技术文档编写与审查规范

技术文档编写与审查规范一、适用范围与典型应用场景本规范适用于各类技术文档的编写与全流程审查管理，涵盖但不限于以下场景：产品研发阶段：需求规格说明书、系统设计文档、接口文档、测试报告等核心文档的编写与内部审查；项目交付阶段：用户手册、部署指南、运维手册、验收文档等交付物的标准化编写与多轮审核；技术沉淀阶段：架构文档、技术白皮书、最佳实践指南等知识资产的规范化整理与审查归档；团队协作场景：跨部门技术文档（如接口对接文档、系统集成方案）的编写与协同审查，保证信息传递准确一致。二、文档编写与审查标准化流程（一）文档规划阶段明确文档目标与受众根据文档用途（如开发、运维、用户培训等）确定核心目标，明确受众（开发人员、运维团队、终端用户等），针对性设计内容深度与表述方式。示例：面向开发人员的接口文档需包含参数类型、错误码等细节；面向终端用户的使用指南需侧重操作步骤与图示。确定文档类型与框架根据项目需求选择文档类型（如设计文档、测试文档、用户手册等），参考标准框架搭建目录结构，保证逻辑清晰、覆盖全面。示例：系统设计文档框架建议包含“概述、总体设计、模块设计、数据库设计、接口设计、安全设计”等章节。分配编写责任与时间节点指定文档编写负责人（一般为模块负责人或业务专家），明确初稿完成时间、内部评审时间、修订完成时间等关键节点，纳入项目计划。（二）文档编写阶段内容规范性要求术语统一：使用行业通用术语，避免歧义；若存在自定义术语，需在“术语定义”章节中明确说明。逻辑清晰：章节间需有递进关系，内容表述遵循“总-分”结构，避免冗余或无关信息。数据准确：涉及功能指标、配置参数、接口地址等数据时，需与实际代码、环境配置一致，可标注数据来源或验证方式。图文结合：复杂流程、架构设计需配合图表（如流程图、架构图、ER图），图表需有编号、标题，并在中引用说明。格式标准化要求文档格式为“[项目/产品名称]-[文档类型]-[版本号]”，示例：“支付系统-接口设计文档-V1.2”。章节编号：采用“章-节-条-款”四级编号（如“1.2.3”），保证层级分明。字体与排版：建议使用宋体五号，行距1.5倍；标题加粗且字号逐级增大；图表标题位于图表上方，编号按“图1-1”“表2-1”格式编排。版本控制：文档需包含版本修订记录表（详见模板表格），明确每次修订的版本号、修订人、修订日期、修订内容摘要。（三）内部评审阶段组建评审小组评审小组由文档编写负责人、技术负责人、相关领域专家（如开发、测试、运维）组成，人数建议3-5人，保证覆盖技术、业务、用户体验等多维度视角。评审前准备编写人提前1个工作日将文档初稿提交至评审小组，并附上《文档自检清单》（是否完成内容框架、术语是否统一、图表是否清晰等）。评审实施评审会议：由技术负责人主持，编写人介绍文档核心内容，评审小组逐章审查，重点检查：技术准确性（如设计逻辑、接口定义是否符合实现需求）；内容完整性（是否覆盖核心功能、异常场景、操作步骤等）；表述清晰度（是否存在歧义、术语不一致等问题）；格式规范性（是否符合本规范排版、编号要求）。记录评审意见：指定专人记录《文档审查意见表》（详见模板表格），明确问题点、责任人与整改期限。评审结论通过：无重大问题，仅需少量细节优化，由编写人修订后进入下一阶段；修改后复审：存在部分问题需整改，编写人完成修订后重新提交评审小组复核；不通过：存在重大缺陷（如技术逻辑错误、核心内容缺失），需重新编写或大幅修订后再次评审。（四）修订完善阶段问题整改编写人根据评审意见逐项修订，并在《文档审查意见表》中标注整改状态（“已整改”“待整改”）及修改说明。对于争议较大的问题，由技术负责人组织专题讨论达成一致意见。修订内容复核修订完成后，由评审小组重点检查整改项是否落实，避免修改过程中引入新问题。（五）终审发布阶段最终审核由项目负责人或技术负责人对修订后的文档进行终审，确认内容准确、格式规范、评审意见全部闭环后，批准发布。文档归档与分发发布后的文档需提交至项目知识库（如Confluence、GitLabWiki）进行归档，明确访问权限（如公开、仅项目组可见）；向相关方（开发团队、测试团队、客户等）分发最终版文档，并记录分发清单（分发对象、分发时间、版本号）。三、技术文档标准模板与审查记录表（一）技术文档标准模板框架章节核心内容要求文档信息文档名称、版本号、编写人、审核人、批准人*、创建日期、修订日期、密级（如公开、内部）概述文档目的、适用范围、背景说明、读者对象术语定义文档中涉及的专业术语、缩写及解释（可选）核心内容章节根据文档类型展开（如设计文档含架构设计、模块设计；用户手册含功能介绍、操作步骤）图表清单文档中所有图表的编号、标题、页码（可选，图表较多时添加）附录参考资料、相关文档、配置参数示例等（可选）版本修订记录版本号、修订日期、修订人*、修订内容摘要（详见下表“版本修订记录表”）（二）版本修订记录表版本号修订日期修订人*修订内容摘要审核人*V1.02024-03-01张*初稿创建，完成接口设计框架李*V1.12024-03-05张*修订错误码定义，补充登录接口示例李*V1.22024-03-10王*根据评审意见优化数据库设计章节，增加ER图李*（三）文档审查意见表文档名称文档版本号评审日期评审地点/方式（线上/线下）评审小组成员张（技术负责人）、李（开发专家）、王*（测试专家）序号审查章节问题描述（示例：术语“用户Token”与“access_token”未统一）严重程度（严重/一般/建议）13.1接口定义参数“user_id”描述中未说明数据类型（应为String）一般25.1部署步骤缺少“数据库初始化”操作步骤严重32.2术语定义“幂等性”定义不够通俗建议四、关键控制点与常见问题规避（一）内容质量控制避免技术描述模糊：禁止使用“大概”“可能”“基本”等模糊词汇，技术参数需明确数值（如“响应时间≤500ms”而非“响应时间较快”）。保证一致性：文档内术语、图表编号、版本号需前后统一，避免同一概念使用不同表述（如“用户ID”与“用户id”混用）。覆盖异常场景：操作类文档需包含异常处理步骤（如“登录失败：检查用户名/密码是否正确，联系管理员开启”）；设计类文档需说明边界条件（如“分页查询每页最大支持100条”）。（二）流程规范性控制禁止跳过评审环节：所有技术文档必须经过内部评审，未经评审的文档不得进入发布或交付环节。严格版本管理：文档修订后需更新版本号，旧版本需明确“已废止”标识，避免混淆。明确责任追溯：编写人、审核人、批准人需实名签署（用*号代替），保证问题可追溯。（三）保密与合规控制敏感信息处理：文档中禁止包含真实隐私信息（如客户手机号、证件号码号、内部IP地址等），需用占位符替代（如“8888”“192.168.1.X”）。密级标注：根据文档敏感程度标注密级（如公开、内部、秘密），严格控制访问权限，涉密文档需额外加密存储。（四）文档更新维护定期回顾机制：项目结