学校档案封存制度

学校档案封存制度一、总则（一）目的为了规范学校档案封存工作，保护学生和教职工的合法权益，维护学校档案的真实性、完整性和保密性，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校所有涉及学生和教职工个人信息及相关档案资料的封存管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及教育行业相关标准，确保档案封存工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施保障档案信息安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.公正公平原则：对所有符合条件的档案进行公正封存，确保处理过程公平公正。4.可追溯原则：对档案封存的过程和结果进行详细记录，以便查询和追溯。二、档案封存的范围（一）学生档案1.学生个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码等。2.学习成绩、奖惩记录、综合素质评价等学业相关材料。3.体检报告、心理健康档案等涉及学生身心健康的资料。4.其他与学生个人发展相关的重要档案资料。（二）教职工档案1.教职工个人基本信息，如姓名、性别、出生日期、身份证号码、学历、学位、职称等。2.工作经历、岗位变动记录、绩效考核结果等工作相关材料。3.师德师风评价、违纪违规记录等涉及教职工职业操守的资料。4.其他与教职工个人职业发展相关的重要档案资料。三、档案封存的条件（一）学生档案1.学生毕业离校后，其在校期间的档案原则上应进行封存。2.对于涉及学生隐私或不宜公开的特殊情况，如个人隐私信息、违纪处理等，应在事件处理完毕后及时封存相关档案。（二）教职工档案1.教职工离职或退休后，其在职期间的档案应进行封存。2.对于涉及教职工隐私或不宜公开的特殊情况，如个人隐私信息、违纪调查等，应在事件处理完毕后及时封存相关档案。四、档案封存的流程（一）申请1.学生或教职工本人如有需要档案封存的情况，应向学校档案管理部门提交书面申请，说明申请封存的档案内容及原因。2.申请应包括申请人姓名、联系方式、申请封存的档案类别及具体内容、申请原因等信息，并由申请人签字确认。（二）审核1.档案管理部门收到申请后，应进行审核。审核内容包括申请材料的完整性、申请原因的合理性以及是否符合档案封存的条件等。2.对于符合条件的申请，档案管理部门应在[X]个工作日内予以批准，并通知申请人；对于不符合条件的申请，应向申请人说明理由。（三）封存1.经审核批准的档案封存申请，档案管理部门应指定专人负责档案封存工作。2.封存人员应按照规定的程序对档案进行整理、装订，并使用专用的档案封存袋或容器进行封装。3.在封存袋或容器上应注明档案名称、类别、封存日期、封存人员等信息，并加盖学校档案管理部门公章。（四）存储1.封存后的档案应存放在专门的档案库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案管理部门应建立档案封存存储台账，详细记录档案封存的时间、内容、存储位置等信息，以便查询和管理。五、档案封存的期限（一）学生档案1.一般情况下，学生档案封存期限为[X]年。在封存期限内，未经学生本人书面同意，学校不得擅自启封档案。2.对于涉及学生重大违纪或违法事件的档案，封存期限可根据实际情况适当延长，但最长不超过[X]年。（二）教职工档案1.教职工档案封存期限为[X]年。在封存期限内，未经教职工本人书面同意，学校不得擅自启封档案。2.对于涉及教职工重大违纪或违法事件的档案，封存期限可根据实际情况适当延长，但最长不超过[X]年。六、档案封存的查询与使用（一）查询1.学生或教职工本人如需查询已封存的档案，应向学校档案管理部门提交书面申请，说明查询原因及用途。2.档案管理部门在收到申请后，应进行审核。对于符合条件且手续完备的查询申请，档案管理部门应在[X]个工作日内安排专人陪同查询，并做好查询记录。3.查询记录应包括查询时间、查询人姓名、查询内容、查询用途等信息，查询记录应妥善保存。（二）使用1.因特殊原因确需使用已封存档案的，如司法机关依法查询、招生录取机构审核等，应按照相关法律法规和学校规定的程序办理审批手续。2.使用单位或个人应出具正式的查询或使用函件，说明查询或使用的目的、范围及期限等，并加盖单位公章。3.学校档案管理部门在审核批准后，应指定专人负责档案的提供和使用，并做好相关记录。使用完毕后，应及时收回档案并进行封存。七、档案封存的保密措施（一）人员管理1.参与档案封存工作的人员应经过严格的背景审查和保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案管理部门应定期对参与档案封存工作的人员进行保密教育和监督检查，确保其严格遵守保密制度。（二）环境管理1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。库房内应有监控设备，对档案存储区域进行实时监控。2.档案存储设备应具备加密功能，防止档案信息在存储过程中被窃取或篡改。（三）信息管理1.档案封存过程中涉及的电子信息应进行加密存储，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。2.对于档案封存的相关信息及查询使用记录，应严格保密，未经授权不得泄露给任何单位或个人。八、档案封存的监督与检查（一）内部监督1.学校应建立档案封存工作内部监督机制，定期对档案封存工作进行检查和评估。2.学校纪检监察部门应加强对档案封存工作的监督，对发现的违规行为及时进行调查处理。（二）外部监督1.学校应主动接受教育行政部门、档案管理部门等相关部门的监督检查，积极配合做好各项工作。2.对于社会公众对学校档案封存工作的监督和投诉，学校应认真对待，并及时进行调查处理，将处理结果向社会公开。九、档案封存的责任追究（一）违规行为界定1.未经授权擅自启封已封存档案的。2.泄露档案封存信息，造成不良影响或损失的。3.在档案封存过程中，违反操作规程，导致档案信息丢失、损坏或篡改的。4.其他违反本制度规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违反本制度规定的个人，学校将视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.对于因违规行为给学校或他人造成损失的，应依法承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，将依法移送司