学校综合办公室文档管理条例

学校综合办公室文档管理条例一、总则

为规范学校综合办公室文档管理，确保文档的完整性、安全性与高效利用，特制定本条例。本条例适用于综合办公室所有文档的创建、收集、存储、使用、归档和销毁等全流程管理。

二、文档管理职责

（一）综合办公室全体人员需严格遵守本条例，明确各自文档管理职责。

（二）文档管理员负责整体文档的统筹规划、监督执行及定期审核。

（三）各科室负责人对本科室文档的准确性、完整性负责。

三、文档分类与编号

（一）文档分类

1.规章制度类

2.会议纪要类

3.工作报告类

4.通知公告类

5.档案资料类

6.其他类

（二）文档编号规则

1.格式：年份+部门代码+序号（例如：2023-综合办-001）

2.年份：采用四位阿拉伯数字表示（如2023）。

3.部门代码：综合办公室统一使用“综合办”。

4.序号：按文档创建顺序连续编号，不足部分补零。

四、文档创建与收集

（一）文档创建要求

1.使用规范模板，确保格式统一。

2.内容需经科室负责人审核后提交至文档管理员。

3.电子文档需注明创建人、创建日期及密级（如有）。

（二）文档收集流程

1.定期收集各科室提交的文档。

2.紧急文档需立即移交，并记录传递时间。

3.重大活动文档需同步收集影像资料。

五、文档存储与保管

（一）纸质文档存储

1.按编号顺序排列，存放在指定档案柜中。

2.高价值文档（如合同、重要协议）需双份备份，存放于不同区域。

3.存储环境需防潮、防火、防虫蛀。

（二）电子文档存储

1.统一存储在指定服务器或云盘，设置访问权限。

2.重要文档需定期备份，备份频率不低于每月一次。

3.电子文档需标注版本号，旧版文档需归档或删除。

六、文档使用与借阅

（一）使用要求

1.内部使用需登记使用人及日期，严禁涂改或损坏。

2.外部借阅需经科室负责人批准，并限期归还。

3.借阅期间如需修改，需提交申请并经原创建人同意。

（二）借阅流程

1.借阅人填写《文档借阅申请表》，提交至文档管理员。

2.文档管理员核对权限后，办理借阅手续。

3.归还时检查文档完整性，不符合要求不得归还。

七、文档归档与销毁

（一）归档条件

1.法定期限保存的文档（如财务凭证、合同等）。

2.价值较高或需长期查阅的文档。

3.按规定需永久保存的文档。

（二）归档流程

1.到期文档由文档管理员整理并移交至档案室。

2.归档前需填写《文档归档登记表》，注明归档时间及存放位置。

（三）销毁条件

1.保存期限届满且无查阅需求的文档。

2.涉密文档需按规定销毁，严禁外泄。

（四）销毁流程

1.提交《文档销毁申请表》，经批准后执行。

2.销毁过程需双人监督，并记录销毁时间及方式（如碎纸机处理）。

3.销毁后需填写《文档销毁记录表》，存档备查。

八、监督与考核

（一）文档管理员定期检查文档管理情况，对不符合要求的进行整改。

（二）综合办公室每年组织考核，将文档管理纳入个人绩效。

（三）发现违规行为，视情节严重程度给予相应处理。

九、附则

（一）本条例自发布之日起施行，原相关规定同时废止。

（二）未尽事宜由综合办公室解释。

一、总则

为规范学校综合办公室文档管理，确保文档的完整性、安全性与高效利用，特制定本条例。本条例适用于综合办公室所有文档的创建、收集、存储、使用、归档和销毁等全流程管理。其核心目标在于提升办公效率，减少资源浪费，并为未来查阅提供便利。

二、文档管理职责

（一）综合办公室全体人员需严格遵守本条例，明确各自文档管理职责。

1.各科室负责人需指定一名文档联络员，负责本科室文档的日常整理与初步审核。

2.文档联络员需定期（建议每月一次）向文档管理员汇报本科室文档情况。

3.全体员工在使用文档时需自觉遵守借阅、归还流程，不得擅自复制涉密文档。

（二）文档管理员负责整体文档的统筹规划、监督执行及定期审核。

1.负责制定年度文档管理计划，包括分类方案、编号规则、存储标准等。

2.每季度组织一次文档管理培训，内容涵盖新制度解读、常见问题处理等。

3.定期（建议每半年一次）对文档存储环境进行检查，确保符合要求。

（三）各科室负责人对本科室文档的准确性、完整性负责。

1.审核本科室创建的文档是否符合规范，如格式、内容、密级等。

2.对本科室文档管理员的工作进行指导与监督。

3.及时处理因本科室文档管理不当引发的纠纷或问题。

三、文档分类与编号

（一）文档分类

1.规章制度类

-包括学校各项管理规定、岗位职责说明、操作流程手册等。

2.会议纪要类

-包括校务会议、部门会议、专题研讨会的会议记录及决议。

3.工作报告类

-包括科室年度工作总结、项目进展报告、专项调研报告等。

4.通知公告类

-包括人事任免通知、活动通知、放假安排、温馨提示等。

5.档案资料类

-包括师生档案、财务凭证、资产登记表、合同协议等。

6.其他类

-包括但不限于照片、录音录像、外部交流材料等。

（二）文档编号规则

1.格式：年份+部门代码+序号（例如：2023-综合办-001）

2.年份：采用四位阿拉伯数字表示（如2023）。

3.部门代码：综合办公室统一使用“综合办”；其他部门按实际名称缩写（如“教务办”为“JSC”）。

4.序号：按文档创建顺序连续编号，不足部分补零。

5.示例：2023年教务办创建的第一份通知公告编号为“2023-JSC-0001”。

四、文档创建与收集

（一）文档创建要求

1.使用规范模板：

-综合办公室提供标准文档模板（如Word、Excel格式），各科室可基于此创建子模板。

-模板需包含标题、编号、密级、创建人、创建日期、审核人、生效日期等字段。

2.内容规范：

-使用简洁明了的语言，避免歧义。

-事实性文档需注明数据来源，意见性文档需标明建议人。

-涉及个人信息的文档需经过本人确认或匿名化处理。

3.审核流程：

-初稿完成后，创建人提交至科室负责人审核。

-科室负责人签字确认后，按密级要求提交至文档管理员或指定审核人。

4.电子文档要求：

-文件名需统一为“编号-文档类型-标题”（如“2023-JSC-001-人事任免通知.docx”）。

-涉密文档需设置密码保护，或标注“内部传阅”等标识。

（二）文档收集流程

1.定期收集：

-综合办公室每月5日前向各科室发送《文档收集清单》，明确需提交的文档类型及数量。

-科室需在规定时间内将纸质文档提交至指定文件柜，电子文档上传至共享云盘指定文件夹。

2.紧急文档：

-需立即移交的文档（如突发事件处理记录）需由提交人在《紧急文档移交单》上注明“立即处理”字样，并电话通知文档管理员。

-文档管理员需在收到后30分钟内完成初步整理与备份。

3.影像资料：

-重大活动（如校庆、运动会）需同步收集现场照片、视频素材。

-照片需标注活动名称、日期、拍摄人，视频需剪辑成5分钟以内精华片段，并附《视频资料清单》。

五、文档存储与保管

（一）纸质文档存储

1.分类存放：

-按文档编号顺序排列，先编号后归档，确保查找便捷。

-规章制度类单独存放，档案资料类按年度细分。

2.柜柜管理：

-文件柜需贴有标签，标明存放文档类型及编号范围。

-高价值文档（如合同、获奖证书）需存放在带锁的文件柜中，并记录存放位置。

3.环境要求：

-存放区域需远离阳光直射，湿度控制在40%-60%，温度保持在15-25℃。

-定期检查防虫蛀措施（如放置干燥剂、樟脑丸），发现破损文档及时修复或替换。

（二）电子文档存储

1.服务器/云盘管理：

-综合办公室统一使用公司级云盘，创建“综合办公室文档库”主文件夹，下按部门、年份、文档类型细分。

-每个文档需创建索引，包括“编号”“标题”“创建人”“密级”“关键词”等字段。

2.备份策略：

-重要文档（如财务报表、合同扫描件）需双备份，一份本地存储，一份云端同步。

-备份频率：日常文档每周备份，月度报告每月最后一天备份。

3.版本控制：

-电子文档需标注版本号（如V1.0、V2.0），旧版本需归档至“历史版本”文件夹。

-更新文档时需填写《文档修订记录》，包括修订人、修订日期、修订内容摘要。

六、文档使用与借阅

（一）使用要求

1.内部使用：

-阅读涉密文档需在“涉密阅读室”进行，并登记使用人及归还时间。

-个人复印、摘录涉密文档需经科室负责人批准，并在《涉密文档复印记录》中注明用途。

2.外部借阅：

-外部人员借阅需经综合办公室负责人批准，并签订《文档借阅协议》。

-借阅期限原则上不超过30天，特殊情况需续借需重新审批。

3.修改要求：

-任何文档修改需经原创建人同意，并在《文档修改申请表》中记录修改内容。

-修改后需重新审核并标注“已修改”字样，旧版本文档需及时销毁。

（二）借阅流程

1.申请阶段：

-借阅人填写《文档借阅申请表》，注明所需文档编号、用途、借阅期限。

-科室负责人审核签字后，提交至文档管理员。

2.审批阶段：

-文档管理员核对文档密级及借阅人权限，符合条件则批准，并在申请表上签字。

-不符合条件的需说明理由并退回申请。

3.发放阶段：

-文档管理员按审批结果，将纸质文档或电子文档链接交付借阅人。

-纸质文档需在《文档借阅登记簿》中记录交接信息。

4.归还阶段：

-借阅期满后，文档管理员需检查文档完整性，确认无误后办理归还手续。

-如发现损坏或缺失，需根据《文档损坏赔偿标准》进行处理。

七、文档归档与销毁

（一）归档条件

1.法定期限保存：

-财务凭证：凭证及附件保存5年，年度账簿保存10年。

-人事档案：入职材料永久保存，年度考核表保存10年。

-活动记录：校庆、运动会等重大活动档案永久保存。

2.价值较高：

-重要合同、获奖证书、资产清单等具有参考价值的文档。

3.长期查阅需求：

-学校发展规划、年度工作报告等需持续查阅的文档。

（二）归档流程

1.预先评估：

-文档管理员每年6月前完成下一年度到期文档的归档评估，编制《到期文档归档清单》。

2.整理阶段：

-将需归档文档按编号顺序排序，剔除无效页面（如空白页、重复页）。

-电子文档需转换为PDF格式，并附目录。

3.移交阶段：

-纸质文档需装箱，箱内放置《文档装箱清单》，标明箱号及内容。

-电子文档需上传至“档案库-归档区”，并生成归档凭证二维码。

4.接收确认：

-档案室接收时需核对清单，并在《文档移交确认单》上签字。

-综合办公室留存一份电子版清单及接收证明。

（三）销毁条件

1.保存期限届满：

-无需继续保存的文档（如过期通知、临时会议记录）。

2.涉密文档解密：

-已解密的涉密文档需按规定销毁。

（四）销毁流程

1.申请阶段：

-科室填写《文档销毁申请表》，注明销毁文档类型、数量及原因。

-科室负责人及综合办公室负责人双重签字后提交。

2.审批阶段：

-文档管理员汇总后，提交至综合办公室负责人审批。

3.执行阶段：

-销毁前需在“销毁现场监督记录”中记录在场人员、销毁方式（如碎纸机、焚烧）。

-纸质文档需全部粉碎，电子文档需格式化或恢复出厂设置。

4.确认阶段：

-销毁完成后，在场人员签字确认，并将记录表存档。

八、监督与考核

（一）文档管理员定期检查文档管理情况，对不符合要求的进行整改。

1.检查内容：

-文档分类是否准确，编号是否规范，存储是否安全。

-借阅记录是否完整，销毁流程是否合规。

2.整改措施：

-对发现的问题，需发出《文档管理整改通知》，限期整改。

-整改后需提交《整改报告》，文档管理员审核通过后存档。

（二）综合办公室每年组织考核，将文档管理纳入个人绩效。

1.考核指标：

-文档提交及时率、借阅规范率、归档完整率。

-科室文档联络员的工作质量及培训效果。

2.考核方式：

-结合日常检查记录、抽查审计、员工互评等方式综合评分。

-考核结果与年度评优、奖金发放挂钩。

（三）发现违规行为，视情节严重程度给予相应处理。

1.轻微违规：

-如偶尔未按时提交文档，需批评教育并要求立即整改。

2.严重违规：

-如擅自销毁涉密文档，需暂停职务并通报批评，情节特别严重的按学校相关规定处理。

九、附则

（一）本条例自发布之日起施行，原相关规定同时废止。

（二）未尽事宜由综合办公室解释。

一、总则

为规范学校综合办公室文档管理，确保文档的完整性、安全性与高效利用，特制定本条例。本条例适用于综合办公室所有文档的创建、收集、存储、使用、归档和销毁等全流程管理。

二、文档管理职责

（一）综合办公室全体人员需严格遵守本条例，明确各自文档管理职责。

（二）文档管理员负责整体文档的统筹规划、监督执行及定期审核。

（三）各科室负责人对本科室文档的准确性、完整性负责。

三、文档分类与编号

（一）文档分类

1.规章制度类

2.会议纪要类

3.工作报告类

4.通知公告类

5.档案资料类

6.其他类

（二）文档编号规则

1.格式：年份+部门代码+序号（例如：2023-综合办-001）

2.年份：采用四位阿拉伯数字表示（如2023）。

3.部门代码：综合办公室统一使用“综合办”。

4.序号：按文档创建顺序连续编号，不足部分补零。

四、文档创建与收集

（一）文档创建要求

1.使用规范模板，确保格式统一。

2.内容需经科室负责人审核后提交至文档管理员。

3.电子文档需注明创建人、创建日期及密级（如有）。

（二）文档收集流程

1.定期收集各科室提交的文档。

2.紧急文档需立即移交，并记录传递时间。

3.重大活动文档需同步收集影像资料。

五、文档存储与保管

（一）纸质文档存储

1.按编号顺序排列，存放在指定档案柜中。

2.高价值文档（如合同、重要协议）需双份备份，存放于不同区域。

3.存储环境需防潮、防火、防虫蛀。

（二）电子文档存储

1.统一存储在指定服务器或云盘，设置访问权限。

2.重要文档需定期备份，备份频率不低于每月一次。

3.电子文档需标注版本号，旧版文档需归档或删除。

六、文档使用与借阅

（一）使用要求

1.内部使用需登记使用人及日期，严禁涂改或损坏。

2.外部借阅需经科室负责人批准，并限期归还。

3.借阅期间如需修改，需提交申请并经原创建人同意。

（二）借阅流程

1.借阅人填写《文档借阅申请表》，提交至文档管理员。

2.文档管理员核对权限后，办理借阅手续。

3.归还时检查文档完整性，不符合要求不得归还。

七、文档归档与销毁

（一）归档条件

1.法定期限保存的文档（如财务凭证、合同等）。

2.价值较高或需长期查阅的文档。

3.按规定需永久保存的文档。

（二）归档流程

1.到期文档由文档管理员整理并移交至档案室。

2.归档前需填写《文档归档登记表》，注明归档时间及存放位置。

（三）销毁条件

1.保存期限届满且无查阅需求的文档。

2.涉密文档需按规定销毁，严禁外泄。

（四）销毁流程

1.提交《文档销毁申请表》，经批准后执行。

2.销毁过程需双人监督，并记录销毁时间及方式（如碎纸机处理）。

3.销毁后需填写《文档销毁记录表》，存档备查。

八、监督与考核

（一）文档管理员定期检查文档管理情况，对不符合要求的进行整改。

（二）综合办公室每年组织考核，将文档管理纳入个人绩效。

（三）发现违规行为，视情节严重程度给予相应处理。

九、附则

（一）本条例自发布之日起施行，原相关规定同时废止。

（二）未尽事宜由综合办公室解释。

一、总则

为规范学校综合办公室文档管理，确保文档的完整性、安全性与高效利用，特制定本条例。本条例适用于综合办公室所有文档的创建、收集、存储、使用、归档和销毁等全流程管理。其核心目标在于提升办公效率，减少资源浪费，并为未来查阅提供便利。

二、文档管理职责

（一）综合办公室全体人员需严格遵守本条例，明确各自文档管理职责。

1.各科室负责人需指定一名文档联络员，负责本科室文档的日常整理与初步审核。

2.文档联络员需定期（建议每月一次）向文档管理员汇报本科室文档情况。

3.全体员工在使用文档时需自觉遵守借阅、归还流程，不得擅自复制涉密文档。

（二）文档管理员负责整体文档的统筹规划、监督执行及定期审核。

1.负责制定年度文档管理计划，包括分类方案、编号规则、存储标准等。

2.每季度组织一次文档管理培训，内容涵盖新制度解读、常见问题处理等。

3.定期（建议每半年一次）对文档存储环境进行检查，确保符合要求。

（三）各科室负责人对本科室文档的准确性、完整性负责。

1.审核本科室创建的文档是否符合规范，如格式、内容、密级等。

2.对本科室文档管理员的工作进行指导与监督。

3.及时处理因本科室文档管理不当引发的纠纷或问题。

三、文档分类与编号

（一）文档分类

1.规章制度类

-包括学校各项管理规定、岗位职责说明、操作流程手册等。

2.会议纪要类

-包括校务会议、部门会议、专题研讨会的会议记录及决议。

3.工作报告类

-包括科室年度工作总结、项目进展报告、专项调研报告等。

4.通知公告类

-包括人事任免通知、活动通知、放假安排、温馨提示等。

5.档案资料类

-包括师生档案、财务凭证、资产登记表、合同协议等。

6.其他类

-包括但不限于照片、录音录像、外部交流材料等。

（二）文档编号规则

1.格式：年份+部门代码+序号（例如：2023-综合办-001）

2.年份：采用四位阿拉伯数字表示（如2023）。

3.部门代码：综合办公室统一使用“综合办”；其他部门按实际名称缩写（如“教务办”为“JSC”）。

4.序号：按文档创建顺序连续编号，不足部分补零。

5.示例：2023年教务办创建的第一份通知公告编号为“2023-JSC-0001”。

四、文档创建与收集

（一）文档创建要求

1.使用规范模板：

-综合办公室提供标准文档模板（如Word、Excel格式），各科室可基于此创建子模板。

-模板需包含标题、编号、密级、创建人、创建日期、审核人、生效日期等字段。

2.内容规范：

-使用简洁明了的语言，避免歧义。

-事实性文档需注明数据来源，意见性文档需标明建议人。

-涉及个人信息的文档需经过本人确认或匿名化处理。

3.审核流程：

-初稿完成后，创建人提交至科室负责人审核。

-科室负责人签字确认后，按密级要求提交至文档管理员或指定审核人。

4.电子文档要求：

-文件名需统一为“编号-文档类型-标题”（如“2023-JSC-001-人事任免通知.docx”）。

-涉密文档需设置密码保护，或标注“内部传阅”等标识。

（二）文档收集流程

1.定期收集：

-综合办公室每月5日前向各科室发送《文档收集清单》，明确需提交的文档类型及数量。

-科室需在规定时间内将纸质文档提交至指定文件柜，电子文档上传至共享云盘指定文件夹。

2.紧急文档：

-需立即移交的文档（如突发事件处理记录）需由提交人在《紧急文档移交单》上注明“立即处理”字样，并电话通知文档管理员。

-文档管理员需在收到后30分钟内完成初步整理与备份。

3.影像资料：

-重大活动（如校庆、运动会）需同步收集现场照片、视频素材。

-照片需标注活动名称、日期、拍摄人，视频需剪辑成5分钟以内精华片段，并附《视频资料清单》。

五、文档存储与保管

（一）纸质文档存储

1.分类存放：

-按文档编号顺序排列，先编号后归档，确保查找便捷。

-规章制度类单独存放，档案资料类按年度细分。

2.柜柜管理：

-文件柜需贴有标签，标明存放文档类型及编号范围。

-高价值文档（如合同、获奖证书）需存放在带锁的文件柜中，并记录存放位置。

3.环境要求：

-存放区域需远离阳光直射，湿度控制在40%-60%，温度保持在15-25℃。

-定期检查防虫蛀措施（如放置干燥剂、樟脑丸），发现破损文档及时修复或替换。

（二）电子文档存储

1.服务器/云盘管理：

-综合办公室统一使用公司级云盘，创建“综合办公室文档库”主文件夹，下按部门、年份、文档类型细分。

-每个文档需创建索引，包括“编号”“标题”“创建人”“密级”“关键词”等字段。

2.备份策略：

-重要文档（如财务报表、合同扫描件）需双备份，一份本地存储，一份云端同步。

-备份频率：日常文档每周备份，月度报告每月最后一天备份。

3.版本控制：

-电子文档需标注版本号（如V1.0、V2.0），旧版本需归档至“历史版本”文件夹。

-更新文档时需填写《文档修订记录》，包括修订人、修订日期、修订内容摘要。

六、文档使用与借阅

（一）使用要求

1.内部使用：

-阅读涉密文档需在“涉密阅读室”进行，并登记使用人及归还时间。

-个人复印、摘录涉密文档需经科室负责人批准，并在《涉密文档复印记录》中注明用途。

2.外部借阅：

-外部人员借阅需经综合办公室负责人批准，并签订《文档借阅协议》。

-借阅期限原则上不超过30天，特殊情况需续借需重新审批。

3.修改要求：

-任何文档修改需经原创建人同意，并在《文档修改申请表》中记录修改内容。

-修改后需重新审核并标注“已修改”字样，旧版本文档需及时销毁。

（二）借阅流程

1.申请阶段：

-借阅人填写《文档借阅申请表》，注明所需文档编号、用途、借阅期限。

-科室负责人审核签字后，提交至文档管理员。

2.审批阶段：

-文档管理员核对文档密级及借阅人权限，符合条件则批准，并在申请表上签字。

-不符合条件的需说明理由并退回申请。

3.发放阶段：

-文档管理员按审批结果，将纸质文档或电子文档链接交付借阅人。

-纸质文档需在《文档借阅登记簿》中记录交接信息。

4.归还阶段：

-借阅期满后，文档管理员需检查文档完整性，确认无误后办理归还手续。

-如发现损坏或缺失，需根据《文档损坏赔偿标准》进行处理。

七、文档归档与销毁

（一）归档条件

1.法定期限保存：

-财务凭证：凭证及附件保存5年，年度账簿保存10年。

-人事档案：入职材料永久保存，年度考核表保存10年。

-活动记录：校庆、运动会等重大活动档案永久保存。

2.价值较高：

-重要合同、获奖证书、资产清单等具有参考价值的文档。

3.长期查阅需求：

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