招标档案交接制度

招标档案交接制度一、总则（一）目的为了加强公司招标档案管理，规范招标档案交接流程，确保招标档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及招标活动的部门及相关工作人员，包括但不限于采购部门、项目管理部门、法务部门等。（三）定义1.招标档案：指在公司招标活动过程中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据等，包括招标文件、投标文件、评标报告、合同文本等。2.交接：指招标活动结束后，相关部门或人员将招标档案移交给档案管理部门或指定接收人的过程。（四）基本原则1.真实性原则：招标档案应如实反映招标活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集招标活动中产生的各类文件资料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案内容应准确无误，数据真实，逻辑清晰。4.安全性原则：采取有效措施确保招标档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。5.及时性原则：招标活动结束后，应及时进行档案交接，确保档案管理的时效性。二、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善招标档案管理制度，明确档案管理的流程和要求。2.指导和监督各部门做好招标档案的收集、整理、归档工作。3.接收并保管招标档案，建立档案台账，对档案进行分类、编号、存储等管理。4.定期对招标档案进行检查、盘点，确保档案的安全和完整。5.按照规定提供招标档案的查阅、借阅服务，并做好记录。（二）招标项目实施部门1.负责本部门招标项目档案的收集、整理、装订等前期工作。2.在招标活动结束后，及时将整理好的招标档案移交给档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好招标档案的查阅、借阅等相关工作。（三）其他相关部门1.法务部门负责对招标合同等重要文件进行合法性审查，并提供法律意见。2.财务部门负责对招标项目的资金往来等财务资料进行审核，并协助做好相关档案管理工作。3.审计部门负责对招标项目进行审计监督，涉及的档案资料由相关部门提供并配合审计工作。三、招标档案的收集与整理（一）收集范围1.招标文件：包括招标公告、招标文件、答疑文件、补遗文件等。2.投标文件：包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。3.评标文件：包括评标委员会组成名单及签到表、评标记录、评标报告等。4.中标文件：包括中标通知书、中标候选人公示等。5.合同文件：包括合同文本及相关补充协议、变更协议等。6.其他相关文件：如项目需求说明书、技术方案、样品、验收报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责招标档案的收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.收集的档案应齐全完整，不得遗漏重要文件资料。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并与纸质文件保持一致。（三）整理要求1.按照档案形成的时间顺序和类别进行分类整理，同一类别的文件应集中存放。2.对文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应清晰反映档案的内容和存放位置。4.对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案的可读性。5.去除文件中的金属物，如订书钉、回形针等，防止损坏档案。四、招标档案的交接流程（一）交接准备1.招标项目实施部门在招标活动结束后，应及时对招标档案进行整理，确保档案符合移交要求。2.填写《招标档案交接清单》，详细列出档案的名称、数量、编号等信息。3.提前与档案管理部门沟通交接时间和地点，确保交接工作顺利进行。（二）交接过程1.双方在约定的时间和地点进行交接，交接时应安排专人负责监交。2.移交方按照《招标档案交接清单》向接收方逐件移交档案，并由接收方核对无误后签字确认。3.对于电子档案，移交方应确保电子档案的存储介质完好，并将电子档案的存储路径、文件名等信息告知接收方。接收方应及时对电子档案进行备份，并检查其完整性和可读性。4.交接过程中如发现档案存在问题，如缺失、损坏等，移交方应及时查找原因并补充或修复，待档案完整后再进行交接。（三）交接记录1.交接完成后，双方应在《招标档案交接清单》上签字盖章，并注明交接日期。2.《招标档案交接清单》一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。同时，交接记录应存入档案管理部门的交接档案中，以备查阅。五、招标档案的保管与存储（一）保管要求1.档案管理部门应妥善保管招标档案，确保档案安全。2.建立档案保管制度，明确档案保管人员的职责，定期对档案进行检查和维护。3.对档案库房进行防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施，确保档案存储环境适宜。4.档案保管人员应具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理规定。（二）存储方式1.招标档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案应按照档案类别和编号顺序进行上架存放，便于查找和调阅。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。4.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、索引、检索等管理，提高档案利用效率。六、招标档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅招标档案的，应填写《招标档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.《招标档案查阅申请表》经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如有特殊需要，应另行申请并经批准。4.查阅完成后，查阅人员应在《招标档案查阅登记表》上签字确认，归还档案时档案管理人员应进行核对。（二）借阅规定1.因工作需要借阅招标档案的，应填写《招标档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.《招标档案借阅申请表》经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应进行认真核对，确保档案完好无损。七、招标档案的保密与安全（一）保密措施1.参与招标活动的所有人员应严格遵守保密制度，对涉及招标项目的商业秘密、技术秘密等信息予以保密。2.档案管理部门应对招标档案的查阅、借阅等情况进行记录，严格控制档案的知悉范围。3.未经公司批准，任何人不得擅自对外披露招标档案中的内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止数据丢失或损坏。3.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故发生。八、招标档案的销毁（一）销毁条件1.招标档案已超过规定的保管期限，且确无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、灭失，无法修复或恢复的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对招标档案进行清查，确定需要销毁的档案清单。2.填写《招标档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等，并附上档案清单。3.《招标档案销毁申请表》经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可实施销毁。4.销毁工作应指定专人负责监销，确保销毁过程合规、彻底。销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法。5.销毁完成后，监销人员应在《招标档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门负责人。同时，销毁记录应存入档案管理部门的档案中，以备查考。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标档案管理情况进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案交接的规范性、档案保管的安全性等。2.档案管理部门应定期对自身工作进