企业采购与供应商管理流程

企业采购与供应商管理流程工具模板一、适用场景与业务背景本流程模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购活动及供应商全生命周期管理场景，具体包括但不限于：企业生产运营所需原材料、设备、办公用品等常规采购需求；新供应商引入、现有供应商绩效评估及淘汰决策；采购计划制定、合同签订、订单执行、验收付款等环节的标准化管理；旨在通过规范流程降低采购成本、控制供应风险、提升供应链效率，保证采购活动合规、透明、高效。二、全流程操作步骤详解（一）采购需求发起与审批责任主体：需求部门、采购部、财务部、分管领导*操作说明：需求提报：需求部门根据生产经营计划或实际需要，填写《采购需求申请表》（见表1），明确采购物品名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、需求日期、用途说明及紧急程度（普通/紧急），经部门负责人*签字确认后提交至采购部。需求初审：采购部收到需求后，重点核查采购必要性、规格描述是否清晰、预算是否在部门年度预算范围内，对超预算或描述模糊的需求，反馈需求部门补充完善。需求审批：普通采购需求（预算金额≤5000元）：由采购部经理*审批；中等采购需求（5000元＜预算金额≤5万元）：由采购部经理审核后，提交分管领导审批；重大采购需求（预算金额＞5万元）：需经采购部、财务部、需求部门联合评审，并提交总经理*审批。审批结果反馈：审批通过后，采购部向需求部门反馈《采购需求申请表》审批件；审批不通过的，注明原因并退回需求部门。（二）供应商寻源与准入责任主体：采购部、需求部门、质量部（如需）操作说明：寻源方式：根据采购物品特性（如标准化程度、市场供应情况），选择以下一种或多种方式寻源：公开招标：适用于金额较大、标准化的采购项目（如设备采购），通过企业官网或第三方招标平台发布招标公告；邀请招标：适用于有合格供应商库的项目，邀请3家及以上合格供应商参与投标；询比价：适用于常规、小额采购（如办公用品），向3家及以上供应商询价并形成《询比价记录表》（见表2）；单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购的（如专利产品），需经总经理*审批后执行。供应商资质审核：供应商提交《供应商信息登记表》（见表3）及相关证明材料（营业执照复印件、行业资质证书、生产/经营许可证、质量体系认证等）；采购部联合需求部门、质量部对供应商资质、生产能力、质量保证能力、供货稳定性、商业信誉等进行实地考察或资料审核，形成《供应商评估报告》。供应商准入：审核通过后，将供应商纳入《合格供应商名录》，明确供应商等级（A/B/C类，对应优质/良好/合格）及对应的采购策略；审核未通过的，书面告知供应商原因。（三）采购订单执行与跟踪责任主体：采购部、供应商、需求部门、物流部操作说明：订单下达：采购部根据审批通过的《采购需求申请表》及询比价结果，向合格供应商下达《采购订单》（见表4），明确订单编号、物品名称、规格型号、数量、单价、总价、交货日期、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，经采购部经理*签字后加盖采购专用章，同步发送供应商。订单跟踪：采购专员*定期跟踪订单执行进度，重点监控供应商生产/备货情况、物流运输安排，对可能延期交货的供应商，提前发出《交期预警函》，要求其书面说明原因及改进措施，并同步需求部门调整计划。异常处理：若供应商无法按期交货或出现质量问题，采购部需立即组织需求部门、质量部召开协调会，协商解决方案（如更换供应商、调整交期、扣减货款等），形成《采购异常处理报告》存档。（四）货物验收与入库责任主体：需求部门、仓库、质量部、采购部操作说明：到货通知：供应商送货至指定地点后，提前1个工作日通知采购部，采购部同步通知需求部门及仓库准备验收。现场验收：数量验收：仓库根据《采购订单》核对货物数量、包装是否完好，填写《到货验收单》（见表5）的数量部分；质量验收：需求部门或质量部根据技术标准、质量协议对货物规格、功能、外观等进行检测，出具《质量检验报告》，合格则签字确认；不合格则填写《不合格品处理单》，注明不合格原因，由采购部联系供应商退/换货或协商折价处理。入库登记：验收合格的货物，仓库办理入库手续，更新库存台账，并将《到货验收单》复印件反馈至采购部、财务部。（五）付款结算与财务对账责任主体：采购部、财务部、供应商操作说明：发票核对：供应商根据《采购订单》开具合规发票（增值税专用发票/普通发票），注明订单编号，通过邮件或邮寄方式提交至采购部。付款申请：采购部收到发票后，与《到货验收单》《采购合同》等单据核对无误，填写《付款申请表》（见表6），附发票、验收单等凭证，按财务审批权限逐级报批（采购部经理→财务部经理→分管领导→总经理）。款项支付：财务部审批通过后，按合同约定方式（电汇/承兑汇票等）向供应商付款，同步更新应付账款台账，并将付款凭证复印件反馈采购部。对账管理：财务部每月末与供应商核对往来账目，确认应付余额，双方签字盖章确认《供应商对账单》，保证账实一致。（六）供应商绩效评估与优化责任主体：采购部、需求部门、质量部、财务部操作说明：评估周期：季度/半年度/年度，根据供应商分类及采购物品重要性确定（A类供应商季度评估，B类半年度评估，C类年度评估）。评估指标：质量指标：批次合格率、退货率、质量问题响应速度（权重40%）；交付指标：准时交货率、订单满足率、交期稳定性（权重30%）；服务指标：沟通配合度、问题解决效率、售后服务响应时间（权重20%）；成本指标：价格竞争力、成本优化配合度（权重10%）。评估流程：各相关部门根据供应商日常表现填写《供应商绩效评估表》（见表7），采购部汇总评分并计算加权平均分；根据得分划分等级：优秀（90分及以上）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（60分以下）；采购部组织召开供应商绩效评审会，确定评估结果及改进措施。结果应用：优秀供应商：增加采购份额、优先参与新项目合作、缩短付款周期；良好供应商：维持现有合作，针对薄弱环节提出改进要求；合格供应商：发出《改进通知书》，限期整改并跟踪验证；不合格供应商：启动淘汰流程，移出《合格供应商名录》，并书面通知结果。三、核心工具模板清单表1：采购需求申请表需求部门申请人联系方式申请日期采购物品名称规格型号单位需求数量预估单价（元）预算金额（元）需求日期紧急程度（□普通□紧急）用途说明□生产运营□办公设备□维修保养□其他：______需求部门负责人签字：日期：采购部审核意见：□同意□补充说明□退回原因：______采购部经理签字：日期：审批意见（分级）：□5000元以下：采购部经理签字□5000-5万元：分管领导签字□5万元以上：总经理签字日期：表2：询比价记录表询比价编号采购物品名称规格型号需求数量预算金额（元）询价日期供应商A名称：联系人：电话：报价（元）：报价有效期：供应商B名称：联系人：电话：报价（元）：报价有效期：供应商C名称：联系人：电话：报价（元）：报价有效期：价格分析：最低价：______推荐供应商：______推荐理由：______采购部经理签字：日期：表3：供应商信息登记表供应商名称统一社会信用代码注册地址联系人职务电话主营业务注册资本成立日期经营期限营业执照编号核心产品/服务年营业额供应商等级（□A类□B类□C类）资质证书（可附复印件）：□ISO9001□行业许可证□其他：______采购部审核意见：□通过□不通过原因：______采购部经理签字：日期：表4：采购订单订单编号供应商名称签订日期交货日期交货地点采购物品名称规格型号单位数量单价（元）质量标准□国标□行标□企业标准□技术协议编号：______付款方式□预付30%□货到付款□月结30天违约责任：逾期交货：______质量问题：______采购部（签字盖章）：供应商（签字盖章）：日期：日期：表5：到货验收单验收单编号订单编号供应商名称验收日期验收地点采购物品名称规格型号单位应收数量实收数量包装情况：□完好□破损□异常说明：______数量验收结果：□合格□不合格差异：______验收人签字：质量验收结果：□合格□不合格不合格项：______检验人签字：综合结论：□合格入库□不合格处理方式：□退货□换货□折价□其他：______仓库负责人签字：日期：表6：付款申请表申请编号供应商名称订单编号申请日期付款方式付款金额（大写）：付款金额（小写）：币种：□人民币□其他付款事由：□货款□预付款□质保金□其他：______附单据：□发票□验收单□合同□对账单采购部意见：□同意□不同意原因：______采购部经理签字：日期：财务部审核：□同意□退回原因：______财务部经理签字：日期：分管领导审批：□同意□不同意日期：总经理审批（5万元以上）：□同意□不同意日期：表7：供应商绩效评估表供应商名称评估周期评估部门评估日期评估指标权重评分标准（0-100分）得分质量指标（批次合格率≥95%得100分，每降5%扣10分）40%交付指标（准时交货率≥90%得100分，每降5%扣10分）30%服务指标（24小时内响应问题得100分，每超24小时扣20分）20%成本指标（价格≤市场均价得100分，每高5%扣10分）10%总分100%综合等级：□优秀□良好□合格□不合格改进建议：评估部门签字：采购部汇总签字：日期：四、关键控制点与风险规避需求审批控制：严禁未经审批的采购需求，超预算需求必须重新履行报批流程，避免盲目采购导致成本失控。供应商资质审核：严格核查供应商营业执照、行业资质等原件，保证供应商具备合法经营能力，杜绝“皮包公司”参与合作。合同条款规范：采购合同需明确质量标准、交货期、违约责任、知识产权归属等核心条款，重大合同需经法务部门审核，防范法律风险。验收流程独立：需求