2026年跨境营销策划公司财务档案保管与查阅管理制度

2026年跨境营销策划公司财务档案保管与查阅管理制度第一章总则第一条为规范公司财务档案的保管与查阅管理工作，保障财务档案的真实、完整、安全与可追溯性，提高财务档案利用效率，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规及公司财务管理相关制度，结合公司跨境营销业务经营实际，制定本制度。第二条本制度所称财务档案，是指公司在跨境营销业务开展、财务管理活动中形成的，具有保存价值的各种形式的会计资料及相关辅助资料，包括纸质档案和电子档案。第三条本制度适用于公司财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、复制、移交、销毁等全流程管理工作。公司各业务部门、项目组及全体员工均需遵守本制度相关规定，配合财务档案管理工作的开展。第四条财务档案管理遵循“统一管理、分级负责、安全保密、规范有序、便捷利用”的原则，确保财务档案管理工作合规高效，为公司经营决策、业务核查、审计监督等提供可靠依据。第五条本制度明确了财务档案保管与查阅的职责分工、保管范围与标准、保管流程、查阅流程、监督管理等核心内容，是公司开展财务档案管理工作的统一规范。第二章职责分工第六条财务部为财务档案保管与查阅的统筹管理部门，主要职责包括：制定财务档案管理细则；负责财务档案的收集、整理、归档、保管、移交、销毁等具体工作；建立健全财务档案管理台账，记录档案流转及使用情况；审核财务档案查阅、复制申请，规范查阅流程；定期对财务档案保管情况进行自查，排查安全隐患；负责电子财务档案的备份、加密、权限管理等工作。第七条财务部档案管理员为财务档案管理直接责任人，主要职责包括：具体落实财务档案的日常保管工作，确保档案存放有序、完好无损；严格执行财务档案查阅、复制流程，做好登记记录；及时更新财务档案管理台账，跟踪档案流转情况；定期对财务档案进行清点核对，确保账实相符；协助开展财务档案的鉴定、销毁等工作。第八条各业务部门负责人为所在部门相关财务档案提供与配合的第一责任人，主要职责包括：督促本部门人员及时将业务开展过程中形成的、与财务核算相关的资料（如合同协议、发票、费用凭证等）提交至财务部归档；配合财务部开展财务档案的核查、查阅等工作；对本部门人员查阅财务档案的行为进行监督管理。第九条公司行政部负责为财务档案保管提供场地及设施保障，主要职责包括：配备符合安全要求的档案保管场所及设备（如档案柜、防火、防潮、防盗、防磁设备等）；定期检查维护档案保管设施，确保档案保管环境安全达标；协助财务部做好财务档案保管过程中的安全防护工作。第十条公司审计部负责对财务档案保管与查阅工作进行监督审计，定期或不定期核查财务档案管理流程执行情况、档案保管的安全性与完整性、查阅流程的合规性，对发现的问题提出整改建议并督促落实。第三章保管范围与标准第十一条财务档案保管范围涵盖公司所有与财务管理相关的资料，具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证（发票、收据、费用报销单、银行回单、海关报关单、国际结算凭证等）、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿；（三）财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告（资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注）、财务分析报告、审计报告、税务申报报告等；（四）合同协议类：与跨境营销业务相关的采购合同、销售合同、服务协议、合作协议等，及对应的履约结算资料；（五）资金管理类：银行开户资料、银行对账资料、备用金借支与核销相关资料、资金预算资料等；（六）税务管理类：税务登记证、纳税申报表、税收优惠备案资料、发票领购及使用登记资料等；（七）电子财务档案类：存储于公司指定云平台或服务器的电子会计凭证、电子账簿、电子财务报告等，及对应的备份资料；（八）其他类：与财务管理相关的政策文件、规章制度、请示批复、审计检查资料等。第十二条财务档案保管标准：（一）归档标准：财务档案需按类别、年度、月份进行分类整理，装订整齐、编号规范，纸质档案需填写档案封面及卷内目录，明确档案名称、年度、月份、卷号、保管期限、归档人等信息；电子档案需按统一格式命名，分类建立文件夹存储，确保检索便捷。（二）保管环境标准：档案保管场所需保持干燥、通风、清洁，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；配备防火、防潮、防盗、防磁、防虫、防鼠等设施，定期检查维护，确保档案不受损坏；电子档案存储设备需做好防病毒、防泄露防护，定期进行检测与维护。（三）保管期限标准：严格按照《会计档案管理办法》及相关规定执行，具体分为永久保管和定期保管两类。其中，年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等需永久保管；会计凭证、会计账簿等定期保管期限为30年；月度、季度财务会计报告等定期保管期限为10年；其他财务档案保管期限根据其重要程度，参照相关规定确定，最短不低于5年。第四章保管流程第十三条收集整理：财务部人员在财务核算工作完成后，需及时收集各类财务资料，对资料进行审核，确保资料真实、完整、合规；按照归档标准对资料进行分类、整理、装订，填写档案封面及卷内目录，电子资料需同步进行整理、命名、分类存储。第十四条归档入库：整理完成的财务档案，由档案管理员审核验收后，办理归档手续，录入财务档案管理台账，明确档案编号、类别、保管期限、存放位置等信息；纸质档案存入指定档案柜，电子档案上传至公司指定云存储平台，设置访问权限，确保档案安全。第十五条日常保管：档案管理员需定期对财务档案进行巡查，检查档案保管环境及设施是否正常，档案是否存在破损、霉变、丢失等情况；对电子档案定期进行备份，备份频率不低于每月一次，备份资料需异地存放，确保数据安全；及时更新财务档案管理台账，跟踪档案流转情况，确保账实相符。第十六条移交管理：财务档案管理人员变动时，需办理档案移交手续，编制《财务档案移交清单》，详细列明移交档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，由移交人、接收人、监交人共同签字确认后，完成档案移交；公司因业务调整、合并、分立等原因需移交财务档案的，需按相关规定办理移交手续，确保档案完整移交。第十七条销毁管理：财务档案保管期满后，由财务部提出销毁申请，编制《财务档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、已保管年限等信息，经财务部经理、公司分管领导审核，报公司总经理审批后，方可组织销毁；销毁工作需由财务部、审计部共同监督执行，销毁人员需在销毁清册上签字确认；涉及未了事项的财务档案，即使保管期满，也不得销毁，需继续保管至事项完结。第五章查阅流程第十八条内部查阅：公司内部员工因工作需要查阅财务档案的，需填写《财务档案查阅申请表》，详细注明查阅人姓名、所属部门、查阅事由、查阅档案名称及编号、查阅期限等信息，经部门负责人签字确认后，提交至财务部审核。财务部档案管理员审核通过后，安排查阅时间，引导查阅人在指定场所查阅，查阅过程中需全程陪同，确保档案不被损坏、篡改或泄露。第十九条外部查阅：外部单位（如税务机关、审计机关、银行等）因执法检查、业务核查等需要查阅财务档案的，需提供单位介绍信、执法证件或相关证明材料，填写《财务档案查阅申请表》，经财务部经理、公司分管领导审批同意后，由档案管理员陪同在指定场所查阅。查阅过程中，严禁外部人员私自复制、摘抄档案资料，确需复制的，需经公司分管领导审批同意后，由档案管理员负责复制并加盖公司档案证明章。第二十条查阅规范：查阅人员需遵守档案保管场所相关规定，不得携带火种、饮料、食品等进入档案保管区；不得随意翻阅、抽取、涂改、勾画、损坏档案资料；不得泄露查阅过程中获取的财务档案信息；查阅完毕后，需在《财务档案查阅登记薄》上签字确认，注明查阅日期、查阅内容、查阅意见等信息。第二十一条借阅管理：确因工作需要将财务档案借出档案保管场所的，需在《财务档案查阅申请表》中注明借阅期限及用途，经财务部经理、公司总经理审批同意后，办理借阅手续；借阅期限最长不超过15个工作日，确需延长的，需提前3个工作日申请延期，延期次数不超过1次，延期期限最长不超过10个工作日；借阅人需妥善保管借阅的档案资料，确保档案完好无损，按期归还，归还时由档案管理员核对验收后，办理归还手续。第六章监督管理第二十二条日常监督：财务部定期对财务档案保管与查阅工作进行自查，重点核查档案保管环境是否达标、档案是否完整、台账记录是否准确、查阅流程是否合规等，对发现的问题及时整改，形成自查报告备案。第二十三条定期检查：审计部每季度组织一次财务档案管理专项检查，通过实地核查、台账核对、流程追溯等方式，全面评估财务档案管理工作质量，对检查中发现的违规问题，提出整改建议，督促财务部及相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。第二十四条违规处理：对违反本制度规定，存在以下行为之一的，公司将根据情节轻重对相关责任人进行批评教育、绩效扣分、岗位调整等处理；造成公司财务档案损坏、丢失或信息泄露，引发经济损失或不良影响的，依法依规追究相应赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）未按规定收集、整理、归档财务档案，导致档案缺失、混乱的；（二）擅自涂改、勾画、抽取、损毁财务档案的；（三）未按规定办理查阅、借阅手续，私自查阅、复制、摘抄、借出财务档案的；（四）泄露财务档案信息，给公司造成损失的；（