档案管理文档制度

档案管理文档制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的统筹协调和具体管理工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映本公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面涵盖本公司/组织各项工作活动，保证档案资料的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则对涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，为公司/组织的决策和各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善本公司/组织档案管理的各项规章制度，并监督执行。2.集中统一管理本公司/组织的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.指导各部门的档案收集、整理、归档工作，定期组织档案业务培训，提高员工的档案管理意识和技能。4.负责档案的整理、分类、编号、编目、装订等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。5.做好档案的安全保管工作，确保档案实体和信息的安全，定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时处理。6.按照规定对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。7.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整，并按时移交综合管理部门。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，协助综合管理部门开展档案业务培训和相关工作。3.在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时进行分类整理，确保档案的质量。4.配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，具备良好的职业道德和业务素质。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁等具体业务操作。3.熟练掌握档案管理的专业知识和技能，不断提高档案管理水平，确保档案管理工作的规范化和标准化。4.严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全，不得擅自泄露档案内容。5.积极为公司/组织各部门提供档案利用服务，热情接待档案查阅人员，及时准确地提供所需档案资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括本公司/组织在行政管理、业务管理等活动中形成的各类文件材料，如上级文件、公司文件、会议文件、工作计划与总结、报告、通知、请示、批复等。2.科技档案涵盖公司/组织在科研、生产、技术改造等活动中形成的具有保存价值的文件材料，如项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术方案、实验记录、产品资料等。3.人事档案记录员工个人基本情况、工作经历、学历学位、培训考核、工资待遇、奖惩情况等信息的档案材料，包括员工履历表、身份证复印件、学历证书复印件、劳动合同、考核鉴定表、奖惩决定等。4.财务档案与公司/组织财务活动相关的各类档案，如会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等。5.业务档案根据公司/组织业务特点和工作性质，对不同业务领域形成的档案进行分类，如市场营销档案、客户档案、合同档案、招投标档案等。（二）编号规则1.档案编号采用层次分类编号法，由全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号等组成。2.全宗号：暂定为[公司/组织全宗号具体内容]，用于区分不同的档案全宗。3.年度号：采用公元纪年，以四位数字表示，如“20XX”。4.分类号：根据档案分类方案，对不同类型的档案赋予相应的分类代码。文书档案采用“年度保管期限机构（问题）”分类法，如“20XX永久行政部”；科技档案按照项目、专业等进行分类编号；人事档案、财务档案、业务档案等根据各自特点制定分类编号规则。5.案卷号：在分类号的基础上，对每一卷档案进行编号，用三位数字表示，如“001”。6.件号：对于以件为单位整理的档案，在案卷内对每一份文件进行编号，用两位数字表示，如“01”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料，均应纳入档案收集范围。2.公司/组织对外签订的各类合同、协议、意向书、招投标文件等。3.员工个人在工作中形成的重要文件、报告、成果等，以及涉及个人权益的相关材料。4.公司/组织举办或参加的各类会议、活动形成的文件、资料、照片、录像等。5.上级主管部门下发的与本公司/组织相关的文件、通知、要求等。（二）收集要求1.各部门应明确档案兼职管理人员，负责本部门档案的日常收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案兼职管理人员应定期对本部门的文件材料进行清理和核对，将具有保存价值的材料及时收集起来，避免遗漏或丢失。3.对于重要文件和紧急文件，应在形成后及时收集，并优先整理归档。4.收集的档案材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，按照统一的分类标准和编号规则进行整理。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类，对每份文件进行编号、编目、装订。编目内容包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注等。装订应整齐牢固，采用三孔一线或缝纫机装订方式，去除金属物。2.科技档案根据项目、专业等进行分类，对每个项目或专业的档案材料进行系统整理，建立项目档案卷内目录和总目录。卷内文件应按照其形成的先后顺序排列，并进行编号、编目。科技档案的图纸应折叠成A4幅面，图面朝里，标题栏在右下角。3.人事档案按照干部档案管理规定进行整理，对员工个人档案材料进行分类排序，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励处分材料、工资福利材料、任免材料等。每份材料应进行编号，并编制档案目录。4.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，会计凭证应按月装订成册，每册厚度应适中，一般不超过2厘米。账簿应按年度整理归档，报表应按年度和种类分别整理。财务档案应编制会计档案目录，注明档案名称、保管期限、存放地点等信息。5.业务档案根据不同业务特点制定具体的整理方法，如市场营销档案可按照客户类别、项目名称等进行分类整理；合同档案应按照合同类别、签订时间等顺序排列，每份合同应编制合同目录，注明合同编号、签订日期、双方当事人、合同金额、履行情况等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、装订机等，便于档案的整理、编目、查阅等工作。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案架进行存放，档案柜、档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.档案盒应采用无酸纸制作，规格应符合国家档案局规定，档案盒上应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、案卷号等信息。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，备份存储地点应与档案库房分开，确保数据安全。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的实体安全，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.严格遵守档案保密制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房，不得查阅、借阅、复制涉及公司/组织机密的档案。4.对电子档案应定期进行维护和更新，检查数据的完整性和准确性，防止数据丢失或损坏。5.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行消毒，防止虫害和霉菌滋生。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本公司/组织的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门代表组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.根据档案的形成规律和特点，结合本公司/组织的发展情况，对档案进行分类鉴定。3.参考国家档案局和行业主管部门制定的档案保管期限表，确定档案的保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、全宗号、年度、保管期限、案卷号、件号、销毁原因等信息。2.档案销毁清册应经综合管理部门负责人审核签字，并报公司/组织主管领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，监销人员应认真监督档案销毁过程，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.档案销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，确保档案利用工作的合法性、规范性。2.积极为公司/组织的各项工作提供档案信息支持，提高档案的利用效率和效益。3.维护档案的完整与安全，保护档案所有者的合法权益，对涉及公司/组织机密的档案应严格保密。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案的，可向综合管理部门提出申请。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，须持有单位介绍信，并经公司/组织主管领导批准。3.个人因特殊原因需要查阅本人档案的，可向综合管理部门提出申请，经批准后进行查阅。（三）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的申请，提供所需档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅者不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体借阅期限]，借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制：利用者如需复制档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。复制的档案材料应与原件内容一致，加盖档案复制专用章。（四）利用登记1.