档案收集补充制度

档案收集补充制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障，特制定本档案收集补充制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的收集与补充工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案的收集应遵循真实、完整的原则，如实反映公司/组织各项工作活动的全过程，不得遗漏、篡改或伪造档案内容。3.及时有效原则档案形成部门应及时将档案材料移交档案管理部门，档案管理部门应及时对接收的档案进行整理、补充和归档，确保档案信息的时效性和有效性。4.方便利用原则档案管理应便于公司/组织内部各部门及员工查阅和利用，同时要确保档案信息的安全与保密。二、档案收集范围（一）行政管理档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等复印件。2.公司/组织章程、规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等文件材料。3.公司/组织内部机构设置、人员编制、干部任免、员工招聘、培训、考核、奖惩等文件材料。4.公司/组织对外签订的合同、协议、意向书等文件材料。5.公司/组织的行政公文、函件、通知、报告等文件材料。6.公司/组织的印章使用记录、介绍信存根等文件材料。7.公司/组织的大事记、年鉴等资料。（二）业务管理档案1.公司/组织各类业务项目的立项申请、可行性研究报告、项目批复等文件材料。2.业务项目的合同、协议、招投标文件、技术方案、设计图纸、验收报告等文件材料。3.业务项目的市场调研、客户资料、销售记录、售后服务等文件材料。4.公司/组织的产品研发、生产工艺、质量控制等方面的文件材料。5.公司/组织的业务统计报表、财务报表、审计报告等文件材料。（三）财务管理档案1.公司/组织的财务预算、决算报告、财务分析报告等文件材料。2.公司/组织的会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等文件材料。3.公司/组织的税务申报、缴纳记录、税务审计报告等文件材料。4.公司/组织的资金筹集、使用、管理等方面的文件材料。5.公司/组织的固定资产、流动资产、无形资产等方面的文件材料。（四）人力资源管理档案1.员工个人档案，包括员工简历、学历证书、学位证书、资格证书、培训记录、工作经历、考核评价、奖惩情况等文件材料。2.员工劳动合同、聘用协议、保密协议等文件材料。3.员工工资福利、社会保险、住房公积金等方面的文件材料。4.员工离职手续办理记录、离职证明等文件材料。（五）其他档案1.公司/组织的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。2.公司/组织的声像档案，包括照片、录音、录像等资料。3.公司/组织的电子档案，包括办公自动化系统产生的文件、电子邮件、数据库等资料。4.其他与公司/组织工作活动相关的具有保存价值的文件材料。三、档案收集职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案收集补充制度，并组织实施。2.负责指导和监督各部门的档案收集工作，定期检查档案收集情况，对发现的问题及时提出整改意见。3.负责接收、整理、补充和保管各部门移交的档案，建立健全档案管理制度和档案信息数据库，确保档案的安全与保密。4.负责提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，对档案利用情况进行登记和统计。5.负责组织档案鉴定、销毁工作，按照规定对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，并做好相关记录。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整和准确。2.各部门应按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案材料移交档案管理部门，并填写档案移交清单。3.各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供必要的档案信息和资料，协助档案管理部门做好档案收集、整理、保管和利用等工作。四、档案收集程序（一）文件材料形成部门收集1.各部门在工作活动中形成的文件材料，由文件材料形成部门负责收集整理。2.文件材料形成部门应按照档案管理部门规定的分类标准和编号方法，对文件材料进行分类、编号，并编制文件材料目录。3.文件材料形成部门应定期将整理好的文件材料移交档案管理部门，并填写档案移交清单。档案移交清单应包括文件材料的名称、编号、日期、数量、移交部门等信息。（二）档案管理部门接收1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应及时进行核对和验收。核对内容包括档案移交清单与档案材料是否一致、档案材料是否完整、齐全、准确等。2.档案管理部门对验收合格的档案，应按照档案管理的有关规定进行整理、补充和归档。整理内容包括对档案材料进行分类、编号、编目、装订等。补充内容包括对档案材料中缺失的部分进行补充收集或复制。归档内容包括将整理好的档案材料存入档案库房，并建立档案信息数据库。3.档案管理部门对验收不合格的档案，应及时通知档案移交部门进行整改，整改合格后重新移交档案管理部门。五、档案补充要求（一）补充范围1.已归档档案中存在的缺失、损坏、不完整等情况需要补充的。2.随着公司/组织业务发展和工作需要，新形成的具有保存价值的文件材料需要补充归档的。（二）补充原则1.补充的档案材料应与原档案内容相关，能够反映公司/组织工作活动的全过程。2.补充的档案材料应真实、准确、完整，不得篡改或伪造档案内容。3.补充的档案材料应按照档案管理的有关规定进行整理、编号、编目和装订，确保档案的规范性和系统性。（三）补充程序1.档案管理部门在日常档案管理工作中发现档案需要补充的，应及时填写档案补充申请表，注明档案名称、编号、补充原因、补充内容等信息，并提交档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门负责人审批同意后，档案管理部门应及时通知相关部门或人员进行档案补充工作。相关部门或人员应按照档案管理部门的要求，及时收集、整理和移交补充的档案材料。3.档案管理部门收到补充的档案材料后，应按照档案管理的有关规定进行整理、编号、编目和装订，并将补充的档案材料存入原档案卷宗或重新建立档案卷宗。4.档案管理部门应及时更新档案信息数据库，确保档案信息的准确性和完整性。六、档案整理与归档（一）整理要求1.档案管理部门应按照档案管理的有关规定，对收集到的档案材料进行分类、编号、编目和装订。2.档案分类应遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的管理和利用。3.档案编号应按照档案管理部门规定的编号方法进行编制，确保档案编号的唯一性和系统性。4.档案编目应包括档案目录、卷内文件目录等，档案目录应注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息，卷内文件目录应注明文件编号、名称、日期、页号等信息。5.档案装订应牢固、整齐、美观，便于档案的保管和查阅。装订时应去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料应进行修补或复制。（二）归档要求1.档案整理完成后，档案管理部门应及时将档案材料存入档案库房，并建立档案信息数据库。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。档案库房应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施，确保档案的安全与保密。3.档案信息数据库应包括档案目录数据库、卷内文件目录数据库、全文数据库等，档案信息数据库应定期进行备份，确保档案信息的安全与完整。4.档案管理部门应按照档案保管期限的规定，对档案进行分类存放，并在档案架上标明档案编号、名称、保管期限等信息，便于档案的查找和利用。七、档案保管期限（一）保管期限划分公司/组织档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为15年以下。（二）保管期限确定1.档案管理部门应根据档案的内容、性质和作用，按照档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。2.对于一些重要的、具有长远利用价值的档案，档案管理部门应在确定保管期限时，充分考虑其历史意义和现实价值，适当延长保管期限。3.对于一些临时性的、不具有保存价值的档案，档案管理部门应在确定保管期限时，按照规定及时进行销毁处理。（三）保管期限调整1.档案保管期限确定后，如因公司/组织业务发展、档案内容变化等原因，需要调整档案保管期限的，档案管理部门应填写档案保管期限调整申请表，注明档案编号、名称、原保管期限、调整原因、调整后的保管期限等信息，并提交档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门负责人审批同意后，档案管理部门应按照审批意见及时调整档案保管期限，并在档案目录和档案信息数据库中进行相应的修改。八、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案信息的安全与保密。2.档案利用应根据公司/组织工作需要，按照规定的程序和权限进行，不得擅自扩大档案利用范围。3.档案利用应注重保护档案的原始风貌，不得对档案进行涂改、伪造、损毁或丢失。（二）利用方式1.档案查阅：公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的编号、名称、查阅原因等信息，并提交档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人审批同意后，档案管理部门应按照审批意见提供档案查阅服务。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。2.档案借阅：公司/组织外部单位或个人因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的编号、名称、借阅原因、借阅期限等信息，并提交档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人审批同意后，档案管理部门应按照审批意见与借阅单位或个人签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，借阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.档案复制：公司/组织内部各部门及员工因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制档案的编号、名称、复制原因、复制内容等信息，并提交档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人审批同意后，档案管理部门应按照审批意见提供档案复制服务。复制档案应使用档案管理部门指定的设备和材料，确保复制质量。复制档案应注明复制日期、复制单位、复制人员等信息，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用部门或人员、利用档案编号、名称利用原因、利用方式、归还日期等信息。2.档案利用登记应及时、准确、完整，档案管理部门应定期对档案利用登记情况进行统计和分析，为档案管理工作提供参考依据。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。2.档案鉴定应根据档案的内容、性质和作用，按照档案保管期限表的规定，对档案进行全面审查，确定档案的保存价值。3.档案鉴定应充分考虑公司/组织业务发展和工作需要，对一些具有历史意义和现实价值的档案，应适当延长保管期限。（二）鉴定组织1.公司/组织应成立档案鉴定工作小组，负责档案鉴定工作的组织和实施。档案鉴定工作小组由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定工作小组应定期召开会议，对档案鉴定工作进行研究和部署，确保档案鉴定工作的顺利进行。（三）鉴定程序1.档案管理部门应定期对已超过保管期限的档案进行清理，填写档案鉴定申请表，注明档案编号、名称、保管期限、形成时间、鉴定原因等信息，并提交档案鉴定工作小组。2.档案鉴定工作小组应按照档案鉴定的有关规定，对档案进行全面审查，确定档案的保存价值。审查内容包括档案的内容、性质、作用、历史意义、现实价值等方面。3.档案鉴定工作小组应根据审查结果，填写档案鉴定意见书，注明档案编号、名称、保管期限、鉴定意见等信息，并提交公司/组织领导审批。4.公司/组织领导审批同意后，档案管理部门应按照审批意见对已失去保存价值的档案进行销毁处理。销毁档案应填写档案销毁清单，注明档案编号、名称、销毁日期、销毁人员等信息，并