实验室档案制度

实验室档案制度一、总则（一）目的为加强实验室档案管理，确保实验室档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在实验室管理、科研、教学等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有实验室的档案管理工作，包括但不限于各类科研项目实验室、检测实验室、教学实验室等。（三）定义1.实验室档案：指实验室在各项工作活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料，按照规定的程序和要求，整理成案卷，移交档案部门保存的过程。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善实验室档案管理制度，并监督执行。指导和协助实验室做好档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。定期对实验室档案进行检查、评估，确保档案质量。2.实验室负责人为本实验室档案管理工作的第一责任人，负责组织本实验室人员开展档案管理工作。确保本实验室档案管理工作符合相关法律法规和本制度要求。对本实验室档案的完整性、准确性和安全性负责。3.实验室工作人员负责及时收集、整理本岗位工作中形成的文件材料，并按要求移交归档。严格遵守档案管理制度，妥善保管和利用档案。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.科研项目类项目申报书、可行性研究报告、立项批复等文件。项目研究计划、实施方案、技术路线等。实验原始记录、数据统计分析报告、阶段性研究成果报告等。项目结题报告、验收报告、成果鉴定材料、专利申请材料等。2.检测业务类检测任务委托书、合同等。检测样品信息记录、检测方法标准文件。检测原始记录、检测报告副本及相关审核记录。客户反馈意见及处理记录。3.教学实践类实验教学大纲、教学计划、课程安排等。学生实验报告、实习报告、毕业设计论文等。教学实验设备使用记录、维护保养记录。教学改革相关材料，如教学方法创新、实践教学成果等。4.仪器设备类仪器设备购置申请、合同、验收报告等。仪器设备操作规程、使用说明书、维修保养记录、校准证书等。仪器设备报废申请、审批文件及报废处理记录。（二）收集要求1.实验室工作人员应及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应真实、完整，字迹清晰，签署齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和密级，便于保管和利用。3.便于检索和统计。（四）整理方法1.分类按照科研项目、检测业务、教学实践、仪器设备等类别进行一级分类。在一级分类基础上，根据具体情况进行二级、三级分类。例如，科研项目类可按项目名称、研究阶段等进一步细分；检测业务类可按检测项目、客户等细分。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字、字母或数字与字母组合的方式，如“KY001”表示科研项目类的第1个项目档案。3.装订对纸质文件材料进行装订，去除金属物，确保整齐、牢固。装订顺序一般为封面、目录、正文、封底。4.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者等信息，便于查找和统计。电子档案应建立相应的电子目录，与纸质目录相对应。三、档案的归档（一）归档时间1.科研项目档案应在项目结题后[X]个月内完成归档。2.检测业务档案应在检测报告发出后[X]个工作日内归档。3.教学实践档案应在学期结束后[X]周内归档。4.仪器设备档案应在设备验收合格后[X]个工作日内归档。（二）归档程序1.实验室工作人员按照整理要求，将整理好的档案移交本实验室负责人进行初审。2.实验室负责人初审合格后，填写《档案归档申请表》，注明档案类别、数量、归档时间等信息，提交档案管理部门。3.档案管理部门对提交的档案进行复审，检查档案的完整性、准确性和整理质量。复审合格后，办理档案接收手续，将档案正式归档保存。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、档案装具等。（二）保管要求1.按照档案类别、编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应定期进行检查，发现问题及时处理，如霉变、虫蛀等。3.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。（三）档案密级管理1.根据档案内容确定密级，分为绝密、机密、秘密三级。2.对不同密级的档案应采取相应的保管措施，绝密级档案应单独存放，严格限制查阅范围；机密级档案应在专门的保密柜中存放，查阅需经审批；秘密级档案应妥善保管，防止泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容，对涉及国家机密、商业秘密等重要档案要严格保密。五、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息不被非法获取和利用。2.遵循合法合规原则，利用档案应符合相关法律法规和本制度规定。3.遵循服务科研、教学、管理等工作的原则，充分发挥档案的作用。（二）利用范围1.本公司/组织内部人员因科研、教学、管理等工作需要查阅档案。2.外部单位因合作项目、资质审查等原因，经本公司/组织批准后查阅相关档案。（三）利用程序1.内部查阅查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案类别、编号等信息，提交所在部门负责人审批。部门负责人审批同意后，查阅人持申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请表提供档案，并在查阅现场监督查阅，查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。查阅完毕后，及时归还档案。2.外部查阅外部单位查阅档案，需提前向本公司/组织提交查阅申请函，说明查阅目的、范围、时间等信息。本公司/组织相关部门对查阅申请进行审核，审核通过后报公司/组织领导批准。查阅申请批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，查阅人不得擅自复制档案内容，确需复制的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。（四）利用登记1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、档案名称及编号、查阅期限等。2.对档案复制情况也应进行登记，登记内容包括复制日期、复制人姓名、所在部门、复制档案名称及编号、复制份数等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和本公司/组织的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果客观公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、实验室负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括科研价值、历史价值、实用价值等。3.档案的密级及保密期限。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其价值。2.综合评估法：结合档案的形成背景、来源、内容等因素，综合评估其价值。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，提交档案管理部门负责人审核。2.档案管理部门负责人审核同意后，报公司/组织领导批准。批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。3.档案销毁应采用适当的方式，如焚烧、