行政文件归档与保管管理模板

行政文件归档与保管管理模板一、适用情境与范围日常行政文件处理：如部门请示报告、会议纪要、通知公告、工作总结等；专项事务管理：如项目方案、合同协议、调研报告、审计材料等；年度/阶段性归档：如年度工作计划、财务决算、人事档案、固定资产资料等；交接与移交场景：如部门负责人变动、文件管理员交接、机构调整时的档案移交等。通过标准化流程，保证行政文件的完整性、安全性及可追溯性，为日常管理、决策支持及合规审计提供依据。二、标准化操作流程步骤1：文件收集——明确范围与责任收集范围：内部文件：各部门形成的正式发文（含红头文件、签报）、会议记录、工作计划与总结、请示批复等；外部文件：上级单位来文、平行单位函件、客户/供应商合同、部门通知等；特殊载体文件：电子文档（含扫描件、邮件往来）、照片、音视频资料（需标注说明文字）。责任分工：各部门指定专人（如部门文秘）作为文件收集责任人，于每月25日前完成本月文件初步整理；档案管理员于每月28日前对接各部门，核对文件清单，保证无遗漏。步骤2：文件分类——科学划分与标识分类原则：采用“年度-机构-问题”三级分类法，保证逻辑清晰、层级分明。分类标准：一级分类（年度）：以文件形成自然年度为单位，如“2024年度”；二级分类（机构）：按文件形成部门划分，如“综合管理部”“财务部”“市场部”；三级分类（问题）：按文件内容主题划分，如“综合类”含通知、会议纪要，“业务类”含项目方案、合同。分类标识：每类文件需标注统一代码，如“2024-综合-01”表示“2024年度综合管理部综合类第1盒”。步骤3：文件整理——规范整理与装订检查与排序：核对文件完整性（如签批手续是否齐全、页码是否连续），按时间顺序或逻辑关系排列；去除杂物：去除文件夹、大头针等金属物，对破损文件进行修补（如使用透明胶带粘贴裂缝）；装订成册：左侧装订，每册厚度不超过2cm，超过部分按“一问题一册”拆分；加装档案封面，注明文件名称、起止日期、页数、归档日期等。步骤4：文件编号——唯一标识与追溯编号规则：采用“年度-机构代码-问题代码-流水号”格式，例如“2024-ZH-01-001”（2024年、综合部代码ZH、综合类代码01、第1号）；机构与问题代码表（示例）：机构名称代码问题类别代码综合管理部ZH综合类01财务部CW财务类02市场部SC业务类03编号标注：在档案盒脊面及每份文件首页右上角用铅笔标注编号，保证清晰可见。步骤5：归档登记——信息记录与存档填写《文件归档登记表》（详见模板表格），逐项记录文件名称、文号/标题、形成部门、形成日期、页数、归档日期、保管期限、盒号、经手人等信息；登记完成后，档案管理员与部门负责人共同签字确认，保证信息准确无误。步骤6：入库保管——环境控制与安全防护存放要求：档案柜需统一编号，按“年度-机构-问题”顺序存放，标注清晰标识；电子档案需存储于专用服务器或加密移动硬盘，定期备份（每季度1次），备份介质与原件分地存放。环境管理：温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，避免阳光直射、潮湿或高温；配备消防器材（如二氧化碳灭火器）、温湿度计，定期检查（每月1次）并记录。步骤7：借阅管理——规范流程与责任追溯借阅审批：借阅人需填写《文件借阅登记表》，说明借阅事由、所需文件名称及借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人签字后提交档案管理员；借阅与归还：档案管理员核对信息后，当面交接文件，借阅人签字确认；归还时检查文件完整性，无涂改、损坏后归还登记。特殊文件管理：涉密或重要文件（如合同、审计报告）需经分管领导审批，借阅时全程由档案管理员陪同。步骤8：到期鉴定与销毁——合规处理与记录鉴定流程：保管期限届满前1个月，由档案管理员牵头，组织部门负责人、法务人员成立鉴定小组；对到期文件逐一鉴定，区分“继续保存”（如涉及重大历史事件或重要决策的文件）和“销毁”（如常规通知、临时性报告）。销毁执行：对需销毁文件，填写《文件销毁审批表》，经分管领导批准后，由2人以上监销，保证无法恢复（如碎纸处理）；销毁后监销人签字确认，《销毁审批表》存档备查。三、核心工具表单表1：文件分类目录表年度机构代码机构名称问题代码问题类别起止日期盒号保管期限备注2024ZH综合管理部01综合类2024-01-01至2024-12-31ZH01-0110年含会议纪要、通知2024CW财务部02财务类2024-01-01至2024-12-31CW02-0130年含年度决算、审计报告表2：文件归档登记表归档日期文件名称文号/标题形成部门形成日期页数盒号保管期限经手人检查人2024-12-30关于2025年春节放假的通知XZ〔2024〕015号综合管理部2024-12-252ZH01-0210年*小明*华2024-12-29Q4项目总结报告市场部〔2024〕08号市场部2024-12-2015SC03-055年*红*华表3：文件借阅登记表借阅日期文件名称文号/盒号借阅事由借阅部门借阅人借阅期限归还日期归还人经办人2024-12-31年度工作计划ZH01-03制定部门计划综合管理部*李2025-01-032025-01-02*李*华2024-12-30项目合同协议SC03-08合作方核对市场部*张2024-12-312024-12-30*张*华四、关键执行要点保密性要求：涉密文件需单独存放，设置密码权限，借阅需经分管领导审批，严禁擅自复制或外传；及时性原则：文件办结后1个月内完成归档，避免长期积压导致散失或损坏；规范性操作：编号、分类、登记等流程需严格遵循