、工程建设、产品开发、市场活动等多类型项目全生命周期（从立项审批到项目收尾）。通过统一的文档归档流程与命名标准，可实现项目资料的有序管理、快速检索与高效复用，降低因文档混乱导致的信息差、协作低效及合规风险，尤其适用于跨部门协作项目、长期持续型项目及需要接受内外部审计的重点项目。二、文档归档全流程操作指南（一）前期准备：建立文档分类与编码体系明确文档分类维度按项目阶段划分：立项阶段文档（如《项目建议书》《可行性研究报告》）、规划阶段文档（如《项目计划书》《WBS分解表》）、执行阶段文档（如《周报》《会议纪要》《技术方案》）、监控阶段文档（如《风险登记册》《变更申请单》）、收尾阶段文档（如《验收报告》《总结报告》）。按文档性质划分：管理类（计划、报告、纪要）、技术类（方案、设计、测试记录）、合同类（协议、订单、备忘录）、成果类（交付物、专利、用户手册）。制定项目代码与文档类型编码项目代码格式：公司/部门缩写-年份-项目序列号（示例：ABC-2024-001，其中ABC代表研发部，2024为年份，001为当年第1个项目）。文档类型编码：管理类（GL）、技术类（JS）、合同类（HT）、成果类（CG），可细分二级编码（如管理类中计划为GL-01，报告为GL-02）。（二）文档命名规范详解标准命名格式项目代码-文档类型编码-版本号-创建日期-责任部门/人各字段定义与规则项目代码：按前期准备阶段确定的编码填写，保证唯一性（示例：ABC2024001）。文档类型编码：结合分类维度使用一级+二级编码（示例：管理类计划为GL-01，技术类设计为JS-02）。版本号：格式为VX.Y，X为主版本号（重大修订如结构调整时递增，初始为1），Y为次版本号（日常修订如内容补充时递增，初始为0）（示例：V1.0→V1.1→V2.0）。创建日期：使用YYYYMMDD格式（示例：20240115）。责任部门/人：部门全称或姓名缩写（示例：项目部-李*、Zhang*）。命名示例项目计划：ABC2024001-GL-01-V1.0-20240115-项目部-李*技术方案：ABC2024001-JS-02-V1.0-20240120-研发部-Zhang*验收报告：ABC2024001-GL-05-V1.0-20240310-项目部-王*（三）文档归档操作步骤文档创建与初稿项目启动后，由项目负责人根据《项目计划书》明确需创建的文档清单及责任人。责任人按命名规范创建文件，保存为Word、Excel或PDF等常用格式（建议优先PDF格式保证排版稳定）。审核与修订文档初稿完成后，提交至项目负责人或指定审核人（如技术负责人、部门经理）进行内容合规性、完整性审核。审核通过后定稿；若需修改，修订人更新版本号（如V1.0→V1.1），并保留修订痕迹（使用Word“修订模式”或标注修订说明）。归档存储审核通过后，由文档管理员或责任人将文件存储至指定服务器路径（示例：\\服务器\项目归档\ABC-2024-001\管理类\），路径结构建议按“项目代码-文档分类”分层。同步更新《项目文档登记表》（见模板），记录文档编号、存储路径、版本信息等。版本控制与借阅旧版本文件保留至新版本稳定运行后1个月，或按公司档案管理要求定期清理（避免冗余）。借阅文档需填写《文档借阅登记表》，明确借阅人、借阅时间、用途及归还期限，归还时由文档管理员检查文件完整性。三、文档管理模板示例表1：项目文档登记表序号文档编号文档名称版本号创建日期创建人审核人所属阶段文档类型存储路径借阅状态备注1ABC2024001-GL-01-项目计划书ABC2024001项目计划书V1.020240115李*王*规划阶段管理类\服务器-001\否初稿2ABC2024001-JS-02-技术方案ABC2024001系统技术方案V1.120240120Zhang*赵*执行阶段技术类\服务器-001\是借阅至测试部表2：文档命名示例对照表文档类型命名规则模板实际命名示例立项建议书项目代码-GL-01-VX.Y-YYYYMMDD-责任人ABC2024001-GL-01-V1.0-20240110-项目部-李*会议纪要项目代码-GL-03-VX.Y-YYYYMMDD-会议主持ABC2024001-GL-03-V1.0-20240118-项目部-王*技术测试报告项目代码-JS-04-VX.Y-YYYYMMDD-测试负责人ABC2024001-JS-04-V1.0-20240225-测试部-陈*用户验收单项目代码-GL-05-VX.Y-YYYYMMDD-验收负责人ABC2024001-GL-05-V1.0-20240310-项目部-刘*四、规范执行要点与风险规避命名一致性管理项目启动时，由项目负责人组织召开文档规范宣贯会，明确命名规则及分类标准，避免团队成员自行调整编码。对已归档文档，若需修改命名或分类，需提交《文档变更申请单》，经项目经理审批后由文档管理员统一更新。版本与存储安全禁止直接修改归档后的原始文件，如需查阅，需复制副本操作，避免误删或覆盖。服务器存储路径设置访问权限：项目经理、文档管理员拥有读写权限，其他成员仅读；敏感文档（如合同）需额外加密。责任到人与定期审计明确每个项目的“文档责任人”（通常为项目助理或指定专员），负责文档创建、催交及归档提醒。每月由部门文档管理员对归档文档进行完整性检查（核对《项目文档登记表》与实际存储文件），保证无遗漏、无重复。特殊情况处理跨部门协作项目：由主导部门统一制定项目代码，