村委换届档案制度

村委换届档案制度一、总则（一）目的为规范村委换届选举工作档案管理，确保换届选举工作档案的完整、准确、系统和安全，为后续工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区村委换届选举工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映村委换届选举工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理换届选举过程中产生的各类文件、资料，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和档案管理的行业标准，做到规范有序。4.保密性原则：对涉及换届选举工作中的敏感信息和机密内容，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善村委换届档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督换届选举工作各环节档案资料的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理村委换届选举工作档案，建立档案目录和检索系统，方便查询利用。（二）换届选举工作机构职责1.明确专人负责本机构在换届选举工作中产生档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.确保档案资料的真实、完整，按照档案管理要求进行分类整理，编制移交清单。（三）相关工作人员职责1.在换届选举工作中，各岗位工作人员应妥善保管各自工作中形成的文件、资料，及时交本机构档案管理人员。2.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、丢失档案资料。三、档案收集（一）收集范围1.换届选举工作方案、计划、通知等文件。2.选民登记资料，包括选民名单、选民资格审查记录等。3.候选人提名、推荐、资格审查等相关材料。4.选举公告、选票、投票计票记录、选举结果报告等。5.选举过程中的照片（包括选举现场、候选人介绍等）、影像资料。6.换届选举工作总结、报告、统计报表等。7.其他与换届选举工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各工作机构应在换届选举工作结束后[X]日内，将本机构形成的档案资料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续完备。3.对破损、褪色的档案资料应进行修复或复制，确保档案的可读性。四、档案整理（一）分类标准1.综合类：包括换届选举工作方案、总结、报告等综合性文件。2.选民登记类：选民名单、资格审查材料等。3.候选人提名类：提名推荐表、资格审查报告等。4.选举实施类：选举公告、选票、计票记录、选举结果等。5.影像资料类：照片、视频等。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集的档案资料进行分类。2.每类档案按时间顺序排列，同一时间段内的文件按重要程度排列。3.对每份文件进行编号，编制页码，并填写文件目录。4.对照片、影像资料应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行分类整理。五、档案归档（一）归档流程1.各工作机构整理好的档案资料，经本机构负责人审核签字后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本机构，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案资料后，进行核对验收，对不符合要求的档案资料退回原工作机构补充完善。3.验收合格的档案资料，按照档案整理要求进行进一步整理和装订，装入档案盒，填写档案盒封面和脊背信息。4.将档案盒存入档案库房，按照档案存放顺序排列上架，并在档案管理系统中录入档案信息。（二）归档时间换届选举工作结束后[X]个月内，完成全部档案资料的归档工作。六、档案保管（一）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等。（二）保管期限1.永久保管：涉及村委换届选举工作重大决策、重要事件、关键信息等档案资料。2.定期保管：其他档案资料根据其重要程度和参考价值，确定保管期限为[X]年或[X]年。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案的完整和安全。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，对清查中发现的问题及时进行处理。七、档案利用（一）利用范围1.为总结村委换届选举工作经验、研究选举制度提供参考。2.为处理换届选举工作中的遗留问题、纠纷提供依据。3.为上级部门了解换届选举工作情况、指导工作提供资料。4.其他经批准的合理利用需求。（二）利用手续1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案资料。3.如需复制档案资料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定的程序进行复制。4.查阅档案的人员应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其价值。2.参考档案的利用情况，确定其是否仍有保存必要。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清单，报档案管理部门负责人审核批准。2.档案销毁清单应包括档案名称、文号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁