采购管理供应商信息及资质审核表

采购管理供应商信息及资质审核表工具指南一、应用场景与价值在采购管理活动中，供应商作为供应链的核心环节，其资质与信息的合规性直接影响采购质量、成本控制及企业运营风险。本工具适用于以下场景：新供应商准入：首次合作前对供应商主体资格、专业能力及资质合规性进行全面核查，保证其满足采购需求及行业标准。现有供应商年度复审：对合作中的供应商进行定期资质更新与履约能力评估，及时发觉潜在风险（如资质过期、经营异常等）。专项采购项目审核：针对高价值、高风险或特殊品类采购（如医疗器械、特种设备等），强化供应商资质专项审查，保证项目合规性。通过标准化审核流程，可系统化梳理供应商信息，降低因资质问题导致的合作风险，为采购决策提供客观依据，保障采购活动的合法性与规范性。二、操作流程详解第一步：基础信息采集由采购部门向供应商发放《供应商信息登记表》，要求其完整填写以下核心信息：企业基本信息：名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册资本、注册地址、经营范围、成立时间；联系信息：联系人（经理）、联系方式（）、电子邮箱（*）；主营业务：核心产品/服务清单、年营业额、主要客户案例（近3年）；体系认证：是否通过ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系等行业相关认证。第二步：资质文件审核供应商需提供以下资质文件原件或加盖公章的复印件，采购部门逐项核对真实性及有效性：主体资格文件：营业执照（需在有效期内，且经营范围涵盖采购品类）、组织机构代码证；行业许可文件：根据采购品类要求提供特殊资质（如食品行业需《食品经营许可证》，建筑行业需《安全生产许可证》）；质量与合规文件：产品检测报告（近1年，由第三方权威机构出具）、质量体系认证证书、环保达标证明；财务与履约文件：近2年经审计的财务报表（资产负债表、利润表）、无重大违法记录声明（加盖公章）、银行资信证明（A级及以上优先）。第三步：现场考察（必要时）对高价值或关键品类供应商，组织跨部门考察小组（含采购、质量、技术部门）进行现场核查，重点检查：生产/经营场所与登记信息是否一致；生产设备、工艺流程是否满足技术要求；质量控制流程（如原材料检验、成品检测）是否规范；库存管理、物流配送能力是否匹配采购需求。第四步：综合评审与分级根据信息采集、文件审核及现场考察结果，填写《供应商综合评审表》，从以下维度进行评分（总分100分）：资质合规性（30分）：文件齐全性、有效性、与采购品类匹配度；履约能力（40分）：生产规模、技术水平、财务状况、客户案例；服务保障（20分）：售后响应速度、质量异议处理机制；合作意愿（10分：配合度、长期合作意向。根据评分结果将供应商分为三级：A级（≥90分）：优先合作，纳入《合格供应商名录》；B级（70-89分）：有条件合作，针对不足项要求整改后复审；C级（<70分）：暂不合作，需整改后重新申请。第五步：结果反馈与归档向供应商反馈审核结果，A级供应商发放《合作通知书》，B级供应商明确整改要求及期限；整理审核过程中的所有资料（信息登记表、资质文件、考察记录、评审表），形成《供应商档案》，按“一供应商一档”原则归档保存，保存期限不少于合作结束后3年。三、审核表模板结构（一）供应商基本信息表序号项目名称填写内容审核人审核状态（√）1企业全称□合格□不合格2统一社会信用代码□合格□不合格3法定代表人□合格□不合格4注册资本（万元）□合格□不合格5注册地址□合格□不合格6经营范围□合格□不合格7联系人*经理□合格□不合格8联系方式*□合格□不合格9主营产品/服务□合格□不合格10近3年主要客户案例（至少3例，含合作时间、项目名称）□合格□不合格（二）资质文件审核表序号资质名称证书编号发证机关有效期至审核要点审核结果（√）附件说明1营业执照市场监督管理局范围涵盖采购品类，未过期□合格□不合格2行业专项许可证（如适用）行业主管部门在有效期内，许可范围匹配□合格□不合格3ISO9001认证证书认证机构在有效期内，认证范围覆盖产品□合格□不合格4产品检测报告第三方检测机构近1年，检测项目符合标准□合格□不合格5无重大违法声明供应商出具加盖公章，内容真实完整□合格□不合格（三）综合评审表评审维度评分标准（总分100分）得分备注（如优势/不足）资质合规性文件齐全性10分，有效性10分，匹配度10分履约能力生产规模10分，技术水平10分，财务状况10分，客户案例10分服务保障售后响应10分，异议处理10分合作意愿配合度5分，长期合作意向5分总分评审等级□A级（≥90分）□B级（70-89分）□C级（<70分）评审小组意见（采购部经理、质量部主管、技术部*工程师签字）四、使用要点提示资质真实性核查：对营业执照、认证证书等关键文件，需通过“国家企业信用信息公示系统”或官方渠道验证真伪，避免虚假资质风险。动态管理机制：对已准入供应商，每年度末需重新审核资质（如营业执照有效期、认证证书状态），保证信息持续有效。跨部门协作：审核过程需联合质量、技术、财务等部门共同参与，避免单一部门决策导致的风险遗漏（如技术部门评估生产能力，财务部门分析财务状况）。整改闭环管理：对B级供应商的不合格项，需明确整改措施及时限（如“补充2023年产品检测报告，15日内提交”），整改后需重新审核