跨部门协作沟通会议记录及决策执行表

一、适用工作情境当企业内部需要推动跨部门协作项目、解决涉及多部门的复杂问题、或需对跨领域事项达成共识并明确执行责任时，该工具可系统化记录会议过程、固化决策结果，并跟踪执行进度，避免因信息传递不畅或责任模糊导致协作低效。典型场景包括：新产品上市前多部门（研发、市场、销售、生产）协同筹备、客户投诉引发的跨部门（客服、产品、技术、法务）问题处理、年度预算分配涉及的部门（财务、业务、人力）资源协调等。二、标准化操作流程（一）会前：充分准备，明确目标确定会议必要性：发起部门（如项目组）需明确需协作的核心目标（如“确定Q3产品上市推广方案”），判断是否必须通过跨部门会议达成共识，避免无效沟通。制定会议议程：列出需讨论的关键议题（如“推广渠道分工”“预算分配”“时间节点”），明确每个议题的讨论目标和预期输出（如“明确各渠道负责人及预算额度”）。邀请参会人员：根据议题内容，确定必须参会部门及人员（如市场部经理、销售部主管、研发部代表*），提前3个工作日发送会议通知（含议程、时间、地点、会前需准备的资料，如“各部门现有推广资源清单”）。收集背景资料：发起部门汇总与议题相关的背景信息（如项目背景、历史问题、初步方案），提前1天分发至参会人，保证各方对讨论基础有统一认知。（二）会中：聚焦讨论，精准记录开场同步目标：主持人（通常为发起部门负责人）开场重申会议目标、议程及时限（如“本次会议需在2小时内确定推广方案分工”），提醒参会人员围绕议题发言，避免偏离主题。逐项议题讨论：按议程顺序，每个议题由提出部门简要说明背景后，参会部门依次发言，记录人需实时记录：讨论要点：各部门的核心观点、建议、分歧（如“市场部建议优先线上渠道，销售部认为线下渠道需同步推进”）；关键信息：数据、事实依据（如“线上渠道历史转化率15%，线下渠道为8%”）；决策过程：最终达成共识的依据（如“结合预算上限，决定线上渠道占比60%，线下40%”）。明确决策与执行：对每个议题形成明确决策后，当场确认：决策内容：清晰描述“做什么”（如“由市场部负责线上渠道内容策划，销售部负责线下渠户邀约”）；执行负责人：落实到具体人（如“市场部经理为线上渠道负责人，销售部主管为线下渠道负责人”）；时间节点：明确起止时间（如“内容策划需在8月15日前完成，客户邀约需在8月20日前启动”）；所需资源：明确需其他部门配合的支持（如“研发部需在8月10日前提供产品测试版用于宣传物料制作”）。确认记录准确性：讨论结束后，主持人带领参会人员快速回顾会议记录（特别是决策事项和执行计划），确认无遗漏或歧义后，参会人员签字确认（如为线上会议，可截图确认）。（三）会后：整理分发，跟踪执行整理会议记录：记录人会在24小时内整理正式会议记录，内容包括：会议基本信息、各议题讨论摘要、决策事项列表、执行计划表（含负责人、时间、资源等），保证语言简洁、数据准确。分发与存档：将会议记录（PDF版）发送至所有参会人员及相关部门负责人抄送，并在企业共享平台（如OA系统、企业文档）存档，方便随时查阅。建立执行台账：根据执行计划表，在项目管理工具（如钉钉项目、飞书多维表格）中创建“跨部门决策执行跟踪表”，实时更新进度（如“8月16日：市场部完成80%内容策划”）。定期跟踪反馈：执行负责人每周更新进度至跟踪表，遇到需协调的问题及时标记（如“研发部测试版延迟，需调整内容策划时间”）；发起部门每周组织简短进度会（15-30分钟），聚焦未完成事项及风险，推动解决。三、模板表格示例跨部门协作沟通会议记录及决策执行表（一）会议基本信息项目内容会议名称Q3新产品上市推广方案跨部门协调会会议日期2023年8月5日会议时间14:00-16:00会议地点公司3楼会议室A（线上会议：腾讯会议号*-）主持人市场部*经理记录人市场部*专员参会部门及人员市场部（经理、专员）、销售部（主管、代表）、研发部（工程师）、财务部（主管）缺席人员及原因研发部*总监（出差，已提前提交书面意见）（二）会议议题及讨论记录议题编号议题名称提出部门讨论内容摘要关键结论/决策1推广渠道分工市场部市场部建议优先线上社交媒体（抖音），销售部建议增加线下门店体验活动；双方就预算分配存在分歧（市场部希望线上占比70%，销售部认为需50%）。最终确定线上渠道占比60%（抖音各30%），线下渠道占比40%（门店体验+区域地推），由市场部统筹线上，销售部统筹线下。2宣传物料制作周期研发部研发部需8月10日前提供产品测试版用于宣传物料（海报、视频）制作，当前测试版进度滞后，可能影响物料上线时间（原定8月20日）。市场部协调设计部优先处理核心物料，研发部承诺8月8日前提供测试版，物料制作延期至8月25日。（三）决策事项及执行计划决策编号决策内容执行目标负责人协作部门起止时间所需资源风险预案1-1线上渠道（抖音）推广内容策划8月25日前完成所有内容发布市场部*经理研发部、设计部8月5日-8月25日研发部提供测试版、设计部支持素材若测试版延迟，优先制作产品功能介绍类内容1-2线下门店体验活动（每周末2场，覆盖10家核心门店）8月26日启动首场活动销售部*主管市场部、门店8月15日-9月10日市场部提供活动物料、门店配合场地若门店客流量不足，联动线上社群引流2-1宣传海报（5款）、宣传视频（3支）制作8月25日前定稿并印刷投放设计部*主管市场部、研发部8月8日-8月25日研发部提供测试版、市场部确认文案若设计进度滞后，增加外包设计资源支持（四）执行进度跟踪决策编号进度更新时间当前状态已完成工作未完成原因及需协调资源1-18月12日按计划进行内容初稿完成（80%）抖音视频需研发部提供产品细节素材1-28月10日按计划进行10家门店场地确认完成活动物料（试用装）需财务部提前审批预算2-18月14日轻微延迟海报设计初稿完成，视频待素材研发部承诺8月15日前提供素材（五）会议总结核心共识：线上线下渠道协同推广，优先保障核心物料按时交付；遗留问题：线下活动试用装预算需财务部8月12日前批复，由销售部*主管跟进；下次会议安排：8月26日14:00，复盘首场线下活动效果，调整后续推广策略。四、使用关键提示信息真实完整：记录时需客观呈现讨论过程，避免主观臆断，关键数据（如时间、预算、负责人）必须经参会人员确认，保证信息无歧义。责任到人，避免“集体负责”：每个决策事项必须明确唯一执行负责人，而非“相关部门”，避免出现问题时互相推诿；协作部门需在“所需资源”中列明具体配合内容。及时同步，闭环管理：会议记录需在24小时内分发，执行进度需定期更新（建议每周至少1次），对未按时完成的事项需标注原因并明确解