档案信息采集制度

档案信息采集制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案信息采集工作，确保档案信息的完整性、准确性和系统性，提高档案信息的利用价值，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案信息采集过程中的各项活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案信息采集工作合法合规。2.真实准确原则：所采集的档案信息必须真实、准确地反映公司/组织的各项活动和业务情况。3.全面系统原则：涵盖公司/组织各个方面的档案信息，保证信息的全面性和系统性。4.及时有效原则：及时采集档案信息，确保信息的时效性，以便为公司/组织的决策和管理提供有效支持。二、档案信息采集的内容与范围（一）行政管理类1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、组织机构代码证、公司章程等。2.行政会议纪要、决议、通知等文件。3.人事任免文件、员工花名册、劳动合同等。4.公司/组织规章制度、工作流程等。（二）业务经营类1.市场调研报告、客户信息、销售合同等。2.产品研发资料，如设计图纸、技术方案、测试报告等。3.生产运营记录，包括生产计划、采购订单、质量检验报告等。4.财务报表、审计报告、税务资料等。（三）项目管理类1.项目立项文件、可行性研究报告等。2.项目进度报告（周报、月报、季报等）、项目总结报告。3.项目文档，如项目计划、项目预算、项目变更记录等。（四）知识产权类1.专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。2.技术秘密、商业秘密相关资料。（五）其他类1.公司/组织获得的荣誉证书、奖励文件等。2.对外合作协议、合作项目资料等。3.其他对公司/组织具有保存价值的文件、资料、记录等。三、档案信息采集的流程（一）确定采集需求1.各部门根据工作需要，定期梳理档案信息需求，明确需要采集的档案信息内容、范围、时间要求等。2.将采集需求提交至档案管理部门进行审核，档案管理部门根据公司/组织整体档案管理要求，对采集需求进行调整和完善。（二）制定采集计划1.档案管理部门根据审核后的采集需求，制定详细的档案信息采集计划，明确采集工作的责任人、时间节点、采集方式等。2.将采集计划下发至各相关部门，各部门按照计划要求组织实施采集工作。（三）采集实施1.文件收集各部门指定专人负责收集本部门产生的各类档案信息，确保文件的完整性和准确性。对于纸质文件，应进行分类整理，按照一定的顺序编号，并编制文件目录。对于电子文件，应按照公司/组织规定的电子文件格式和命名规则进行整理存储，并建立相应的电子文件索引。2.信息录入将收集到的档案信息录入到公司/组织的档案管理系统中，确保信息的及时、准确录入。在录入过程中，应认真核对信息内容，对于存在疑问或不清晰的地方，及时与相关部门或人员进行沟通确认。3.数据审核档案管理部门对录入的档案信息进行审核，重点审核信息的完整性、准确性、规范性等。对于审核中发现的问题，及时反馈给相关部门进行修改完善，直至审核通过。（四）整理归档1.经过审核后的档案信息，按照公司/组织的档案分类标准进行整理归档。2.纸质档案应装订成册，编制档案盒封面、目录等，并按照档案库房的存储要求进行存放。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并建立相应的存储目录结构，便于查询和管理。四、档案信息采集的方式（一）日常收集1.各部门在日常工作中，应及时将产生的各类档案信息收集整理，定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门应建立日常收集档案信息的登记制度，对接收的档案信息进行详细记录，包括文件名称、数量、移交部门、移交时间等。（二）专项收集1.根据公司/组织的重大活动、项目实施等情况，档案管理部门组织开展专项档案信息采集工作。2.专项收集工作应制定详细的采集方案，明确采集的范围、内容、方法、时间要求等，并组织相关人员进行培训，确保采集工作的顺利进行。（三）定期普查1.档案管理部门定期对公司/组织的档案信息进行普查，全面检查档案信息的完整性、准确性和系统性。2.在普查过程中，发现问题及时进行整改，并对档案信息进行补充完善。（四）数字化采集1.对于重要的纸质档案，应按照公司/组织的数字化建设规划，逐步进行数字化采集。2.数字化采集应遵循相关的技术标准和规范，确保数字化档案信息的质量和安全性。五、档案信息采集的质量控制（一）建立质量控制标准1.档案管理部门制定档案信息采集的质量控制标准，明确档案信息的内容要求（如格式规范、数据准确、逻辑清晰等）、整理要求（如分类合理、编号有序、装订整齐等）、存储要求（如存储介质安全、存储位置明确等）。2.将质量控制标准传达至各部门及相关人员，确保所有参与档案信息采集工作的人员了解并遵守标准要求。（二）过程监控1.在档案信息采集过程中加强过程监控，档案管理部门定期对各部门的采集工作进行检查，及时发现和纠正存在的问题。2.对采集工作中的关键环节进行重点监控，如文件收集的完整性、信息录入的准确性、数据审核的严格性等，确保每个环节都符合质量控制标准。（三）质量评估1.定期对档案信息采集工作的质量进行评估，评估内容包括档案信息的完整性、准确性、规范性等方面。2.根据质量评估结果，总结经验教训，针对存在的问题制定改进措施，不断提高档案信息采集工作的质量。六、档案信息采集的安全管理（一）人员安全管理1.对参与档案信息采集工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.要求工作人员严格遵守公司/组织的安全管理制度，不得泄露档案信息，不得擅自更改或删除档案信息。（二）信息安全管理1.对采集到的档案信息进行分类分级管理，根据信息的敏感程度和重要性采取相应的安全防护措施。2.加强对电子档案信息的存储安全管理，采用加密存储、备份存储等方式，防止信息丢失或被篡改。3.建立档案信息访问权限管理制度，严格控制对档案信息的访问权限，确保只有授权人员才能访问相关档案信息。（三）环境安全管理1.确保档案信息采集工作场所的安全，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备。2.定期对工作场所进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。七、档案信息采集的人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案信息采集制度、流程和标准。2.组织实施档案信息采集工作，包括采集计划的制定、采集工作的协调、数据审核、整理归档等。3.对各部门的档案信息采集工作进行指导、监督和检查。4.负责档案信息的安全管理，确保档案信息的安全存储和使用。（二）各部门职责1.负责本部门档案信息的收集、整理和移交工作，按照档案管理部门的要求及时提供准确、完整的档案信息。2.明确本部门档案信息采集工作的责任人，组织本部门人员学习档案信息采集的相关制度和要求。3.配合档案管理部门做好档案信息采集的其他相关工作。（三）员工个人职责1.员工应积极配合本部门的档案信息采集工作，及时将个人工作中产生的各类档案信息提交给部门负责人。2.确保所提交的档案信息真实、准确、完整，不得隐瞒或篡改相关信息。八、档案信息采集的监督与考核（一）监督机制1.建立档案信息采集工作监督机制，档案管理部门定期对各部门的档案信息采集工作进行监督检查。2.监督检查内容包括采集工作的组织实施情况、档案信息的质量情况、安全管理情况等。3.对监督检查中发现的问题及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.制定档案信息采集工作考核办法，将档案信息采集工作纳入公司/组织的绩效考核体系。2.考核指标包括档案信息的完整性、准确性、及时性、规范性等方面