合同审批流程电子化管理系统工具

合同审批流程电子化管理系统工具指南一、适用业务场景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织内部合同审批的电子化管理，具体场景包括：常规合同审批：如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等标准化合同的发起、流转与审批，替代传统纸质签字流程，实现线上化操作。跨部门协同审批：涉及多部门（如采购部、法务部、财务部、业务部）的合同审批，通过系统自动推送任务至对应审批人，保证流程衔接顺畅。远程移动审批：支持审批人通过电脑端、移动端（如企业钉钉集成）随时查看合同详情并签署意见，解决异地办公或外出时的审批效率问题。合同全生命周期管理：从合同发起、审批、签订、归档到履约跟踪，系统可记录各节点状态，便于后续查询、审计及统计分析。二、系统操作流程详解（一）步骤一：发起审批申请操作主体：合同经办人（如业务专员*）操作内容：准备材料：收集合同必备附件，包括但不限于：合作方主体资格证明（如营业执照复印件）、合同草案（需明确双方权利义务、金额、履行期限等关键条款）、相关支撑文件（如需求说明、报价单、会议纪要等）。登录系统：通过企业统一身份认证登录合同审批电子化管理系统，进入“合同发起”模块。填写申请信息：基础信息：合同名称（需规范，如“XX公司2024年度办公设备采购合同”）、合同类型（下拉选择采购/销售/服务等）、合同金额（大写+小写）、签订方信息（甲方、乙方全称及统一社会信用代码）、合同期限（起始至截止日期）。审批流程：根据企业预设规则选择审批路径（如“经办人→部门负责人→法务专员→财务负责人→总经理”），或根据合同金额/类型自定义流程（如金额超50万元需增加分管领导审批）。附件：“添加附件”按钮，准备好的合同草案及支撑文件，保证附件清晰、完整（单个附件不超过10MB，支持PDF/Word/Excel格式）。提交申请：确认信息无误后，“提交”按钮，系统自动将审批任务推送给下一节点审批人（部门负责人*），并通过站内信、短信或企业提醒审批人。（二）步骤二：部门审核操作主体：部门负责人（如销售部经理）操作内容：接收审批任务：登录系统后，在“待办事项”模块查看来自经办人*的合同审批申请，进入合同详情页。审查合同内容：重点审核合同的业务合理性、条款完整性是否符合部门职责，例如：销售合同需核查客户资质、价格是否符合公司定价政策、交货周期是否满足需求；采购合同需核对供应商报价是否合规、采购物品是否在预算范围内。签署审核意见：若审核通过，“同意”，系统自动流转至下一节点（法务专员*）；若需修改，“退回”，填写具体修改意见（如“合同付款条款需明确分期节点，请补充”），经办人*将收到退回通知，修改后重新提交；若审核不通过，“驳回”，说明驳回原因（如“合作方信用记录不良，不建议签约”），流程终止，经办人*需调整方案后重新发起。（三）步骤三：法务合规审核操作主体：法务专员*操作内容：接收并审查合同：从“待办事项”获取审批任务，重点审核合同的法律合规性，包括：条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规；约定是否明确（如违约责任、争议解决方式、知识产权归属等）；是否存在法律风险（如格式条款无效、授权主体不明等）。出具法律意见：合规无问题：“同意”，流转至财务负责人*；存在风险：“退回”，标注具体法律风险点及修改建议（如“争议解决约定为‘诉讼’需明确管辖法院，建议改为‘甲方所在地有管辖权的人民法院’”）；涉及重大复杂合同：可发起“会签”，邀请其他法务同事或外部律师共同审核，汇总意见后反馈。（四）步骤四：财务审核操作主体：财务负责人*操作内容：审核财务条款：重点核查合同涉及的财务数据及资金安排，包括：合同金额是否与预算匹配，超预算合同是否履行预算调整流程；付款方式、进度、比例是否符合公司财务制度（如“预付款不超过合同金额30%”）；发票类型（如增值税专用发票）、开票时间、税务责任等约定是否清晰。签署财务意见：财务条款合规：“同意”，流转至最终审批人（总经理*）；财务条款需调整：“退回”，明确修改要求（如“付款节点需与项目里程碑挂钩，建议将第二笔付款比例从40%调整为30%”）；存在资金风险：“否决”，说明理由（如“合作方存在大额逾期应收款，建议追加担保措施”），流程终止。（五）步骤五：最终审批操作主体：总经理（或分管领导，根据企业权限配置）操作内容：综合决策：基于前序各环节审核意见，从公司战略、业务价值、风险控制等维度对合同进行最终把关。签署审批结果：审批通过：“同意”，系统自动“合同审批通过通知”，同步至经办人、法务专员及相关部门，并触发合同用印流程；审批不通过：“驳回”，说明核心原因（如“合作报价高于市场平均水平，需重新谈判”），流程终止，经办人*需调整后重新发起。（六）步骤六：合同用印与归档操作主体：行政专员（用印管理）、法务专员（归档管理）操作内容：用印申请：经办人*收到审批通过通知后，登录系统提交“合同用印申请”，最终版合同（需所有审批人确认签字版），选择用印类型（公章/合同章/法人章），注明用印份数（如“一式三份，甲乙双方各执一份，公司存档一份”）。用印审批与执行：行政专员*审核用印申请与审批流程一致性，通过后安排用印，用印完成后扫描“已用印合同PDF版”，至系统附件。电子归档：法务专员*将已用印合同、审批记录、附件等资料整理归档，系统自动唯一“合同编号”（规则：年份+部门简称+合同类型序号，如“2024-CG-001”），更新合同台账状态为“已归档”。三、常用模板参考（一）合同审批申请表（系统内置表单）字段类型填写内容说明合同名称�体现核心业务+合作方+类型，如“XX科技有限公司软件开发服务合同”合同类型下拉选择：采购/销售/服务/租赁/借款/其他合同金额（大写）中文大写，如“人民币壹佰万元整”，不得涂改甲方信息全称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话（系统自动关联企业主体信息）乙方信息全称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话（需手动填写，与合作方提供的材料一致）合同期限起始日期：YYYY-MM-DD；截止日期：YYYY-MM-DD审批流程系统根据预设规则自动，可手动调整（需权限）附件清单列出文件名称及类型，如“合同草案_V1.0.pdf”“报价单_20240301.xlsx”经办人意见简述合同背景及核心需求，如“为满足XX项目开发需求，与XX公司签订软件开发服务合同”（二）审批意见表（系统自动）审批节点审批人意见类型意见内容审批时间审批状态部门审核销售部经理*同意业务条款符合部门年度规划，同意提交法务审核2024-03-0110:00已完成法务审核法务专员*退回第5.3条争议解决方式未明确管辖法院，建议修改为“甲方所在地有管辖权的人民法院”2024-03-0114:30已完成财务审核财务负责人*同意付款节点与项目里程碑匹配，预算在可控范围内2024-03-0209:15已完成最终审批总经理*同意同意签约，请按流程办理用印2024-03-0216:45已完成（三）合同登记台账（系统自动更新）合同编号合同名称合同类型签订方合同金额（元）审批状态归档日期负责人2024-CG-001办公设备采购合同采购XX商贸公司158,000.00已归档2024-03-05行政专员*2024-XS-002软件系统销售合同销售XX科技有限公司2,350,000.00审批中-销售专员*四、使用关键提示（一）材料完整性要求发起审批前，需保证合同草案及附件齐全，必备材料包括：合作方主体资格证明（复印件加盖公章）、合同文本（需经办人*签字确认）、相关业务依据（如立项审批单、预算批复单等），材料缺失将导致审批流程无法启动。（二）审批时限管理系统默认设置各节点审批时限：部门审核1个工作日、法务审核2个工作日、财务审核1个工作日、最终审批3个工作日（特殊合同可调整）。超时未审批的，系统将自动提醒审批人，若仍无操作，可升级提醒至其上级领导。（三）信息准确性保障合同填写信息（如签订方名称、金额、日期）需与附件材料完全一致，避免因信息错误导致合同无效或后续履约纠纷。系统支持“草稿箱”功能，经办人*可暂存未完成的申请，反复核对后再提交。（四）操作权限规范经办人*：仅可发起、查看、修改/撤回自己提交的合同申请；审批人*：仅可查看、审批自己权限节点内的合同，无法查看其他节点信息（除最终审批人可查看全流程）；管理员：负责维护审批流程模板、分配用户权限、导出统计数据，保证系统合规运行。（五）数据安全与备份系统采用加密存储技术保护合同数据，支持操作日志追溯（记录谁在何时进行了何种操作），