供应链管理与采购操作手册

供应链管理与采购操作手册一、手册适用范围与典型应用场景本手册适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业等）的供应链管理部门及采购相关人员，旨在规范采购全流程操作，提升供应链协同效率。典型应用场景包括：生产型企业原材料、零部件采购；零售型企业商品补货与供应商管理；项目型企业设备、物资采购；日常办公用品及服务类采购（如物流、咨询等）。二、采购全流程操作指引采购操作需遵循“需求导向、合规优先、成本可控”原则，分为需求提报、供应商选择、订单执行、验收付款、供应商管理五个核心阶段，具体步骤（一）需求提报与审批需求发起需求部门（如生产部、销售部、行政部）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望到货日期、预算金额及技术参数（如有）。示例：生产部因新增生产线需采购“型号A工业10台，额定负载150kg，需在30日内到货，预算总额500万元”。部门审核需求部门负责人审核需求的合理性（如必要性、数量匹配度）及预算准确性，签字确认后提交采购部门。采购复核采购部门核对《采购需求申请表》，重点检查：需求是否与现有库存冲突（可通过ERP系统查询）；技术参数是否明确，避免模糊描述（如“优质钢材”需明确材质标准）；到货日期是否可执行（结合供应商产能及物流周期）。复核通过后，提交财务部门会签。财务与分级审批财务部门审核预算是否符合公司财务制度（如是否超年度预算、是否需专项审批）；根据采购金额分级审批（示例：10万元以下由采购总监审批，10万-100万元由分管副总审批，100万元以上由总经理审批）；审批通过后，采购部门正式启动采购流程。（二）供应商选择与谈判供应商寻源根据采购需求，通过以下渠道筛选潜在供应商：企业合格供应商名录（优先选择历史合作良好供应商）；行业展会、专业平台（如中国供应链资源网）公开招募；同行推荐（需核实资质）；直接联系生产厂家（针对标准化大宗物资）。资质审查采购部门要求供应商提供以下资料（复印件需加盖公章）：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）；相关行业资质（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据物资特性要求）；近三年类似业绩合同（至少2份，可附客户评价）；企业基本情况说明（产能、技术团队、售后服务体系等）。资质审查不合格者直接淘汰。供应商评估与比价对资质合格的供应商，从“价格、质量、交付、服务、合作稳定性”五个维度进行综合评分（示例：总分100分，价格占30%、质量占25%、交付占20%、服务占15%、合作稳定性占10%）；邀请至少3家合格供应商报价（紧急采购或独家物资除外），报价需包含运费、税费等全部费用；组织技术部门、使用部门、财务部门联合召开供应商评审会，确定候选供应商（优先选择综合评分最高者，若价格差异大需说明理由）。商务谈判与候选供应商就价格、付款方式、交货周期、违约责任、售后服务等条款进行谈判；谈判结果形成《商务谈判记录》，双方确认签字。（三）采购订单执行订单采购部门根据审批结果及谈判条款，在ERP系统中创建《采购订单》（PO），明确：订单编号、供应商信息、物料/服务名称规格、数量、单价、总价、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准、违约条款等；示例：“供应商为机械有限公司，订单号PO202405001，物料A10台，单价48万元，总价480万元，交货地点为市区工厂，交货日期2024年6月30日前，付款方式为验收合格后30天付全款”。订单审批与下达《采购订单》需经采购经理、财务负责人、分管领导审批（审批权限同需求提报）；审批通过后，将加盖公章的订单扫描件发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章回传）。订单跟踪采购专员每周跟踪订单执行进度，重点确认：供应商是否已排产（针对定制化物资）；生产/备货进度是否符合计划；物流运输安排（如海运、空运或陆运，需提前获取运单号）；若出现延迟风险（如供应商产能不足、物流拥堵），需及时协调供应商调整计划，并通知需求部门，必要时启动备选供应商方案。（四）验收与付款到货准备供应商发货后，将发货通知单（含物流单号、货物清单、预计到货时间）发送给采购部门；采购部门提前通知需求部门、仓库部门准备验收（如安排验收人员、准备检测工具）。入库验收货物到货后，仓库部门核对实物与《采购订单》《发货通知单》是否一致（数量、型号、外包装完好度）；需求部门、采购部门联合进行质量验收：标准化物资：查验合格证、检测报告，抽检或全检规格参数；定制化物资：按技术图纸或合同约定的标准验收，必要时可邀请第三方机构检测；验收合格后，填写《入库验收单》，由仓库员、需求部门验收人、采购专员签字确认；验收不合格（如数量不符、质量不达标），当场拍照记录，填写《不合格品处理单》，通知供应商在3个工作日内提出处理方案（退货、换货或折价），并跟踪处理结果。发票审核与付款供应商在货物验收合格后10个工作日内，开具合法合规增值税发票（发票内容需与订单、验收单一致）；采购部门核对发票信息（抬头、税号、金额、税率等），财务部门审核发票真伪及入账手续；审核通过后，财务部门按合同约定付款方式安排付款（如银行转账），并保留付款凭证。（五）供应商关系管理供应商分类分级根据供应商的年度采购金额、合作重要性、绩效评分，将供应商分为战略供应商（长期合作、核心物资）、重点供应商（采购金额大、合作稳定）、普通供应商（零星采购、备用）和淘汰供应商（绩效差或违约）；不同级别供应商采取差异化管理办法（如战略供应商定期召开业务回顾会，普通供应商简化考核流程）。绩效评估每年12月对供应商进行年度绩效评估，评估指标包括：质量指标：批次合格率、退货率（权重30%）；交付指标：准时交货率、订单满足率（权重25%）；服务指标：问题响应速度、解决方案满意度（权重20%）；成本指标：价格稳定性、降本配合度（权重15%）；合规指标：合同履约率、资质有效性（权重10%）；评估结果分为优秀（90分以上）、合格（70-89分）、待改进（60-69分）、不合格（60分以下），作为后续合作（如订单分配、续约）的重要依据。供应商优化对优秀供应商给予优先订单、付款周期优惠等奖励；对待改进供应商，发出《整改通知书》，要求30日内提交整改计划并跟踪落实；对连续两年不合格或发生重大违约（如提供假冒伪劣产品）的供应商，列入淘汰名录，终止合作。三、常用工具模板与填写说明模板1：采购需求申请表申请部门申请人申请日期物料/服务名称规格型号/服务内容单位需求数量预估单价（元）总预算（元）需求用途（可附页说明）期望到货日期技术参数/服务要求（可附页）附件清单（如技术图纸、报价单等）审批栏部门负责人签字：采购复核：财务会签：分管领导审批：日期：日期：日期：日期：填写说明：“规格型号/服务内容”需具体明确，避免模糊表述（如“办公用纸”需注明“A4复印纸，70g，白色，500张/包”）；“技术参数”可根据物资特性填写关键指标（如“工业重复定位精度±0.02mm”）；附件需齐全，保证需求可追溯。模板2：供应商评估评分表供应商名称评估日期评估人评估维度评分标准分值得分备注（如价格、质量等具体表现）价格低于市场平均价5%以上30与市场平均价持平20高于市场平均价5%以内10高于市场平均价5%以上0质量批次合格率100%，无投诉25批次合格率≥95%，投诉≤1次/年15批次合格率＜95%0交付准时交货率100%20准时交货率≥95%12准时交货率＜95%0服务24小时内响应问题，48小时内解决1524小时内响应，72小时内解决8响应超时0合作稳定性合作3年以上，无违约记录10合作1-3年，无违约记录5有违约记录0总分100模板3：入库验收单验收单编号采购订单号到货日期供应商名称物料名称规格型号单位应收数量实收数量验收项目标准要求实测结果是否合格备注（如抽检比例）外观无破损、无变形规格±0.5mm误差抽检10%功能符合技术参数全检验收结论□合格□不合格（不合格需注明原因：________________________）参验人员仓库员：需求部门：采购专员：签字：签字：签字：日期：四、操作关键点与风险规避需求管理避免紧急采购：需求部门应提前规划，至少提前15个工作日提交采购需求（定制化物资需提前30天）；防止过度采购：结合历史消耗数据及生产计划核定数量，避免库存积压（可设置安全库存预警）。供应商管理杜绝“单一依赖”：对关键物资，至少开发2家备选供应商，降低断供风险；资质动态更新：每季度核查供应商资质有效性（如营业执照年检、资质证书续期），过期未更新者暂停合作。合同与合规合同条款严谨：明确质量标准、交付时间、违约责任（如延迟交货按日收取货款0.1%违约金，质量问题无条件退换）；禁止“口头协议”：所有采购必须签订书面合同，金额5万元以上的合同需法务部门审核。验收与追溯验收过程留痕：