营业档案建立制度

营业档案建立制度一、总则（一）目的为加强公司营业档案管理，确保营业档案的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和监督，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各营业部门及相关涉及营业档案管理的岗位。（三）定义营业档案是指公司在营业活动过程中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、记录等。包括但不限于客户资料、业务合同、交易记录、营销活动资料等。（四）基本原则1.真实性原则：营业档案应如实反映公司营业活动的实际情况。2.完整性原则：涵盖营业活动全过程的各类文件资料，确保无遗漏。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止丢失、损坏和泄露。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密和客户隐私的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善营业档案管理制度，并监督执行。2.统筹规划营业档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.定期对营业档案进行检查、评估，确保档案质量。4.组织开展档案管理培训，提高相关人员的档案管理意识和技能。（二）营业部门职责1.负责本部门营业档案的及时收集、初步整理，并按规定移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、查询等工作，提供必要的协助。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门营业档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作。2.按照规定的流程和标准，对营业档案进行分类、编号、装订、上架等操作。3.负责档案的存储、保管，确保档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄露。4.积极为公司各部门提供档案查询、借阅等服务，做好记录和跟踪。三、档案收集（一）收集范围1.客户基本信息：包括客户名称、地址、联系方式、法定代表人、经营范围等。2.业务合同：各类销售合同、采购合同、服务合同等。3.交易记录：销售订单、发货单、收货单、发票、付款记录等。4.营销活动资料：活动策划方案、宣传资料、活动照片、客户反馈等。5.市场调研资料：调研报告、市场数据、竞争对手分析等。6.其他与营业活动相关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.及时性：营业活动结束后，相关人员应及时将形成的档案资料收集整理，移交档案管理部门。2.完整性：确保收集的档案资料齐全，不遗漏重要信息。3.准确性：档案内容应准确无误，数据真实可靠。（三）收集渠道1.营业部门在业务办理过程中直接收集。对于纸质文件，应及时整理并移交；对于电子文件，应定期备份并移交指定存储位置。2.与外部合作单位往来过程中，由专人负责收集对方提供的相关文件资料。3.通过公司内部信息系统生成的与营业活动相关的数据记录，由系统管理员定期导出并移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.客户档案类：按照客户类别、客户名称等进行分类。2.业务合同类：根据合同类型、合同签订时间等分类。3.交易记录类：按交易时间、交易类型等分类。4.营销活动类：依据活动主题、活动时间等分类。5.市场调研类：按照调研项目、调研时间等分类。（二）编号规则1.采用统一的编号系统，确保档案编号的唯一性和系统性。2.编号应包含档案类别代码、年份、顺序号等信息。例如，客户档案编号：KF[年份][顺序号]；业务合同编号：HT[年份][顺序号]。（三）装订要求1.纸质档案应按照一定顺序排列，采用标准的装订方式，确保整齐、牢固。2.对于文件较多的档案，可采用活页夹等方式装订，但应确保各页之间的关联性和稳定性。（四）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.目录应清晰、准确，便于查询和检索。五、档案归档（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，确保符合归档要求。2.将审核通过的档案按照分类编号顺序，存入指定的档案存储区域。3.在档案管理系统中录入档案的相关信息，建立电子档案索引。（二）归档时间1.每月末对当月形成的营业档案进行集中归档。2.对于重大项目或紧急业务形成的档案，应在项目结束或业务完成后及时归档。六、档案保管（一）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应存放在专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。3.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行备份。（二）保管期限1.根据档案的重要性和性质，确定不同的保管期限。一般分为短期（13年）、中期（310年）、长期（10年以上）。2.具体保管期限参照国家相关法律法规和行业标准执行，同时结合公司实际情况进行确定。（三）定期检查1.档案管理部门定期对档案进行检查，查看档案是否完好、有无损坏、丢失等情况。2.每年对电子档案进行一次全面检查，确保存储设备正常运行，数据完整。（四）安全防护1.严格限制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经授权不得进入。2.安装监控设备，对档案库房进行实时监控。3.制定档案安全应急预案，应对可能出现的自然灾害、火灾、盗窃等突发事件。七、档案利用（一）查询服务1.公司内部各部门因工作需要查询营业档案的，应填写档案查询申请表，注明查询目的、内容等信息。2.档案管理部门对查询申请进行审核，批准后提供查询服务。3.查询人员应在指定地点进行查询，不得擅自将档案带出或复制。（二）借阅服务1.因特殊情况需要借阅营业档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.档案管理部门对借阅申请进行严格审核，经批准后方可借阅。3.借阅人员应妥善保管档案，按时归还，不得转借他人或擅自复印、涂改、损毁档案。（三）档案统计1.档案管理部门定期对营业档案的收、管、用情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、类别、利用情况等，为公司决策提供数据支持。八、档案保密（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密和客户隐私的营业档案，严格限制知悉范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任。3.在档案存储、传输过程中，采取加密等技术手段确保信息安全。（二）保密教育1.定期对员工进行档案保密教育，提高员工的保密意识。2.在新员工入职培训中，增加档案保密相关内容。（三）违规处理1.对于违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。2.如因泄密给公司造成损失的，依法追究相关人员的法律责任。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无继续保存价值。2.因其他原因确需销毁的档案，经相关部门审批后进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等。