机关单位档案管理细则范例

机关单位档案管理细则范例为规范机关档案管理工作，有效保护和利用档案资源，充分发挥档案在单位履职、历史传承中的重要作用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位工作实际，制定本档案管理细则。一、管理职责（一）档案管理部门职责档案管理部门（如办公室、档案科）统筹单位档案管理工作，负责制定完善档案管理制度、流程，指导各业务部门开展档案形成、积累工作；承担档案的接收、整理、保管、鉴定、统计及提供利用等日常管理；组织档案管理人员参加专业培训，提升业务能力；协调开展档案信息化建设，保障数字档案资源安全。（二）业务部门职责各业务部门是档案形成的责任主体，需指定专人（档案联络员）负责本部门文件材料的收集、整理及预归档工作，确保文件材料真实、完整、准确反映业务活动；在工作中同步形成、积累档案，避免“重业务、轻档案”现象；按规定时间向档案管理部门移交档案，移交前完成文件材料的分类、编号及基本整理。（三）档案管理人员职责档案管理人员需熟悉档案管理法规与业务规范，具备档案管理、信息技术等相关专业能力；严格执行档案管理制度，做好档案的接收、登记、保管、检索等工作；定期检查档案保管状况，发现霉变、破损等问题及时采取修复、抢救措施；保守档案机密，未经批准不得擅自提供、复制档案。二、档案收集（一）收集范围机关档案涵盖单位履职过程中形成的各类文件材料，包括但不限于：文书档案：党组（党委）会议、办公会议纪要，请示、批复、报告、通知等公文，工作计划、总结、调研报告等；业务档案：项目审批、执法检查、服务事项办理等业务活动中形成的文件、图表、音像资料；人事档案：干部任免、考核、奖惩、工资调整等材料（按人事管理规定单独保管）；财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等（按会计档案管理规定执行）；特殊载体档案：照片、录音、录像、实物、电子文件等，需同步收集相关说明材料。（二）收集要求1.及时性：业务部门在文件材料形成后，应于5个工作日内完成收集，年度归档材料于次年第一季度前完成预整理并移交；项目类档案在项目验收后3个月内移交。2.完整性：确保文件材料的发文稿、收文处理单、正文、附件及相关凭证齐全，如会议材料需包含通知、议程、签到表、纪要、领导讲话等全套材料。3.准确性：文件材料内容真实、字迹清晰（不得使用铅笔、圆珠笔书写），电子版与纸质版内容一致，特殊载体档案需标注拍摄时间、内容说明。（三）移交手续业务部门向档案管理部门移交档案时，需填写《档案移交清单》，列明档案名称、数量、保管期限、移交人、接收人等信息，双方签字确认后存档。电子档案移交需通过专用传输工具或介质，确保数据完整、可读。三、档案整理（一）分类与编号档案按“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（问题）”方式分类，具体结合单位实际确定。每份档案按分类方案编制档号，档号包含年度、机构（问题）代码、保管期限代码、案卷（件）序号，确保唯一性。（二）装订与编目1.装订：纸质档案以“件”为单位装订（单份文件为1件，多页文件需左侧装订），去除金属物，采用线装或无酸纸装订，保持文件平整。2.编目：为每件（卷）档案编制目录，包含档号、题名、责任者、日期、页数、备注等信息，建立《档案总目录》《分类目录》，并同步录入档案管理系统，实现电子检索。四、档案保管（一）保管条件档案库房应独立设置，远离潮湿、高温、易燃区域，配备恒温恒湿设备（温度14-24℃，相对湿度45%-60%）、防火（灭火器、烟感报警器）、防盗（门禁、监控）、防虫（防虫药、定期通风）、防光（遮光窗帘）等设施；档案柜具需为金属或木质无酸材质，档案装具整齐排列，留出通道便于检查。（二）保管期限档案保管期限分为永久、30年、10年，具体划分执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》：永久保管：涉及单位历史、重要决策、重大活动的档案，如机构沿革、年度总结、干部任免文件等；30年保管：一般性业务文件、合同协议、审计报告等；10年保管：临时性文件、会议记录（非重要）、工作简报等。（三）清点与检查档案管理部门每半年对档案进行一次清点，核对数量、档号与目录是否一致；每年开展一次全面检查，重点检查档案保管状况、系统数据准确性，发现霉变、破损档案及时修复，对电子档案进行有效性检测，确保可读可用。五、档案利用（一）利用方式档案利用包括查阅、借阅、复制、出具证明等，可通过档案管理系统在线检索（内部人员）、现场查阅（纸质档案）或申请复制（需审批）。（二）利用手续1.内部人员：因工作需要查阅档案，需填写《档案利用申请表》，经部门负责人审批后，在档案阅览室查阅；借阅档案需经档案管理部门负责人审批，借阅期限不超过15天，逾期需续借。2.外部人员：需持单位介绍信、身份证等有效证件，经单位分管领导审批后，在指定场所查阅，原则上不提供借阅，确需复制的需注明用途并加盖档案专用章。（三）利用要求利用者应爱护档案，不得涂改、圈划、折叠、抽换档案，不得将档案带出指定场所（借阅除外）；利用完毕后，档案管理人员需检查档案完整性，及时归档；对利用效果突出的案例（如解决历史遗留问题、支撑决策等），应记录反馈，优化档案服务。六、鉴定与销毁（一）鉴定小组成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案管理部门、业务部门及相关专业人员组成，每5年开展一次档案鉴定工作，对保管期满的档案进行价值评估。（二）鉴定与销毁程序1.鉴定：鉴定小组对照保管期限表，逐件（卷）审核档案价值，提出“继续保管”“销毁”意见，形成《档案鉴定意见书》。2.销毁：对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，列明档案名称、档号、数量、形成时间等，经单位主要领导审批后，由2名以上监销人监督销毁，销毁后监销人签字，清册及鉴定意见存档。七、信息化管理（一）数字档案建设逐步推进档案数字化，对永久、30年保管的纸质档案优先扫描，建立电子档案；电子文件形成时同步归档，确保元数据完整，采用PDF、TIFF等长期可读格式存储。（二）数字档案管理1.备份：电子档案实行“双套制”管理（纸质+电子），并定期进行异地、异质备份（如磁带、云存储），防止数据丢失。2.安全：档案管理系统设置访问权限，区分查阅、编辑、管理等角色，定期更新系统补丁，防范网络攻击；电子档案传输、存储加密，禁止在非涉密网络存储涉密档案。（三）系统维护指定专人负责档案管理系统的日常维护，定期检查数据完整性、系统运行状况，备份数据与系统日志，确保档案信息可追溯、可利用。八、监督与考核（一）监督检查档案管理部门定期对各业务部门档案工作进行检查，内容包括：文件材料收集完整性、移交及时性、档案整理规范性、利用制度执行情况等；每年开展一次档案工作专项检查，通报问题并督促整改。（二）考核与奖惩