销售业务洽谈及合同审批标准化流程

销售业务洽谈及合同审批标准化流程工具模板一、适用业务场景本流程适用于企业销售团队对外开展业务合作时，从客户接洽、需求沟通到合同拟定、内部审批、签署执行的全过程标准化管理。具体包括：新客户首次合作洽谈及合同签订；老客户续约、订单增量或合作条款变更时的业务洽谈与合同更新；跨区域、跨部门协同推进的销售项目合作洽谈与合同审批；涉及定制化服务、长期供货、大额订单等复杂业务场景的合同规范管理。二、标准化操作流程（一）业务洽谈与需求对接阶段目标：明确客户需求，建立合作初步共识，为后续合同拟定奠定基础。洽谈前准备销售代表通过客户资料库、行业调研等渠道，知晓客户背景（企业规模、主营业务、行业口碑）、历史合作记录（如有）及潜在合作需求，整理《客户需求清单》（含标的物/服务类型、预期数量、质量标准、交付周期、预算范围等核心要素）。内部协同：根据客户需求，对接产品/技术、法务、财务等部门，确认合作可行性（如产能匹配、技术支持能力、合规风险等），形成初步合作方案。客户洽谈沟通销售代表与客户指定对接人（如经理、总监）开展面对面或线上洽谈，重点沟通：（1）客户核心需求及痛点，确认合作目标与预期成果；（2）企业自身优势、合作方案细节（产品规格、服务内容、交付保障等）；（3）初步合作意向，包括价格区间、付款方式、履约期限等关键条款。洽谈过程中需做好记录，对客户提出的特殊要求（如定制化功能、额外服务承诺等）标注“待确认”项，避免遗漏。洽谈结果整理洽谈结束后1个工作日内，销售代表整理《销售业务洽谈记录表》（模板见“核心模板工具”），内容包括：客户基本信息、洽谈时间/地点/参与人、洽谈核心内容、达成的初步共识、未明确事项及下一步行动计划。将洽谈记录提交销售负责人*总审核，确认是否进入合同编制阶段。（二）合同草案编制与内部评审阶段目标：依据洽谈结果拟定规范合同文本，通过多部门评审规避风险，保证条款合法合规、权责清晰。合同草案编制销售代表根据企业《标准合同模板库》（区分购销合同、服务合同、合作协议等类型），结合洽谈记录拟定合同初稿，重点明确以下条款：（1）双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；（2）合作标的（名称、型号/规格、数量、质量标准及验收方式）；（3）权利义务（双方服务内容、交付要求、保密条款、知识产权归属等）；（4）商务条款（单价、总价、付款方式及周期、发票类型等，避免直接提及“发票”，用“费用结算凭证”替代）；（5）履约安排（交付时间、地点、运输方式、风险转移节点）；（6）违约责任（违约情形、赔偿计算方式、争议解决途径）；（7）合同生效条件、变更与解除条款。对于客户提供的合同文本，需逐条对比企业标准模板，差异部分标注说明并提交评审。内部多部门评审合同初稿编制完成后，销售代表通过OA系统发起“合同评审流程”，依次提交以下部门审核：（1）业务部门审核：销售负责人*总确认条款与洽谈结果一致，合作目标可实现；（2）法务部门审核：法务专员*律师重点审查条款合法性（如主体资质、违约责任、争议解决方式）、合规性（如是否涉及行业禁止性规定）及文字表述严谨性，避免歧义；（3）财务部门审核：财务经理*会计确认付款方式、周期是否符合企业资金管理要求，价格成本是否合理，税费承担条款清晰；（4）技术/生产部门审核（如涉及）：技术总监*工确认技术参数、交付周期是否与产能匹配，质量标准可落地。各部门需在2个工作日内反馈评审意见，销售代表汇总意见修订合同，形成《合同评审意见表》（模板见“核心模板工具”）并附修订说明。（三）客户沟通与合同修订阶段目标：将内部评审后的合同与客户沟通，达成一致意见，锁定最终合作条款。客户反馈与协商销售代表向客户发送合同修订版，同步说明内部评审结果及主要修订点（如法务条款调整、付款周期优化等），明确客户需确认的最终条款。针对客户提出的异议，销售代表需与内部评审部门（法务、财务等）沟通，在不违背企业核心利益的前提下协商调整；若无法达成一致，及时上报销售负责人决策。合同最终确认双方就所有条款达成一致后，客户需在合同文本上加盖公章（或合同专用章），并通过扫描件/书面形式确认；若客户为个人，需签字并按手印，附证件号码复印件。销售代表核对客户签章信息与主体信息是否一致，保证“签章主体与合同主体一致”，避免因主体不符导致合同无效。（四）最终审批与签署阶段目标：完成合同最终审批，规范签署流程，保证合同法律效力。审批权限划分根据合同金额、合作风险等级，实行分级审批：金额≤10万元：销售负责人*总审批；10万元＜金额≤50万元：销售负责人+分管副总*总联合审批；金额＞50万元或战略客户合作：销售负责人+分管副总+总经理*总联合审批。签署流程执行销售代表将客户确认的合同文本及《合同评审意见表》提交最终审批人，审批通过后，根据企业《合同用章管理规定》申请合同用章。合同签署需采用“骑缝章”形式（多页合同），保证合同文本完整无篡改；签署完成后，销售代表留存原件至少2份（企业存档1份，客户回执1份），电子版同步归档至企业合同管理系统。（五）合同归档与执行跟踪阶段目标：规范合同存档，全程跟踪履约情况，保证合作顺利推进。合同归档销售代表在签署后3个工作日内，将合同原件、附件（如洽谈记录、评审意见、客户资质文件等）整理成册，标注“合同编号”（规则：年份+客户简称+合同类型+流水号，如“2023购001”），提交档案管理部门*专员归档，并更新《合同台账》（含编号、客户名称、签订日期、金额、履行期限、负责人等信息）。履约跟踪销售代表作为合同执行第一责任人，按合同约定跟踪交付进度、款项回收等情况，填写《合同履约跟踪表》（模板见“核心模板工具”），记录履约节点、异常情况及处理结果。对于履约过程中出现的问题（如延迟交付、质量争议等），需及时上报销售负责人，协同法务、技术部门与客户协商解决，形成书面记录并存档。三、核心模板工具（一）销售业务洽谈记录表客户名称统一社会信用代码洽谈日期客户对接人职务联系方式我方参与人部门/职务洽谈核心内容需求描述（标的、数量、质量等）我方合作方案客户异议与要求初步共识未明确事项下一步计划负责人完成时间（二）合同评审意见表合同编号客户名称评审日期评审部门评审意见条款完整性□完整□需补充（补充：__________）合法合规性□合规□存在风险（风险点：__________）商务条款合理性□合理□需调整（调整建议：__________）技术/履约可行性□可行□不可行（问题：__________）综合结论□通过□需修改后重审□不通过评审人签字部门负责人签字（三）合同履约跟踪表合同编号客户名称履约期限标的物/服务内容履约节点计划完成时间实际完成时间交付/服务启动阶段性验收最终验收款项回收应收日期实收日期异常记录问题描述处理措施负责人四、关键注意事项（一）客户资质审核首次合作客户需提供营业执照副本、法定代表人证件号码明（或授权委托书）、相关资质证书（如行业准入许可），通过“国家企业信用信息公示系统”核实客户主体资格，避免与无经营资质或异常状态企业合作。（二）条款严谨性与风险规避合同中“不可抗力”“争议解决”（优先约定企业所在地法院管辖）“违约责任”等条款需明确具体，避免使用“尽量”“原则上”等模糊表述；涉及金额、数量、时间等数字信息，需同时使用阿拉伯数字和中文大写（如“10万元，拾万元整”），防止篡改。（三）审批时效与沟通效率各部门需在规定时限内完成评审（特殊情况需提前说明），避免因流程延误导致客户流失；销售代表需主动跟踪审批进度，对评审意见及时与客户、内部部门同步，保证信息传递准确。（四）保密与合规要求洽谈过程中获取