企业文件归档与保管管理制度

企业文件归档与保管管理制度一、适用范围与场景说明本制度适用于企业各部门（包括行政部、人力资源部、财务部、业务部等）在经营管理活动中形成的具有保存价值的各类文件，涵盖纸质文件、电子文件及声像资料等。具体场景包括：年度工作总结、会议纪要、合同协议、人事档案、财务凭证、项目资料、客户信息、内部制度文件等。通过规范文件归档与保管流程，保证文件完整性、安全性及可追溯性，为企业运营、决策支持及合规审计提供依据。二、文件归档与保管全流程操作指引（一）文件形成与初步整理责任主体：文件形成部门或岗位（如业务部门的项目经办人、行政部的会议组织人）。操作步骤：文件形成后，经办人需对文件内容进行自查，保证信息准确、格式规范（如文字清晰、印章齐全、电子文件无病毒）；按文件类型（如合同、报告、通知等）进行初步分类，去除无关材料（如草稿、重复打印件），保留最终版本；涉密文件需标注密级（如“内部专用”“秘密”），并单独存放。（二）部门归档提交责任主体：各部门负责人或指定档案联络人。操作步骤：每月/每季度末（具体周期由企业自行确定，建议季度末），部门联络人汇总本阶段需归档文件，填写《文件归档登记表》（详见模板一）；将纸质文件按顺序整理（如按时间或重要程度排序），电子文件刻录光盘或至指定档案管理系统；经部门负责人审核签字后，在规定时限内（如次月5日前）将纸质文件移交至档案室，电子文件同步提交至档案管理员。（三）档案室接收与审核责任主体：档案管理员。操作步骤：接收文件时，核对《文件归档登记表》与实际文件数量、内容是否一致，检查文件完整性（如无缺页、破损）；对不符合要求的文件（如信息不全、未签字），退回原部门补充完善，并在登记表上注明退回原因；审核通过后，在《文件归档登记表》上签字确认，一联留存档案室，一联退回原部门备查。（四）分类编号与编目责任主体：档案管理员。操作步骤：按照企业《文件分类编码规则》（详见模板二）对文件进行分类编号，编号需唯一且便于检索（示例：Z-01-2024-001，其中“Z”代表综合类，“01”代表制度文件，“2024”为年份，“001”为流水号）；为每份文件编制档案目录，包含文件名称、编号、形成部门、日期、页数、密级、保管期限等信息；将目录录入档案管理系统，实现电子化检索；纸质目录与电子目录同步更新，保证一致。（五）入库保管责任主体：档案管理员。操作步骤：纸质文件：采用统一规格的档案盒装订，盒面标注档案编号、名称、年度及保管期限，按编号顺序存入档案柜；档案柜张贴分类标签，存放环境需防潮、防火、防虫、防盗（如配备温湿度计、灭火器）；电子文件：存储于企业指定的服务器或云盘，定期（每月）进行备份，备份数据异地保存（如另一办公地点），防止数据丢失；特殊文件：涉密文件存放于带锁保密柜，由专人管理；声像资料（如照片、录音）需标注拍摄时间、内容、拍摄者，并刻录成光盘备份。（六）借阅与利用责任主体：借阅人、档案管理员、审批人（部门负责人及以上）。操作步骤：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板三），注明文件名称、编号、借阅用途、借阅期限（一般不超过15天），经部门负责人审批后提交档案室；档案管理员核对审批手续，确认无误后办理借阅（涉密文件需经分管领导审批）；借阅人需在指定区域查阅文件，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得擅自复制（复制需经审批）；借阅期满后，借阅人需及时归还，档案管理员检查文件完整性，确认无误后在《文件借阅申请表》上记录归还日期。（七）到期鉴定与处置责任主体：档案管理员、鉴定小组（由行政部、法务部及相关部门负责人组成）。操作步骤：对达到保管期限的文件（如保管期限为10年的合同），每半年组织一次鉴定；鉴定小组根据文件价值（如历史价值、法律价值、参考价值）确定处置方式：仍有保存价值的办理延期手续，无保存价值的填写《文件销毁审批表》（详见模板四）；销毁文件需经分管领导批准，由两人以上监销，保证信息无法恢复（纸质文件碎纸处理，电子文件彻底删除）；销毁过程记录《文件销毁审批表》，监销人签字确认，档案留存备查。三、常用管理模板工具模板一：文件归档登记表序号文件名称文号形成部门形成日期页数密级保管期限归档人归档日期备注12024年度工作总结XZ-2024-001行政部2024-12-3115内部10年*明2025-01-052XX项目合同协议YW-2024-056业务部2024-11-208秘密20年*华2025-01-03模板二：文件分类编码规则表一级分类二级分类编码规则示例说明综合类制度文件Z-XX-YYYY-NNNZ：综合类；XX：二级分类（01制度、02通知）；YYYY：年份；NNN：流水号人力资源类人事档案R-03-YYYY-NNNR：人力资源类；03：人事档案；其他同上财务类凭证C-05-YYYY-NNNC：财务类；05：会计凭证；其他同上业务类项目资料Y-07-YYYY-NNNY：业务类；07：项目资料；其他同上模板三：文件借阅申请表借阅部门借阅人文件名称及编号借阅用途借阅期限审批人借阅日期归还日期备注业务部*磊YW-2024-056项目审计2025-01-10至2025-01-25*经理2025-01-08行政部*敏Z-01-2024-003制度修订2025-01-12至2025-01-27*主任2025-01-10模板四：文件销毁审批表文件名称及编号形成日期保管期限销毁理由部门负责人意见档案室意见分管领导意见销毁日期监销人销毁人2023年会议纪要（非密）2023-12-315年保管期满无保存价值同意同意同意2025-01-15*强*丽四、执行要点与风险提示（一）核心执行要点责任到人：明确文件形成部门、档案管理员及审批人的职责，避免推诿；规范流程：严格按照“形成-整理-归档-保管-借阅-处置”流程操作，保证每环节有记录、可追溯；动态管理：定期（每季度）检查档案保管情况，及时更新目录、备份电子文件，保证档案安全；培训宣贯：每年组织档案管理培训，使员工熟悉制度要求，提升文件规范意识。（二）常见风险与应对文件丢失或损坏：档案室需配备安防设施（监控、报警器），纸质文件定期除尘，电子文件多重备份；借阅超期或违规：建立借阅提醒机制（如到期前3天通知），对违规借阅行为纳入绩效考核；分类编码混乱：严