企业档案管理规范及分类模板

企业档案管理规范及分类模板一、适用范围与典型应用场景本规范及分类模板适用于各类企业（含国企、民企、外资企业等）的档案管理工作，覆盖企业运营全过程中形成的具有保存价值的各类文件材料。典型应用场景包括：新设企业档案体系搭建：帮助企业建立从零开始的标准化档案管理明确档案分类规则与管理流程；现有档案管理优化：针对档案分类混乱、检索困难、保管不规范等问题，提供系统性改进方案；合规与审计支撑：满足ISO体系认证、财务审计、法律纠纷等场景下档案调取、追溯的需求；跨部门协同统一：规范研发、人事、财务、行政等部门档案管理标准，避免信息孤岛与重复劳动。二、标准化操作流程详解（一）档案收集：明确责任与范围责任划分：各部门指定档案联络员（如部门文员或主管），负责本部门档案的初步收集与整理，行政部统筹全局。收集范围：涵盖企业运营中形成的具有保存价值的各类材料，包括但不限于：管理类：会议纪要、规章制度、请示报告、工作计划、合同协议；人事类：员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核、离职证明；财务类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务申报材料；业务类：项目立项文件、客户资料、招投标文件、产品说明书、市场调研报告；实物类：奖杯、锦旗、具有纪念意义的物品（需附文字说明）。收集要求：材料需为原件（复印件需注明“与原件一致”并签字盖章），字迹清晰、签章完整，电子档案需为通用格式（如PDF、Word、Excel等）。（二）档案分类：科学划分层级采用“一级分类+二级分类+三级流水号”的逻辑，保证分类清晰、无交叉重叠。一级分类二级分类说明示例管理档案行政管理企业日常运营管理文件《2023年度行政管理制度汇编》战略规划中长期发展规划、年度目标文件《2024-2026年战略发展规划》人事档案员工信息入职、在职、离职员工基础信息入职登记表（2023年1月）劳动关系劳动合同、变更协议、解除证明劳动合同（2023-2026）财务档案财务报告月度/季度/年度财务报表、审计报告《2023年度财务审计报告》凭证票据原始凭证、发票、银行回单2023年1月差旅费报销凭证业务档案项目管理立项、实施、验收全周期文件“系统升级项目”验收报告（2023年6月）客户管理客户资料、合作协议、沟通记录A公司客户档案（2022-2023）实物档案荣誉奖励奖杯、奖状、证书“2023年度行业创新奖”奖杯历史实物具有企业特色的老物件、纪念品公司成立十周年纪念徽章（2013年）（三）档案整理：标准化编号与装订编号规则：格式：一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号（如“GL-GL-2023-001”）；代码说明：管理类（GL）、人事类（RS）、财务类（CW）、业务类（YW）、实物类（SW）；流水号：按归档时间顺序，从“001”开始连续编排，不得空号或重号。装订要求：纸质档案：去除金属夹，使用无酸纸档案盒装订，每盒厚度不超过3cm，盒外标注档案名称、编号、起止页码；电子档案：按“一级分类/二级分类/年份”文件夹层级存储，文件名与编号一致，定期备份至企业服务器及云端（加密处理）。（四）档案归档：按时移交与验收归档时间：年度档案：次年3月底前完成上年度档案归档；项目档案：项目结束后1个月内完成归档；实时档案：重要文件（如合同、制度）形成后3个工作日内提交归档。归档流程：部门整理：档案联络员核对档案完整性、规范性，填写《档案归档清单》；部门审核：部门负责人签字确认后，移交至行政部；行政部验收：核对清单与档案实物/电子文件，符合要求后签收，不符合的退回整改。（五）档案保管：安全存储与定期检查存储环境：纸质档案：存放在专用档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案：服务器定期杀毒，设置访问权限（分级管理），异地备份（每季度一次）。保管期限：永久保存：公司章程、股东会决议、年度财务审计报告、重要历史文件；长期保存（10-30年）：合同、项目档案、员工核心人事档案；短期保存（3-10年）：日常行政文件、普通业务凭证（到期后经鉴定可销毁）。（六）档案利用：规范借阅与登记借阅权限：普通档案：员工经部门负责人审批后可借阅；密级档案（如未公开合同、核心财务数据）：需分管副总及以上领导审批，限在档案室查阅，不得带出。借阅流程：填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、用途、归还时间；审批通过后，档案管理员核对档案并登记台账；归还时检查档案完整性，确认无误后销记台账。（七）档案销毁：合规鉴定与处置销毁条件：保管期限届满且无继续保存价值；失去保存意义的重复文件或错误草稿（需经部门负责人确认）。销毁流程：鉴定：行政部会同业务部门组成鉴定小组，编制《档案销毁清册》；审批：报总经理办公会审批；监销：由2人以上共同监销，纸质档案采用粉碎或焚烧（符合环保规定），电子档案彻底删除并销毁备份；记录：监销人签字确认，销毁清册永久保存。三、核心管理工具模板模板1：档案分类目录表（示例）一级分类二级分类档案名称形成部门归档日期保管期限密级档案编号管理档案行政管理2023年行政管理制度汇编行政部2024-03-15长期普通GL-GL-2023-001人事档案员工信息入职登记表人力资源部2023-02-20长期普通RS-RY-2023-015财务档案财务报告2023年度财务审计报告财务部2024-01-10永久机密CW-BG-2023-003模板2：档案借阅申请表借阅人所在部门借阅日期归还日期*研发部2023-10-202023-10-25借阅档案信息档案名称档案编号借阅用途“产品研发项目”会议纪要YW-XM-2023-008项目复盘审批意见部门负责人签字：*赵六日期：2023-10-20档案管理员签字：*周七日期：2023-10-20模板3：档案销毁审批表销毁档案清单保管期限销毁原因鉴定小组意见2022年差旅费报销凭证（共50份）短期（3年）保管期限届满无保存价值，同意销毁审批意见部门负责人签字：*钱八日期：2023-09-10分管副总签字：*孙九日期：2023-09-12总经理签字：*李十日期：2023-09-15监销记录监销人：周十一、吴十二销毁方式：粉碎日期：2023-09-20四、关键管理要点与风险规避合规性优先：严格遵守《_________档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法律法规，避免档案缺失、泄密导致的法律风险。责任到人：明确档案管理员、部门联络员、审批人的职责，建立“谁形成、谁收集，谁借阅、谁负责”的责任机制。动态管理：定期（每季度）对档