项目管理团队会议记录与决策执行表

适用场景与核心价值在项目推进过程中，团队会议是同步信息、解决问题、明确方向的关键环节。本工具模板适用于项目管理中的各类会议场景，如项目启动会、周例会、阶段评审会、风险应对会等，核心价值在于：通过结构化记录保证会议内容不遗漏，明确决策事项与执行责任，推动会议成果落地，同时为项目复盘提供数据支撑。全流程操作指南一、会前准备：明确会议目标与框架确定会议必要性：根据项目阶段（如启动、执行、收尾）或突发问题（如风险、变更），确认是否需要召开会议，避免无效沟通。制定会议议程：明确会议主题、核心议题（如进度汇报、风险讨论、决策事项）、预计时长，提前至少1天发送给参会人员，保证大家提前准备。确认参会人员：邀请项目负责人、核心成员、相关干系人（如客户代表、部门负责人），保证决策相关方均在场。准备会议材料：收集项目进度报告、风险清单、数据报表等，提前共享给参会人，减少现场重复说明时间。二、会中记录：聚焦关键信息与行动项记录基础信息：准确填写会议名称、日期、时间、地点（线上/线下）、主持人、记录人，以及缺席人员及原因。逐项跟踪议程：按照会议议程顺序，记录每个议题的讨论要点：进度汇报：标注已完成任务、未完成任务及滞后原因（如资源不足、需求变更）；问题讨论：记录争议焦点、各方观点，最终达成一致的结论；决策事项：明确决策内容（如“批准需求变更方案”“调整项目里程碑”）、决策依据（如“客户要求”“风险评估结果”）。细化执行任务：对决策事项拆解为具体执行任务，明确：任务描述：清晰说明“做什么”（如“完成技术方案设计”）；负责人：指定唯一责任人（避免多人负责导致推诿），用“*姓名”代替；协同人：提供支持的人员或部门；截止时间：设定具体日期（如“2024年X月X日17:00前”），避免模糊表述（如“尽快”）；交付物：明确任务成果（如“设计方案文档”“测试报告”）。确认下一步计划：记录下次会议时间（如有）、需提前准备的议题，以及本次会议待办事项的跟踪机制（如“每日站会同步进度”）。三、会后整理与分发：保证信息同步整理会议记录：会后2小时内完成记录整理，核对任务负责人、截止时间等关键信息，保证准确无误。审核与分发：由主持人审核记录内容，确认无误后，在24小时内发送给所有参会人员及相关干系人，抄送项目存档负责人。跟踪执行进度：通过项目管理工具（如甘特图、任务看板）或定期（如每日/每周）更新任务状态，标记“进行中”“已完成”“延期”等，并在下次会议中优先review延期任务。模板表格示例项目管理团队会议记录与决策执行表会议基本信息会议名称XX项目需求评审会日期2024年X月X日时间14:00-16:00地点3号会议室（线上会议：XXX）主持人*张经理记录人*李秘书参会人员张经理、李工、王专员、赵客户代表、*孙财务缺席人员及原因*刘开发（因客户现场紧急需求处理）会议议程与讨论记录议题1：当前进度汇报李工：已完成原型设计80%，因UI资源紧张，剩余20%需2个工作日完成；王专员：测试环境已搭建完毕，等待开发提测。议题2：客户提出的新需求赵客户代表：希望增加“数据导出Excel”功能，优先级为“高”；讨论：张经理评估需增加3天开发时间，*孙财务确认预算可覆盖；决策：同意新增需求，调整项目里程碑（原定X月X日上线顺延至X月X日）。议题3：项目风险预警李工：第三方接口对接存在不确定性，需提前准备备选方案；决策：由李工负责2日内完成备选方案设计，*王专员协调测试资源同步介入验证。决策执行任务清单序号任务描述1完成“数据导出Excel”功能开发与单元测试2制定第三方接口备选方案3更新项目计划书，调整里程碑时间下次会议安排时间2024年X月X日10:00议题1.备选方案评审；2.新功能开发进度同步使用关键提示记录客观性：避免在记录中掺杂个人观点，仅客观呈现讨论过程、决策结果及执行任务，保证信息中立可追溯。任务可执行性：执行任务需遵循“SMART”原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性），避免模糊或无法落地的描述。责任到人：每个任务仅指定一名负责人，若需多人协作，明确“主责”与“协同”角色，避免责任分散。及时更新：任务状态需根据实际进展动态更新，若出现延期，需在记录中说明原因及调整后的计划