人力资源管理系统（HRMS）使用手册

人力资源管理系统（HRMS）使用手册一、系统概述人力资源管理系统（HRMS）是整合员工信息管理、考勤、薪酬、招聘、培训、绩效等核心模块的数字化管理工具，通过流程自动化与数据整合，实现员工全生命周期（入职-在职-离职）的精细化管理。系统支持多角色协同（HR、部门管理者、普通员工），并提供数据统计与分析功能，辅助管理决策。二、核心模块功能与操作指南（一）员工信息管理员工信息管理是HRMS的基础模块，用于维护员工全周期信息档案（入职、转正、调岗、离职等）。1.信息录入与维护新增员工：登录系统后，进入「员工管理」→「员工档案」→「新增员工」，依次填写基本信息（姓名、性别、入职日期等）、岗位信息（部门、职位、汇报线）、合同信息（合同类型、起止日期）。*注：带“*”为必填项，敏感信息（如身份证号、银行卡号）需确保格式正确（系统支持格式校验）。*信息修改：员工可通过「个人中心」修改非敏感信息（如联系方式）；敏感信息（如薪资、合同）需由HR在权限范围内操作，修改后自动留存变更记录。信息导出：HR通过「数据导出」功能，按部门、岗位或入职时间筛选员工，导出Excel格式信息表（仅导出可见范围内的数据）。2.信息查询与统计单条查询：通过员工姓名、工号或身份证号（部分匹配）在「员工档案」搜索栏快速定位。批量查询：使用「高级筛选」功能，按部门、入职时间、合同状态等条件组合筛选，生成员工列表并支持导出。（二）考勤管理考勤管理模块实现打卡规则设置、异常处理、考勤统计的自动化，支持多终端（Web端、移动端）打卡。1.考勤规则配置考勤组设置：HR进入「考勤管理」→「考勤组」，新建考勤组（如“研发部-弹性工作制”），设置打卡时间、打卡方式（GPS/Wi-Fi/指纹）、迟到/旷工阈值（如迟到15分钟内记为“迟到”）。假期规则：在「考勤管理」→「假期类型」中，设置年假、病假等假期的申请规则（如年假按工龄计算额度）、审批流程（如部门经理审批1-3天病假）。2.员工打卡与异常处理员工打卡：员工通过移动端APP或Web端「考勤打卡」入口，在规定时间内完成打卡（系统自动记录时间、地点）。若打卡失败，可在「补卡申请」中提交说明，经审批后生效。异常处理：HR每日在「考勤异常」中查看未打卡、迟到记录，通过系统消息提醒员工补卡；对已确认的异常（如因公外出），可直接标记为“正常”并备注原因。3.考勤报表与统计个人考勤统计：员工在「个人中心」→「考勤记录」中查看月度打卡明细、假期使用情况。部门/公司统计：HR通过「考勤报表」生成部门级考勤汇总表（含出勤率、迟到次数），支持按周期（日/周/月）导出分析。（三）薪酬管理薪酬管理模块实现薪资结构配置、数据关联（考勤/绩效）、工资计算与发放的全流程管理。1.薪资结构与参数设置薪资项目配置：HR进入「薪酬管理」→「薪资项目」，添加基本工资、绩效工资、补贴、扣款等项目，设置计算规则（如绩效工资=绩效得分×基数）。薪资周期与发放日：在「薪酬设置」中，设置薪资计算周期（如自然月）、发放日（如每月15日），并关联考勤、绩效模块的数据接口。2.薪资计算与发放数据导入：每月计算薪资前，HR需确认考勤（「考勤管理」→「月度汇总」）、绩效（「绩效管理」→「考核结果」）数据已同步；对特殊情况（如奖金），可手动录入调整项。薪资计算：点击「薪资计算」，系统自动计算应发工资、扣款、实发工资，生成工资明细表。HR核对关键数据（如离职员工薪资）后锁定结果。工资发放与记录：通过「工资发放」功能导出银行代发格式（或直连银行发放）；发放完成后，员工可在「个人中心」查看工资条。（四）招聘管理招聘管理模块覆盖职位发布、简历筛选、面试安排、录用流程，实现招聘全流程线上化。1.职位发布与渠道管理职位创建：HR进入「招聘管理」→「职位管理」，填写职位名称、职责、要求、薪资范围，关联所属部门与面试官。2.简历筛选与面试安排简历管理：系统自动抓取各渠道简历，HR通过「简历库」按学历、关键词筛选，标记“待面试”“不合适”等状态。面试安排：点击「安排面试」，选择面试官、时间（支持查看日程冲突），系统自动发送面试邀请至候选人与面试官。3.录用与入职管理录用审批：面试通过后，HR发起「录用审批」，提交候选人薪资、入职日期等信息，经部门经理、HRD审批后生效。入职准备：系统自动触发「入职待办」（发送offer、收集入职材料）；入职当天，HR通过「入职登记」快速录入员工信息，关联考勤、薪酬模块。（五）培训管理培训管理模块支持培训计划制定、报名、实施、评估的全流程管控。1.培训计划与课程管理计划创建：HR或部门管理者进入「培训管理」→「培训计划」，填写培训主题、目标、时间、参与人员范围，关联培训资源（如课件）。课程设置：在「课程管理」中，创建标准化课程（如“新员工入职培训”），设置时长、考核方式（如考试、签到率）。2.报名与实施员工报名：员工通过「培训报名」查看待选课程，选择感兴趣的培训并提交报名（部分课程需审批）。培训实施：培训当天，讲师通过「培训签到」记录出勤；结束后可上传课件，员工在「培训记录」中查看资料。3.培训评估与报表培训评估：员工完成培训后，系统自动推送评估问卷（如讲师评分、课程实用性），HR在「培训评估」中查看统计结果。培训报表：HR通过「培训报表」查看部门/个人的培训参与率、考核通过率，优化培训计划。（六）绩效管理绩效管理模块实现绩效目标设定、过程跟踪、考核评分、结果应用的闭环管理。1.绩效方案与指标设置方案创建：HR或部门管理者进入「绩效管理」→「绩效方案」，设置考核周期（如季度）、对象（如“全员”）、维度（如KPI、360度评价）。指标分配：在「绩效指标」中，为各岗位设置考核指标（如销售岗“销售额”），并分配权重（如KPI占70%）。2.过程跟踪与评分目标对齐：员工在「个人绩效」中确认考核目标，部门管理者可查看下属目标并提出调整建议（需审批）。过程记录：员工在「绩效日志」中记录工作成果；管理者定期进行「绩效辅导」，填写反馈意见。考核评分：考核周期结束后，员工自评、上级评分、跨部门评价依次进行，系统自动汇总得分（如上级评分占60%）。3.结果应用与改进绩效结果：HR在「绩效结果」中查看全员考核得分，按等级（如S、A、B、C）划分；对C级员工，系统自动触发「绩效改进计划」（PIP）流程。结果应用：绩效得分与薪酬（如绩效工资）、晋升、培训需求挂钩，HR可在「薪酬管理」「员工发展」中引用数据。（七）系统设置与权限管理系统设置与权限管理模块确保系统安全稳定运行，满足不同角色的操作权限需求。1.角色与权限配置角色创建：HR进入「系统设置」→「角色管理」，创建角色（如“HR专员”“部门经理”），并分配功能权限（如HR专员可操作员工信息、考勤）。权限分配：在「用户管理」中，为每位用户关联角色，或单独调整权限（如某员工需临时查看薪酬数据，可单独授权）。2.系统参数与数据管理参数设置：HR可在「系统设置」中调整考勤规则（如节假日安排）、薪酬参数（如社保基数）、邮件/短信模板（如面试邀请）。数据备份与恢复：系统自动按周期（如每周）备份数据，HR可手动触发备份或在异常时恢复历史数据（需管理员权限）。三、典型业务流程示例：新员工入职全流程以“新员工入职”为例，展示HRMS各模块的协同操作：1.招聘录用：在「招聘管理」中完成面试、录用审批，发送offer并收集入职材料。2.信息录入：入职当天，HR在「员工管理」中录入员工基本信息、合同信息，系统自动生成工号。3.考勤设置：HR在「考勤管理」中为新员工分配考勤组（如“试用期考勤组”），员工可通过移动端APP打卡。4.薪酬配置：HR在「薪酬管理」中设置新员工的薪资结构（基本工资、试用期绩效系数），关联考勤模块（确保缺勤扣款计算）。5.培训安排：HR在「培训管理」中为新员工安排“入职培训”，员工在「培训报名」中确认参与。四、常见问题与解决方案（一）登录与权限类问题：忘记密码/账号锁定解决：点击登录页「忘记密码」，通过绑定的手机号/邮箱重置；若账号锁定（多次密码错误），联系HR解锁或等待自动解锁（通常1小时）。问题：无权限操作某功能解决：联系直属上级或HR，确认角色权限是否正确；若为临时需求，可申请「临时权限」（需审批）。（二）考勤与薪酬类问题：打卡失败/考勤异常解决：检查网络、定位权限（移动端），重新打卡；若为设备故障，提交「补卡申请」并附证明（如工作群聊天记录）。问题：薪资计算错误解决：查看「工资明细表」，核对考勤天数、绩效得分、扣