学校综合办公室文档归档计划

学校综合办公室文档归档计划一、文档归档计划概述

学校综合办公室的文档归档是保障学校日常运营、提高工作效率、便于信息查询的重要工作。本计划旨在建立一套系统、规范、高效的文档归档体系，确保文档的完整性、安全性和可追溯性。通过科学的分类、存储、管理和利用，提升学校综合办公室的文档管理水平。

（一）文档归档的目的

1.提高工作效率：规范文档管理，减少查找时间，提高工作效率。

2.保障信息安全：确保文档的安全存储，防止信息泄露和丢失。

3.便于信息查询：建立完善的文档索引系统，方便快速查询所需信息。

4.符合管理要求：满足学校对文档管理的基本要求，提升管理水平。

（二）文档归档的范围

1.日常行政文件：包括会议记录、通知公告、工作计划、总结报告等。

2.财务文档：包括预算报表、财务凭证、报销单据、资产清单等。

3.人事文档：包括员工档案、招聘记录、培训材料、绩效考核等。

4.项目文档：包括项目计划、进度报告、成果总结、验收记录等。

5.其他重要文件：包括学校荣誉证书、外部合作文件、政策法规文件等。

二、文档归档的流程

（一）文档收集与整理

1.定期收集：各部门按月度或季度定期提交文档，综合办公室负责汇总。

2.分类标记：对收集到的文档进行初步分类，标记文档类型、编号等信息。

3.筛选剔除：剔除重复、无效文档，确保存档文档的质量。

（二）文档分类与编号

1.分类标准：根据文档性质、用途、保管期限等进行分类。

(1)日常行政文件：按部门、时间顺序分类。

(2)财务文档：按财务年度、凭证类型分类。

(3)人事文档：按员工姓名、档案类型分类。

(4)项目文档：按项目名称、阶段分类。

(5)其他重要文件：按文件性质、所属领域分类。

2.编号规则：采用统一的编号体系，包括分类号、序号、年份等。

(1)分类号：用字母或数字表示文档类别。

(2)序号：用数字表示文档在类别中的顺序。

(3)年份：用四位数字表示文档所属年份。

（三）文档存储与保管

1.存储环境：选择干燥、通风、防尘、防火的存储空间。

2.存储方式：纸质文档采用档案盒存放，电子文档采用硬盘或云存储。

3.保管期限：根据文档重要性、使用频率设定保管期限，如短期（1-3年）、中期（3-5年）、长期（5年以上）。

（四）文档查阅与借阅

1.查阅申请：需查阅文档的员工填写查阅申请表，注明文档编号、查阅目的等。

2.审核批准：综合办公室负责人审核申请，批准后安排查阅。

3.借阅管理：查阅者需在规定时间内归还文档，不得涂改、损坏。

（五）文档销毁与归档

1.销毁条件：达到保管期限的文档，经审核后进行销毁。

2.销毁程序：填写销毁申请表，经批准后指定专人监督销毁。

3.归档管理：电子文档定期备份，纸质文档进行数字化处理，存档备查。

三、文档归档的管理

（一）责任分工

1.综合办公室：负责文档归档的整体规划、实施和管理。

2.各部门：负责日常文档的收集、整理和初步分类。

3.查阅者：负责按规定查阅、借阅和归还文档。

（二）制度保障

1.制定文档管理制度：明确文档收集、分类、存储、查阅、销毁等各环节的操作规范。

2.定期培训：对相关人员进行文档管理培训，提高业务能力。

3.监督检查：定期对文档管理情况进行检查，确保制度落实。

（三）技术支持

1.采用文档管理系统：利用信息化手段，实现文档的电子化存储和查询。

2.数据备份：定期对电子文档进行备份，防止数据丢失。

3.安全防护：设置访问权限，确保文档信息安全。

四、文档归档的标准化操作流程

（一）文档收集与预处理

1.**收集周期与方式**：

(1)确定收集周期：综合办公室根据文档类型和产生频率，设定合理的收集周期，如日常行政文件每日收集，月度财务报告每月终了后三日内收集，年度人事档案每年末收集。

(2)明确收集方式：通过纸质版提交、电子版邮件发送、内部系统上传等多种方式，确保文档的全面收集。各部门指定专人负责文档的整理和初步分类，按时提交至综合办公室。

2.**文档接收与登记**：

(1)接收核对：综合办公室人员在收到文档后，首先核对文档的完整性，检查是否有缺失或损坏。

(2)登记录入：在《文档接收登记表》中详细记录文档的名称、编号、来源部门、提交人、提交日期、页数、保管期限等信息。使用条码或二维码技术，为每份文档生成唯一标识，便于后续管理和追踪。

(3)异常处理：对于缺失、损坏或信息不完整的文档，及时与提交部门沟通，要求补充或更正。

3.**文档初步整理与分类**：

(1)纸质文档整理：按照文档类型，将纸质文档进行初步排序，去除空白页、无用附件等。

(2)电子文档整理：对电子文档进行病毒扫描，确保文件安全。按照文件格式（如Word、Excel、PDF等）进行分类，统一存储在临时文件夹中。

(3)分类标记：在文档封面或电子文件名中添加分类标记，如“行政-会议纪要-2023年10月”，方便后续归档和检索。

（二）文档分类与编号的细化操作

1.**分类标准的细化**：

(1)日常行政文件：进一步细分为会议文件（如会议通知、议程、纪要）、通知公告（如通知、公告）、工作计划与总结（如年度计划、季度总结、月度工作总结）、规章制度（如员工手册、操作规范）、其他（如请示报告、回复函件）。

(2)财务文档：细分为预算类（如年度预算表、部门预算申请）、会计凭证类（如原始凭证、记账凭证）、财务报表类（如资产负债表、现金流量表）、资产类（如固定资产清单、低值易耗品登记）、税务类（如纳税申报表、发票管理）。

(3)人事文档：细分为入职离职（如入职登记表、离职申请）、培训发展（如培训计划、培训记录）、绩效管理（如绩效考核表、绩效面谈记录）、员工信息（如员工基本信息表、劳动合同）。

(4)项目文档：细分为项目启动（如项目立项报告、项目章程）、项目执行（如项目周报、会议纪要）、项目监控（如风险登记册、问题跟踪表）、项目收尾（如项目验收报告、项目总结报告）。

(5)其他重要文件：细分为荣誉证书（如奖状、奖杯照片）、合作协议（如合作意向书、合同协议）、政策法规（如行业标准、地方规范）。

2.**编号规则的详细说明**：

(1)分类号的定义：使用大写字母或两位数字表示文档大类，如“Z”代表日常行政，“C”代表财务，“R”代表人事，“X”代表项目，“Q”代表其他。子分类使用小写字母或数字组合，如“Z-A”代表行政-会议文件，“C-1”代表财务-预算类。

(2)序号的生成：采用连续编号方式，每类文档独立编号。例如，行政文件编号从“Z-A-0001”开始，每增加一份文档，编号自动递增。

(3)年份的标注：在编号末尾添加四位年份，如“Z-A-2023-001”。年份变更时，编号从“0001”重新开始。

(4)示例编号：

-日常行政文件：《2023年度工作总结》编号为“Z-B-2023-015”。

-财务凭证：《2023年10月工资发放明细表》编号为“C-3-2023-082”。

-人事档案：《张三入职登记表》编号为“R-1-2023-105”。

-项目文档：《智慧校园项目第一阶段验收报告》编号为“X-2-2023-031”。

-其他文件：《与XX公司合作意向书》编号为“Q-1-2023-009”。

（三）文档存储与保管的实施细则

1.**纸质文档存储**：

(1)存储环境要求：选择恒温恒湿的档案库房，温度控制在15-25℃，湿度控制在45%-60%。库房内配备消防器材、温湿度监控设备，保持整洁、无尘。

(2)存储设备：使用符合档案存储标准的档案盒、档案架，文档排列整齐，便于存取。档案架摆放合理，留有通道，便于通风和消防。

(3)存储位置：根据文档编号的首位或类别，分区存放。例如，编号以“Z”开头的文档存放在A区，以“C”开头的存放在B区，并按编号顺序排列。

(4)存储安全：库房设置门禁系统，限制人员进出。定期进行安全检查，防止火灾、水灾、虫蛀、鼠咬等。

2.**电子文档存储**：

(1)存储设备：使用高性能的服务器或NAS（网络附加存储）设备，配备冗余电源和数据备份系统。存储空间根据文档数量和增长趋势进行规划，建议至少预留当前存储量的50%以上。

(2)存储格式：统一转换为PDF或Office文档格式，确保文档兼容性和可读性。对于特殊格式文档（如图片、音视频），进行格式转换或使用专用软件进行管理。

(3)存储结构：建立清晰的文件夹结构，与纸质文档分类编号相对应。例如，在服务器上创建“Z”、“C”、“R”、“X”、“Q”等一级文件夹，下再根据子分类创建二级文件夹。

(4)存储安全：设置用户权限，不同角色拥有不同的访问权限。定期进行病毒扫描和数据校验，确保文档完整性。采用加密技术，对重要文档进行加密存储。

3.**保管期限的确定**：

(1)保管期限分类：根据文档的重要性和使用频率，设定短期（1-3年）、中期（3-5年）、长期（5年以上）三个保管期限。例如，月度工作总结属于短期，年度财务报告属于中期，员工劳动合同属于长期。

(2)保管期限标注：在文档标签或电子元数据中标注保管期限，便于后续管理。达到保管期限的文档，进行销毁前需要进行审核。

(3)保管期限调整：对于特别重要的文档，可适当延长保管期限。例如，项目成果总结报告在项目结束后五年内需作为重要资料保存。

（四）文档查阅与借阅的详细流程

1.**查阅申请**：

(1)填写申请表：查阅者填写《文档查阅申请表》，详细注明需要查阅的文档编号、文档名称、查阅目的、查阅时间、联系方式等信息。

(2)提交申请：将申请表提交至综合办公室，由办公室进行审核。

2.**审核批准**：

(1)审核内容：综合办公室负责人审核申请表，主要检查查阅目的的合理性、文档编号的准确性等。

(2)审核结果：审核通过后，在申请表上签字批准；审核不通过，需说明原因并退回申请表。

3.**文档提供**：

(1)纸质文档：由综合办公室人员根据编号，在档案库房中找到并取出相应文档，交予查阅者。

(2)电子文档：查阅者凭权限登录文档管理系统，自行查找并下载所需文档。如需打印，需在办公室工作人员协助下进行。

4.**查阅管理**：

(1)查阅时间：纸质文档一般需在综合办公室内查阅，不得带离。电子文档查阅时间根据权限设置，一般不超过规定时限。

(2)文档保护：查阅者需爱护文档，不得涂改、损坏、圈点标记。查阅过程中，办公室人员需进行监督。

5.**借阅管理**：

(1)借阅申请：需借阅文档的员工，需填写《文档借阅申请表》，注明借阅理由、借阅期限等信息，经综合办公室批准后方可借阅。

(2)借阅期限：纸质文档借阅期限一般不超过一周，电子文档借阅期限根据权限设置。

(3)归还确认：借阅期满后，查阅者需将文档归还至综合办公室，并在《文档借阅登记表》中签字确认。如有损坏或遗失，需按规定进行赔偿。

（五）文档销毁与归档的规范操作

1.**销毁条件**：

(1)保管期限届满：达到规定保管期限的文档，经审核后可进行销毁。

(2)文档失效：对于已过时且无保存价值的文档，经审核后可进行销毁。

(3)文档损坏：对于严重损坏、无法修复的文档，经审核后可进行销毁。

2.**销毁程序**：

(1)销毁申请：需销毁文档的部门或人员，填写《文档销毁申请表》，注明文档编号、文档名称、销毁原因等信息，经综合办公室审核后报主管领导批准。

(2)销毁监督：销毁过程中，需指定专人进行监督，确保销毁过程规范、彻底。

(3)销毁记录：销毁完成后，在《文档销毁记录表》中详细记录销毁时间、销毁人、销毁文档等信息，并由监督人签字确认。

3.**电子文档归档**：

(1)数据备份：定期对电子文档进行备份，备份存储在安全可靠的异地存储设备或云存储中。备份频率根据文档更新频率确定，一般每月至少进行一次备份。

(2)数据恢复：建立数据恢复流程，定期进行数据恢复测试，确保备份数据的可用性。

(3)归档管理：电子文档归档后，需在文档管理系统中进行标记，并调整访问权限，防止误操作或未授权访问。

一、文档归档计划概述

学校综合办公室的文档归档是保障学校日常运营、提高工作效率、便于信息查询的重要工作。本计划旨在建立一套系统、规范、高效的文档归档体系，确保文档的完整性、安全性和可追溯性。通过科学的分类、存储、管理和利用，提升学校综合办公室的文档管理水平。

（一）文档归档的目的

1.提高工作效率：规范文档管理，减少查找时间，提高工作效率。

2.保障信息安全：确保文档的安全存储，防止信息泄露和丢失。

3.便于信息查询：建立完善的文档索引系统，方便快速查询所需信息。

4.符合管理要求：满足学校对文档管理的基本要求，提升管理水平。

（二）文档归档的范围

1.日常行政文件：包括会议记录、通知公告、工作计划、总结报告等。

2.财务文档：包括预算报表、财务凭证、报销单据、资产清单等。

3.人事文档：包括员工档案、招聘记录、培训材料、绩效考核等。

4.项目文档：包括项目计划、进度报告、成果总结、验收记录等。

5.其他重要文件：包括学校荣誉证书、外部合作文件、政策法规文件等。

二、文档归档的流程

（一）文档收集与整理

1.定期收集：各部门按月度或季度定期提交文档，综合办公室负责汇总。

2.分类标记：对收集到的文档进行初步分类，标记文档类型、编号等信息。

3.筛选剔除：剔除重复、无效文档，确保存档文档的质量。

（二）文档分类与编号

1.分类标准：根据文档性质、用途、保管期限等进行分类。

(1)日常行政文件：按部门、时间顺序分类。

(2)财务文档：按财务年度、凭证类型分类。

(3)人事文档：按员工姓名、档案类型分类。

(4)项目文档：按项目名称、阶段分类。

(5)其他重要文件：按文件性质、所属领域分类。

2.编号规则：采用统一的编号体系，包括分类号、序号、年份等。

(1)分类号：用字母或数字表示文档类别。

(2)序号：用数字表示文档在类别中的顺序。

(3)年份：用四位数字表示文档所属年份。

（三）文档存储与保管

1.存储环境：选择干燥、通风、防尘、防火的存储空间。

2.存储方式：纸质文档采用档案盒存放，电子文档采用硬盘或云存储。

3.保管期限：根据文档重要性、使用频率设定保管期限，如短期（1-3年）、中期（3-5年）、长期（5年以上）。

（四）文档查阅与借阅

1.查阅申请：需查阅文档的员工填写查阅申请表，注明文档编号、查阅目的等。

2.审核批准：综合办公室负责人审核申请，批准后安排查阅。

3.借阅管理：查阅者需在规定时间内归还文档，不得涂改、损坏。

（五）文档销毁与归档

1.销毁条件：达到保管期限的文档，经审核后进行销毁。

2.销毁程序：填写销毁申请表，经批准后指定专人监督销毁。

3.归档管理：电子文档定期备份，纸质文档进行数字化处理，存档备查。

三、文档归档的管理

（一）责任分工

1.综合办公室：负责文档归档的整体规划、实施和管理。

2.各部门：负责日常文档的收集、整理和初步分类。

3.查阅者：负责按规定查阅、借阅和归还文档。

（二）制度保障

1.制定文档管理制度：明确文档收集、分类、存储、查阅、销毁等各环节的操作规范。

2.定期培训：对相关人员进行文档管理培训，提高业务能力。

3.监督检查：定期对文档管理情况进行检查，确保制度落实。

（三）技术支持

1.采用文档管理系统：利用信息化手段，实现文档的电子化存储和查询。

2.数据备份：定期对电子文档进行备份，防止数据丢失。

3.安全防护：设置访问权限，确保文档信息安全。

四、文档归档的标准化操作流程

（一）文档收集与预处理

1.**收集周期与方式**：

(1)确定收集周期：综合办公室根据文档类型和产生频率，设定合理的收集周期，如日常行政文件每日收集，月度财务报告每月终了后三日内收集，年度人事档案每年末收集。

(2)明确收集方式：通过纸质版提交、电子版邮件发送、内部系统上传等多种方式，确保文档的全面收集。各部门指定专人负责文档的整理和初步分类，按时提交至综合办公室。

2.**文档接收与登记**：

(1)接收核对：综合办公室人员在收到文档后，首先核对文档的完整性，检查是否有缺失或损坏。

(2)登记录入：在《文档接收登记表》中详细记录文档的名称、编号、来源部门、提交人、提交日期、页数、保管期限等信息。使用条码或二维码技术，为每份文档生成唯一标识，便于后续管理和追踪。

(3)异常处理：对于缺失、损坏或信息不完整的文档，及时与提交部门沟通，要求补充或更正。

3.**文档初步整理与分类**：

(1)纸质文档整理：按照文档类型，将纸质文档进行初步排序，去除空白页、无用附件等。

(2)电子文档整理：对电子文档进行病毒扫描，确保文件安全。按照文件格式（如Word、Excel、PDF等）进行分类，统一存储在临时文件夹中。

(3)分类标记：在文档封面或电子文件名中添加分类标记，如“行政-会议纪要-2023年10月”，方便后续归档和检索。

（二）文档分类与编号的细化操作

1.**分类标准的细化**：

(1)日常行政文件：进一步细分为会议文件（如会议通知、议程、纪要）、通知公告（如通知、公告）、工作计划与总结（如年度计划、季度总结、月度工作总结）、规章制度（如员工手册、操作规范）、其他（如请示报告、回复函件）。

(2)财务文档：细分为预算类（如年度预算表、部门预算申请）、会计凭证类（如原始凭证、记账凭证）、财务报表类（如资产负债表、现金流量表）、资产类（如固定资产清单、低值易耗品登记）、税务类（如纳税申报表、发票管理）。

(3)人事文档：细分为入职离职（如入职登记表、离职申请）、培训发展（如培训计划、培训记录）、绩效管理（如绩效考核表、绩效面谈记录）、员工信息（如员工基本信息表、劳动合同）。

(4)项目文档：细分为项目启动（如项目立项报告、项目章程）、项目执行（如项目周报、会议纪要）、项目监控（如风险登记册、问题跟踪表）、项目收尾（如项目验收报告、项目总结报告）。

(5)其他重要文件：细分为荣誉证书（如奖状、奖杯照片）、合作协议（如合作意向书、合同协议）、政策法规（如行业标准、地方规范）。

2.**编号规则的详细说明**：

(1)分类号的定义：使用大写字母或两位数字表示文档大类，如“Z”代表日常行政，“C”代表财务，“R”代表人事，“X”代表项目，“Q”代表其他。子分类使用小写字母或数字组合，如“Z-A”代表行政-会议文件，“C-1”代表财务-预算类。

(2)序号的生成：采用连续编号方式，每类文档独立编号。例如，行政文件编号从“Z-A-0001”开始，每增加一份文档，编号自动递增。

(3)年份的标注：在编号末尾添加四位年份，如“Z-A-2023-001”。年份变更时，编号从“0001”重新开始。

(4)示例编号：

-日常行政文件：《2023年度工作总结》编号为“Z-B-2023-015”。

-财务凭证：《2023年10月工资发放明细表》编号为“C-3-2023-082”。

-人事档案：《张三入职登记表》编号为“R-1-2023-105”。

-项目文档：《智慧校园项目第一阶段验收报告》编号为“X-2-2023-031”。

-其他文件：《与XX公司合作意向书》编号为“Q-1-2023-009”。

（三）文档存储与保管的实施细则

1.**纸质文档存储**：

(1)存储环境要求：选择恒温恒湿的档案库房，温度控制在15-25℃，湿度控制在45%-60%。库房内配备消防器材、温湿度监控设备，保持整洁、无尘。

(2)存储设备：使用符合档案存储标准的档案盒、档案架，文档排列整齐，便于存取。档案架摆放合理，留有通道，便于通风和消防。

(3)存储位置：根据文档编号的首位或类别，分区存放。例如，编号以“Z”开头的文档存放在A区，以“C”开头的存放在B区，并按编号顺序排列。

(4)存储安全：库房设置门禁系统，限制人员进出。定期进行安全检查，防止火灾、水灾、虫蛀、鼠咬等。

2.**电子文档存储**：

(1)存储设备：使用高性能的服务器或NAS（网络附加存储）设备，配备冗余电源和数据备份系统。存储空间根据文档数量和增长趋势进行规划，建议至少预留当前存储量的50%以上。

(2)存储格式：统一转换为PDF或Office文档格式，确保文档兼容性和可读性。对于特殊格式文档（如图片、音视频），进行格式转换或使用专用软件进行管理。

(3)存储结构：建立清晰的文件夹结构，与纸质文档分类编号相对应。例如，在服务器上创建“Z”、“C”、“R”、“X”、“Q”等一级文件夹，下再根据子分类创建二级文件夹。

(4)存储安全：设置用户权限，不同角色拥有不同的访问权限。定期进行病毒扫描和数据校验，确保文档完整性。采用加密技术，对重要文档进行加密存储。

3.**保管期限的确定**：

(1)保管期限分类：根据文档的重要性和使用频率，设定短期（1-3年）、中期（3-5年）、长期（5年以上）三个保管期限。例如，月度工作总结属于短期，年度财务报告属于中期，员工劳动合同属于长期。

(2)保管期限标注：在文档标签或电子元数据中标注保管期限，便于后续管理。达到保管期限的文档，进行销毁前需要进行审核。

(3)保管期限调整：对于特别重要的文档，可适当延长保管期限。例如，项目成果总结报告在项目结束后五年内需作为重要资料保存。

（四）文档查阅与借阅的详细流程

1.**查阅申请**：

(1)填写申请表：查阅者填写《文档查阅申请表》，详细注明需要查阅的文档编号、文档名称、查阅目的、查阅时间、联系方式等信息。

(2)提交申请：将申请表提交至综合办公室，由办公室进行审核。

2.**审核批