规范档案制度

规范档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司/组织设立专门的档案管理部门，对档案工作实行统一领导，各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，接受档案管理部门的监督和指导。2.完整、准确、系统原则。确保档案内容的完整性，如实反映公司/组织工作活动的全过程；保证档案信息的准确性，数据真实可靠；注重档案的系统性，按照一定的分类方法和逻辑顺序进行整理和排列。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，满足公司/组织各项工作对档案信息的需求。4.安全保密原则。加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，作为档案管理的专门机构，负责统筹协调公司/组织的档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司/组织各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.对各部门档案工作进行监督、检查和指导，组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。5.开发利用档案信息资源，为公司/组织的决策、管理、生产经营等工作提供档案信息支持和服务。6.做好档案的数字化建设工作，推进档案信息化管理，提高档案管理效率和服务质量。7.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作，确保档案实体安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，包括章程、协议、决议、批复、通知等。2.公司/组织的行政管理文件，如工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等。3.公司/组织的业务管理文件，如市场调研、销售合同、采购订单、生产计划、质量控制文件等。4.公司/组织的财务管理文件，如财务报表、审计报告、税务资料、资金管理文件等。5.公司/组织的人力资源管理文件，如员工档案、招聘录用文件、培训记录、绩效考核文件等。6.公司/组织的项目管理文件，如项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目验收文件等。7.公司/组织的技术研发文件，如技术方案、设计图纸、实验报告、专利文件等。8.公司/组织的产品生产文件，如生产工艺文件、操作规程、质量检验记录等。9.公司/组织的市场营销文件，如广告宣传资料、客户资料、市场活动记录等。10.公司/组织的对外交往文件，如合作协议、往来信函、接待记录等。11.公司/组织的声像档案，如照片、录音、录像等。12.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围，及时、准确地收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体形式符合要求。3.对于电子文件，应确保其内容的真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储方式进行保存。4.各部门应定期将收集的文件材料移交档案管理部门，交接时应填写档案交接清单，双方签字确认。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，符合档案管理的规范化要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等一级类目，再根据实际情况设置二级及以下类目。2.编号：对每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，以便于管理和检索。编号应遵循科学性、系统性和实用性原则，可采用数字编号、字母编号或数字与字母混合编号等方式。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保文件的整齐和牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，避免对文件造成损坏。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案的编号、题名、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管条件1.档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等。3.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照分类顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行保存，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.声像档案应按照载体形式分别存放，并做好标识和保护措施。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。4.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，经公司/组织领导审批后，按照规定的程序进行销毁。（五）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和公司/组织领导报送档案统计报表。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应遵守国家有关法律法规和公司/组织的档案管理制度，确保档案信息的合法使用。2.服务公司/组织原则。档案利用应围绕公司/组织的中心工作，为公司/组织的决策、管理、生产经营等提供支持和服务。3.方便快捷原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，满足利用者的需求。4.安全保密原则。在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：对于重要档案或不宜外借的档案，可采用借阅方式。借阅档案时，利用者应填写档案借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续，并在规定的期限内归还。3.复制：利用者可根据需要复制档案内容。复制档案时，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制，并加盖档案管理部门印章。4.咨询：利用者可就档案相关问题向档案管理部门咨询，档案管理人员应及时给予解答。（三）利用手续1.查阅档案：利用者应持有效证件到档案管理部门办理查阅手续，填写档案查阅登记表。档案管理人员应根据利用者的查阅需求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅档案：利用者应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。3.复制档案：利用者应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制档案应按照规定的收费标准收取费用。（四）利用监督1.档案管理部门应加强对档案利用过程的监督，确保利用者遵守档案利用规定，保护档案的安全和完整。2.对于涉及公司/组织机密的档案，利用者应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。3.档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和服务质量，为公司/组织提供便捷、高效的档案信息支持。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，将其转换为电子文件进行存储。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.数据备份与恢复：建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，并将备份数据异地存放，确保数据的安全可靠。4.安全防护体系建设：加强档案信息管理系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止档案信息泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保档案信息的准确录入和及时更新。2.严格遵守档案信息管理系统的操作规程，不得擅自修改系统数据和程序。3.加强对档案信息管理系统的维护和管理，定期对系统进行检查和升级，确保系统的正常运行。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责公司/组织档案管理工作，贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。2.制定和完善公司/组织档案管理制度，组织实施档案管理工作。3.负责档案管理部门的人员配备、培训和考核，提高档案管理人员的业务水平。4.组织开展档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整和安全。5.协调档案管理部门与其他部门之间的关系，为公司/组织各项工作提供档案信息支持和服务。6.定期向上级主管部门和公司/组织领导汇报档案管理工作情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计等工作，确保档案的完整和准确。2.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。3.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮