供应商信息档案管理标准化模板

供应商信息档案管理标准化模板一、适用场景说明二、标准化操作流程步骤1：档案发起与信息采集操作内容：当企业有新供应商合作需求时，由采购部门发起《供应商信息档案建立申请》，明确供应商类型（如原材料供应商、服务供应商、战略供应商等）及合作项目。采购专员*通过供应商自评问卷、企业官网、官方资质平台等渠道，采集供应商基础信息及资质文件，保证信息来源可靠。责任角色：采购专员（信息采集）、供应商对接人（信息提供）。输出成果：《供应商信息采集表》及资质文件扫描件（PDF格式）。步骤2：信息审核与校验操作内容：采购专员完成信息采集后，提交至部门审核人员进行初审，重点核对信息的完整性（如是否填写统一社会信用代码、联系人、联系方式等必填项）及初步合规性（如资质证书是否在有效期内）。初审通过后，由法务部门及质量管理部门联合复审：法务审核供应商资质合法性（如营业执照、行业许可证等），质量部门审核生产/服务能力相关资质（如ISO体系认证、产品检测报告等）。责任角色：审核人员（初审）、法务部门（合规复审）、质量管理部门*（能力复审）。输出成果：《供应商信息审核记录表》，明确审核结论（通过/不通过/补充材料）。步骤3：档案分类与归档操作内容：审核通过后，采购专员*将供应商信息按“供应商类型+合作行业”进行分类（如“原材料供应商-电子元件”“服务供应商-物流运输”），并分配唯一档案编号（规则：公司简称-年份-类型序号，如“ABC-2024-001”）。将《供应商信息采集表》、审核记录、资质文件等资料整理归档，电子版至企业供应链管理系统，纸质版存入档案柜（标注档案编号及供应商名称）。责任角色：采购专员（分类归档）、档案管理员（系统录入与纸质档案管理）。输出成果：供应商正式档案（电子+纸质），可在系统中通过档案编号快速检索。步骤4：动态维护与更新操作内容：当供应商发生关键信息变更（如联系人调整、地址迁移、资质证书续期、银行账户变更等）时，由供应商对接人*提前15个工作日提交《供应商信息变更申请》，并附相关证明文件（如新营业执照、续期证书等）。采购专员*收到申请后，参照步骤2完成变更信息审核，审核通过后更新档案内容，并在系统中标记“最近更新日期”。每年12月，由采购部门组织对供应商档案进行全面复核，重点检查资质文件有效期、合作项目一致性等，形成《年度档案复核报告》。责任角色：供应商对接人（发起变更）、采购专员（变更审核与更新）、采购部门负责人*（年度复核统筹）。输出成果：更新后的供应商档案、《年度档案复核报告》。步骤5：档案使用与终止操作内容：采购、财务、审计等部门因工作需要查阅供应商档案时，需提交《档案查阅申请》，经部门负责人审批后，由档案管理员*提供查阅权限（电子档限在线查看，纸质档限现场查阅并记录查阅人、时间、用途）。当供应商合作终止（如合同到期未续签、绩效不达标终止合作等），采购专员*在系统中标记“档案状态”为“终止合作”，并记录终止原因及日期，档案按“终止供应商”分类保存（保存期限不少于合作结束后3年）。责任角色：查阅申请人（申请审批）、档案管理员（权限提供与记录）、采购专员（状态更新）。输出成果：《档案查阅记录表》、《供应商合作终止登记表》。三、档案信息模板结构（一）供应商基础信息表字段名称填写要求示例档案编号系统自动，不可修改ABC-2024-001供应商全称与营业执照一致XX科技有限公司统一社会信用代码18位信用代码91110108XXXXXXXXXX注册地址详细至省市区街道门牌号北京市海淀区XX路1号经营范围以营业执照为准研发、生产、销售电子元件成立日期YYYY-MM-DD2015-03-15注册资本币种+金额（如：人民币1000万元）人民币1000万元法定代表人与营业执照一致张*合作联系人姓名、职位、手机号、邮箱李*（采购经理）XXXX8888开户银行及账号用于结算的银行信息工商银行北京分行XX支行6222XXXXXXXXXXX供应商类型单选：原材料/服务/设备/战略/其他原材料供应商所属行业按国家标准行业分类填写计算机、通信和其他电子设备制造业（二）供应商资质文件表文件名称证书编号/有效期归档状态（有/无）备注（如发证机构）营业执照统一社会信用代码，有效期至2026-12-31有市场监督管理局颁发ISO9001质量管理体系认证ISO9001-2015，有效期至2025-08-20有中国质量认证中心行业生产许可证XK01-002-5，有效期至2027-05-10有工业和信息化部颁发产品检测报告编号：QT2023-088，出具日期2023-09-15有国家电子电器产品检测中心环境评估批复文号：环审〔2023〕XX号，有效期至2028-03-01有生态环境局颁发（三）供应商合作记录表合作项目名称合同编号合作开始日期合作结束日期累计合作金额（万元）合同履行情况备注电子元件采购（2024年度）CG20240012024-01-012024-12-31500按时交付，质量达标季度供货，共4批物流运输服务WL20230052023-06-012024-05-31120无延迟年度框架协议（四）供应商评估反馈表评估维度评估指标得分（1-5分）评估人评估日期改进建议质量控制产品合格率、质量响应速度4质量专员*2024-01-15提升批次抽检比例至30%交付能力准时交货率、订单满足率5采购专员*2024-01-15保持当前水平服务配合度沟通效率、问题解决及时性3客户经理*2024-01-15指定专属对接人综合评分（各维度得分×权重）总和4.2采购经理*2024-01-20-四、关键管理要点信息准确性保障：供应商提供的所有信息必须真实、有效，发觉虚假信息立即终止合作并纳入企业供应商黑名单；采购专员对采集信息负初审责任，审核人员对复审结果负责，保证“谁采集、谁负责，谁审核、谁担责”。动态更新机制：资质文件到期前1个月，采购专员需主动提醒供应商续期，未按时续期且未提供说明的，暂停合作资格；关键信息变更（如银行账户、法定代表人）未及时报备导致企业损失的，由供应商对接人承担相应责任。保密与权限管理：供应商档案信息涉及商业秘密，仅采购、财务、审计等相关部门因工作需要可查阅，严禁泄露给第三方；档案管理员*需定期检查查阅记录，对违规操作严肃处理。档案完整性要求：供应商档案必须包含基础信息表、资质文件表、合作记