企业合同审查及签署管理模板

企业合同审查及签署管理模板一、适用范围与核心应用场景业务部门发起合同需求，需规范审查与审批流程；法务、财务、风控等多部门协同参与合同风险评估；企业内部对合同签署权限、履行进度、归档管理的统一管控；合同纠纷发生时，快速追溯审查过程与责任主体。二、合同审查及签署全流程操作指南（一）合同发起与初步审核发起申请业务部门根据业务需求，填写《合同发起审批表》（见模板一），明确合同名称、签约主体、合同类型、核心条款（如标的、金额、履行期限等），并附合同草案（需为最新版本，避免标注“草案”“暂定”等模糊字样）。发起人需对合同材料的真实性、完整性负责。部门初审业务部门负责人对合同的业务必要性、条款合理性进行初步审核，重点关注：合同是否符合企业战略规划及年度经营目标；标的、数量、价格等业务参数是否与订单、预算一致；履行期限、交付标准是否满足业务需求。初审通过后，将材料提交至法务部门（或指定合同管理部门）。（二）多维度专业审查法务审查（核心环节）法务部门依据《合同审查意见表》（见模板二），重点审核以下内容：主体资格：签约方是否为合法存续的法人/其他组织，是否具备相应资质（如行业许可证、安全生产证等），避免与分公司、分支机构或无授权主体签约；条款合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”“无效免责条款”（如约定“造成对方人身损害的免责”）；权利义务对等性：双方权利、义务、违约责任是否明确且对等，避免单方面加重己方责任（如“我方违约需支付10%违约金，对方违约仅需赔偿直接损失”）；争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖地是否明确（如约定“由我方所在地人民法院管辖”），避免模糊表述（如“协商解决，协商不成由某地处理”）；语言表述：条款是否清晰无歧义，避免使用“大约”“尽可能”等模糊词汇，关键数字（金额、日期、数量）需同时用大小写标注。财务审查财务部门重点审核：价格条款是否符合企业采购/定价政策，是否包含税费、运费等附加费用；付款方式、进度、账户信息是否明确（避免约定“付款至对方负责人账户”）；发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开具时间及合规性要求；涉及保函、保证金、质保金的，是否明确金额、返还条件及时间。业务/风控部门补充审查业务部门：对技术参数、服务标准、交付细节等专业条款进行复核，保证与业务需求一致；风控部门（如设有）：评估合同履约风险（如对方履约能力、市场波动影响、政策变化风险等），提出风险缓释建议（如要求对方提供担保、购买保险）。（三）分级审批与定稿审批权限划分根据合同金额、类型及重要性，实行分级审批：金额≤5万元：业务部门负责人+法务专员审批；5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务部经理+分管副总审批；金额＞50万元或重大合同（如并购、战略合作）：业务部门负责人+法务部经理+分管副总+总经理+董事会（如需）。审批流程审查部门完成审查后，在《合同签署审批表》（见模板三）中填写“审查意见”，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”。如需修改，由业务部门牵头整改，重新提交审查。审批通过后，由法务部门（或指定部门）汇总意见，形成最终版合同文本，标注“最终稿”及版本号。（四）规范签署与用印签署主体确认企业方签署人需为法定代表人/主要负责人或其合法授权人（需提供《授权委托书》，明确授权范围、期限），避免超越权限签署（如分公司负责人签署需附总公司授权文件）；对方签署人需核验证件号码件、营业执照（加盖公章的复印件）及授权文件，保证与合同主体一致。签署方式纸质合同：一式多份（至少3份，双方各执1份，企业存档1份），逐页加盖骑缝章，关键条款处（如金额、日期、签字页）需双方签字/盖章；电子合同：通过第三方电子签约平台（如法大大、e签宝）签署，保证签约主体身份认证、合同防篡改及法律效力（需符合《电子签名法》要求）。用印管理合同签署后，由法务部门（或行政部）在《用印申请单》中登记合同信息，经授权人审批后，加盖企业公章或合同专用章（严禁使用财务章、发票章替代），用印记录需留存备查。（五）履行跟踪与归档履行跟踪业务部门为合同履行第一责任人，建立《合同履行台账》（见模板四），记录履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点），对逾期履行、违约等情况及时上报法务及管理层，启动争议解决程序。归档管理合同履行完毕或终止后，由业务部门收集完整材料（含合同草案、审批表、审查意见、签署件、履行凭证、变更/解除协议等），整理成册，标注“已归档”及归档日期，移交至档案管理部门（或法务部）保存。电子合同需同步存储至企业合同管理系统，保存期限不少于合同履行终止后10年。三、配套管理模板模板一：合同发起审批表合同编号合同名称签约主体（甲方/乙方）合同类型（采购/销售等）合同总金额（大写/小写）履行期限核心条款摘要（标的、数量、质量标准等）附件清单合同草案、立项审批表、对方资质文件、相关预算文件等发起部门发起人发起日期部门初审意见□同意，按流程提交审查□需修改，修改意见：□不同意，理由：负责人签字：__________日期：______模板二：合同审查意见表合同编号审查环节审查部门/人审查日期审查要点存在问题修改建议审查结论主体资格□无问题□对方资质过期/缺失□授权范围不明确如需补充资质，要求对方提供______；如授权不足，需补充授权委托书□通过□修改后通过□不通过合同条款□无问题□违约责任不对等□争议解决约定模糊建议增加“______”条款；明确争议解决方式为“______”财务条款□无问题□付款方式不明确□税费承担有争议建议明确付款节点为“______”；约定税费由______方承担审查人签字部门负责人签字备注模板三：合同签署审批表合同编号合同名称最终版本号审查部门意见汇总法务：__________财务：__________业务：__________审批层级审批人审批意见签字/日期部门负责人□同意□需修改，修改意见：__________分管副总□同意□需修改，修改意见：__________总经理□同意□不同意，理由：__________董事会（如需）□同意□不同意，理由：__________用印审批□同意用印□不同意，理由：__________授权签字人：__________日期：______备注最终合同文本共______份，已分发至______模板四：合同履行台账合同编号合同名称签约方履行期限约定履行节点（如交付、验收、付款）实际履行情况责任人备注（如逾期、违约）归档信息归档日期归档部门档案编号存放位置归档人四、关键风险提示与操作规范主体审查“三查三看”查营业执照：看是否在有效期内、经营范围是否包含合同内容；查授权文件：看签约人是否有权代表（如法定代表人无需授权，其他人员需提供《授权委托书》及授权范围）；查履约能力：看对方财务状况、历史履约记录（可通过征信报告、行业评价核实）。条款避坑原则避免“其他约定从惯例”“未尽事宜双方协商”等模糊条款，需明确具体处理方式；违约责任需量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），避免“承担相应责任”等表述；保密条款需明保证密范围、期限及违约责任（如“保密期限为合同终止后3年”）。签署权限“红线”禁止未经授权超越权限签署合同（如部门经理签署需董事会审批的合同）；禁止在空白合同、空白页或未填写关键条款（如金额、日期）的合同上盖章。归档管理“三统一”统一编号：按“年份+部门+序号”规则编制合同编号，避免重复；统一格式