项目工程档案制度

项目工程档案制度一、总则（一）目的为加强公司项目工程档案管理，确保项目工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司项目工程建设、运营管理、维护维修、技术创新以及对外交流等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目工程从项目立项、规划设计、施工建设、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则项目工程档案实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性，避免分散保存导致的信息丢失或不一致。2.真实性与准确性原则档案资料应如实反映项目工程建设的实际情况，数据准确、内容真实，严禁弄虚作假。3.完整性原则涵盖项目工程建设全过程各个环节形成的各类文件、资料、图表、声像等，保证档案资料的全面性。4.及时性原则项目工程档案应随工程进度同步收集、整理，确保档案资料与工程实际进度相匹配，避免事后补档造成信息遗漏或不准确。5.保密性原则对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的项目工程档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司项目工程档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各部门做好项目工程档案的收集、整理、归档工作。3.负责项目工程档案的集中统一保管，建立健全档案管理台账，确保档案资料的安全存放。4.组织开展项目工程档案的鉴定、销毁工作，对超过保管期限且无保存价值的档案进行清理。5.负责提供项目工程档案的查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续，并做好记录。6.对项目工程档案管理工作进行检查和考核，定期总结经验，发现问题及时整改。（二）项目工程建设部门职责1.负责本部门在项目工程建设过程中形成的各类文件、资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责项目工程档案管理工作，确保档案资料的收集、整理工作与工程进度同步进行。3.在项目工程建设过程中，督促各参建单位做好档案资料的收集、整理工作，对参建单位的档案管理工作进行指导和监督。4.配合档案管理部门做好项目工程档案的验收工作，提供相关资料和说明。（三）项目工程设计部门职责1.负责本部门在项目工程设计过程中形成的各类文件、资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.确保设计文件、图纸等资料的准确性和完整性，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。3.配合项目工程建设部门和档案管理部门做好相关档案资料的审核、补充等工作。（四）项目工程施工单位职责1.负责本单位在项目工程施工过程中形成的各类文件、资料的收集、整理，并及时移交项目工程建设部门。2.建立健全施工档案管理制度，明确专人负责档案管理工作，确保施工档案资料的真实、完整、规范。3.按照档案管理要求，对施工过程中形成的工程技术资料、施工记录、质量检验报告、安全资料等进行分类整理、编目造册，并在工程竣工后及时移交项目工程建设部门。（五）项目工程监理单位职责1.负责本单位在项目工程监理过程中形成的各类文件、资料的收集、整理，并及时移交项目工程建设部门。2.监督检查施工单位的档案资料收集、整理工作，确保施工档案资料符合档案管理要求和工程建设实际情况。3.对项目工程建设过程中的重要文件、资料进行审核把关，签署意见后及时移交项目工程建设部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目工程立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。2.规划设计文件，包括规划设计方案、初步设计、施工图设计等相关图纸、文件说明。3.工程建设文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、施工日志、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.工程监理文件，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件，包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工决算报告、工程竣工图等。6.项目工程建设过程中形成的各类声像资料，如工程建设照片、录像、录音等。7.其他与项目工程建设相关的文件、资料，如会议纪要、来往信函、合同协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责项目工程档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集上来。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，严禁使用易褪色的书写材料书写、绘制。3.对于电子文件，应确保其格式规范，并按照规定进行存储和备份，保证电子文件的可读性和可利用性。（三）整理要求1.项目工程档案资料应按照分类标准进行分类整理，一般可分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等类别。2.每一类别的档案资料应按照文件形成时间顺序进行排列，编号应连续、清晰，便于查找和管理。3.档案资料应进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页，幅面过大的图纸应折叠成A4幅面并统一装订。4.编制档案资料目录，目录应包括序号、文件题名、日期、页号等内容，确保目录与档案资料内容相符，便于查阅。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.项目工程建设部门应在项目工程竣工后[X]个月内，将整理好的项目工程档案资料移交档案管理部门进行归档。2.移交档案资料时，应填写档案移交清单，清单应包括档案资料的名称、数量、类别、移交日期等内容，并由移交人和接收人签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案资料进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。（二）保管期限项目工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案资料主要包括项目工程立项文件、规划设计文件、竣工验收文件、涉及公司重大权益和核心技术的文件等。2.长期保管的档案资料主要包括工程建设过程中的重要文件、资料，如施工组织设计、工程变更通知、工程质量验收记录等，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案资料主要包括一般性的文件、资料，如施工日志、监理月报等，保管期限为[X]年。（三）保管方式与环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅项目工程档案资料的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表的内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守查阅规定，不得擅自涂改、损毁、抽取、复制档案资料。3.查阅人员如需摘录、复制档案资料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定进行登记，注明摘录、复制的内容和用途。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅项目工程档案资料的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自带出公司或外借。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案资料时，档案管理部门应进行认真核对，如发现问题应及时查明原因，并要求借阅人员作出说明。（三）对外提供档案规定1.因特殊情况需要对外提供项目工程档案资料的（如向政府部门、合作单位等提供），应经公司主管领导批准，并按照国家有关法律法规和公司保密规定办理相关手续。2.对外提供档案资料时，应严格控制提供的范围和内容，确保公司商业秘密和技术秘密不被泄露。如需对档案资料进行整理、编辑或翻译等处理后提供的，应在公司内部进行，并由档案管理部门进行审核把关。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目工程建设部门负责人、项目工程设计部门负责人、项目工程施工单位代表、项目工程监理单位代表等组成。档案鉴定小组负责对到期的项目工程档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.对保管期限已满的档案资料，应根据其重要性、完整性、利用价值等因素进行鉴定，确定是否仍需继续保存。2.对于已失去保存价值的档案资料，如一般性的文件、资料、过期的报表等，可予以销毁。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案资料，即使保管期限已满，但仍需继续保密的，应延长保管期限或进行特殊处理。（三）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定标准，对到期的项目工程档案进行逐一鉴定，提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，