档案风险制度

档案风险制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效防范档案管理过程中的各类风险，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的风险防控与管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.预防为主原则强化风险意识，对档案管理各环节可能出现的风险进行提前识别、评估和预防，采取有效措施加以防范和控制。3.全程管控原则对档案从形成到销毁的全过程进行动态管理，确保风险防控措施贯穿始终。4.责任明确原则明确各部门及人员在档案管理中的职责，做到责任清晰、各司其职，对因工作失误导致的档案风险承担相应责任。二、档案管理风险识别与评估（一）风险识别1.档案形成风险业务部门未及时、准确地将应归档文件材料移交档案部门，导致档案资料缺失或不完整。文件材料形成过程中，由于记录不规范、内容不清晰等原因，影响档案的真实性和可用性。2.档案收集风险档案收集渠道不畅通，部分重要档案未能及时收集归案。对收集的档案材料审核不严，存在虚假、重复或不符合归档要求的文件混入档案。3.档案整理风险档案分类不科学，编号混乱，导致档案查找困难。整理过程中对档案内容进行错误解读或误操作，破坏档案的原始记录。4.档案保管风险保管场所不符合安全要求，如防火、防潮、防虫、防盗等设施不完善，可能导致档案损坏或丢失。档案存储介质老化、损坏，未及时进行备份或迁移，造成数据丢失。档案保管人员变动频繁，交接手续不健全，影响档案保管的连续性和安全性。5.档案利用风险档案利用流程不规范，借阅审批不严，可能导致档案信息泄露。对利用后的档案归还情况跟踪不到位，造成档案丢失或损坏无法及时发现。因档案数字化处理不规范，导致电子档案与纸质档案不一致，影响利用效果。6.档案销毁风险未按照规定的程序和标准进行档案销毁，导致应销毁档案未及时销毁或违规销毁。销毁过程中未对销毁档案进行详细记录，无法保证销毁工作的真实性和可追溯性。（二）风险评估1.可能性评估根据档案管理工作的实际情况，对各类风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。高：风险发生的可能性很大，在当前管理模式下经常出现。中：风险发生的可能性中等，在一定条件下可能发生。低：风险发生的可能性较小，偶尔可能出现。2.影响程度评估对风险一旦发生可能给公司带来的影响程度进行评估，分为严重、较大、一般三个等级。严重：可能导致公司重大经济损失、业务中断、法律纠纷等严重后果。较大：可能对公司正常运营产生较大影响，如影响工作效率、造成一定经济损失等。一般：对公司影响较小，可能仅引起局部工作不便或轻微经济损失。3.风险等级确定综合可能性评估和影响程度评估结果，确定各类风险的等级，分为重大风险、重要风险和一般风险。重大风险：可能性高且影响程度严重的风险。重要风险：可能性中且影响程度较大，或可能性高且影响程度较大的风险。一般风险：可能性低且影响程度一般，或可能性中且影响程度一般的风险。三、档案管理风险防控措施（一）档案形成风险防控1.明确归档责任各业务部门指定专人负责文件材料的收集、整理和归档工作，明确其职责和工作流程，并将归档工作纳入部门绩效考核体系。2.加强业务培训定期组织业务部门人员进行档案管理知识培训，提高其对文件材料形成和归档重要性的认识，规范文件材料的记录格式和内容要求。3.建立沟通机制档案部门与业务部门建立定期沟通机制，及时了解业务进展情况，提前介入重要业务活动，指导文件材料的形成和收集工作。（二）档案收集风险防控1.拓宽收集渠道明确档案收集的主要渠道，包括内部各部门、外部合作单位、上级主管部门等。加强与各渠道的沟通协调，确保档案收集的及时性和完整性。2.严格审核把关对收集到的档案材料进行严格审核，重点审查文件的真实性、完整性、准确性和合规性。不符合要求的文件材料及时退回并要求补充或修正。3.建立收集台账建立档案收集台账，详细记录档案名称、来源、收集时间、收集人等信息，便于跟踪和查询。（三）档案整理风险防控1.规范整理流程制定统一的档案整理操作流程，明确档案分类标准、编号规则、装订要求等。档案整理人员严格按照流程进行操作，确保整理工作的规范性和一致性。2.加强质量抽检档案部门定期对整理好的档案进行质量抽检，发现问题及时督促整改。对整理工作质量高的部门和人员给予表扬和奖励。3.引入专业支持对于复杂或专业性强的档案整理工作，可聘请专业档案整理人员或咨询机构提供技术支持和指导。（四）档案保管风险防控1.完善保管设施按照档案保管要求，配备完善的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如消防器材、除湿机、防虫药品、监控系统等。定期对保管设施进行检查和维护，确保其正常运行。2.优化存储方式根据档案的性质和特点，合理选择存储介质和存储方式。对重要档案进行备份，并分别存储在不同的物理位置。定期对档案存储介质进行检查和更新，防止数据丢失。3.规范人员交接档案保管人员变动时，严格按照规定办理交接手续，填写交接清单，明确交接内容、责任等。交接双方签字确认，确保档案保管工作的连续性和安全性。（五）档案利用风险防控1.规范利用流程制定详细的档案利用流程，明确借阅、查阅、复印等利用方式的申请、审批、登记、归还等环节的操作要求。严格按照流程办理档案利用手续，确保利用过程的规范性和可控性。2.加强审批管理根据档案的密级和重要程度，确定不同的审批权限。对涉及重要机密或敏感信息的档案利用申请，进行严格审批，防止信息泄露。3.强化跟踪监督对档案利用情况进行跟踪监督，及时了解档案的归还情况和利用效果。发现问题及时采取措施，如追回档案、追究责任等。（六）档案销毁风险防控1.严格销毁程序制定档案销毁程序，明确销毁范围、鉴定标准、审批流程、销毁方式等。按照程序对达到销毁期限或失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，确保销毁工作合法合规。2.完善销毁记录对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人等信息。销毁记录保存一定期限，以备查询和追溯。3.加强监督检查档案部门定期对档案销毁工作进行监督检查，确保销毁程序执行到位，销毁记录真实完整。对违规销毁档案的行为严肃追究责任。四、档案风险管理监督与检查（一）监督机构成立公司档案风险管理监督小组，由公司分管领导担任组长，成员包括档案部门负责人、各业务部门负责人等。监督小组负责对公司档案风险管理工作进行全面监督和检查。（二）监督检查内容1.档案管理风险防控措施的执行情况，包括制度落实、流程执行、人员操作等方面。2.档案管理各环节的工作质量，如档案的完整性、准确性、规范性等。3.档案管理设施设备的运行状况，如保管场所安全设施、存储介质等。4.档案利用和销毁工作的合规性，如利用审批、销毁程序等。（三）监督检查方式1.定期检查档案风险管理监督小组定期对公司档案管理工作进行全面检查，每年不少于[X]次。检查结束后形成检查报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.不定期抽查根据工作需要，监督小组不定期对部分部门或档案管理环节进行抽查，及时发现和解决潜在问题。3.专项检查针对档案管理中的重点问题或风险点，开展专项检查，深入分析原因，采取有效措施加以整改。（四）问题整改对监督检查中发现的问题，责任部门要制定详细的整改计划，明确整改措施、整改期限和责任人。整改完成后，向档案风险管理监督小组提交整改报告，经复查合格后方可销号。对因整改不力导致风险扩大或再次发生问题的部门和人员，要严肃追究责任。五、档案管理风险应急处置（一）应急处置原则1.快速反应原则一旦发现档案管理风险事件，应立即启动应急处置机制，迅速采取措施进行应对，最大限度减少损失和影响。2.科学应对原则依据风险事件的性质和特点，制定科学合理的应急处置方案，确保处置措施有效、可行。3.协同配合原则档案部门、业务部门及其他相关部门要密切配合，形成合力，共同做好应急处置工作。（二）应急处置流程1.事件报告档案管理过程中发现风险事件后，相关人员应立即向档案部门负责人报告。档案部门负责人接到报告后，要迅速核实情况，并及时向档案风险管理监督小组组长报告。2.应急响应档案风险管理监督小组组长接到报告后，立即启动应急处置预案，组织相关人员成立应急处置小组，开展应急处置工作。应急处置小组应根据风险事件的类型和严重程度，采取相应的处置措施。3.处置措施对于档案丢失或损坏事件，立即组织查找和抢救，尽可能恢复档案的原始内容。同时，对事件原因进行调查，追究相关人员责任。对于档案信息泄露事件，及时采取措施防止信息进一步扩散，如通知相关部门和人员采取补救措施、加强安全防范等。同时，对泄露事件进行调查，依法追究责任。对于其他档案管理风险事件，根据具体情况采取相应的处置措施，确保档案管理工作尽快恢复正常。4