林业档案借阅制度

林业档案借阅制度一、总则（一）目的为加强林业档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门及员工借阅林业档案的相关活动。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.档案借阅应遵循必要性、合理性原则，以满足工作实际需求为出发点，避免不必要的借阅。3.确保档案的安全与完整，在借阅过程中不得对档案进行涂改、损坏、丢失等行为。二、档案借阅范围（一）可供借阅的档案类型1.林业规划与设计档案，包括各类林业发展规划、造林设计方案、森林资源调查资料等。2.林业项目档案，涵盖林业工程项目的立项文件、招投标资料、施工过程记录、竣工验收报告等。3.森林资源管理档案，如森林资源台账、林权登记资料、森林采伐限额执行情况记录等。4.林业科研档案，包含科研项目申报书、研究报告、实验数据、学术论文等。5.其他与林业工作相关的具有保存价值的文件、资料、图表等。（二）限制借阅的档案情况1.涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的林业档案，未经相关部门批准，不得借阅。2.正在形成过程中的档案，如需借阅，需经档案管理部门负责人特别批准，并在规定时间内归还，确保档案的连续性和完整性。3.重要且珍贵的孤本档案，原则上不予借阅，如有特殊情况，需经公司/组织高层领导批准，并采取严格的保护措施。三、借阅申请与审批（一）申请流程1.借阅人需填写《林业档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对借阅申请的必要性和合理性进行审查，并签署意见。（二）审批权限1.一般性林业档案借阅，由档案管理部门负责人审批。2.涉及重要项目、机密信息或多部门联合使用的档案借阅，需经公司/组织分管领导审批。3.对于特别重大、涉及核心机密的档案借阅，必须经公司/组织主要领导批准。（三）审批时间档案管理部门应在收到完整的借阅申请表后的[X]个工作日内完成审批工作。如遇特殊情况需要延长审批时间，应及时向借阅人说明原因。四、借阅期限与归还（一）借阅期限规定1.短期借阅：一般情况下，短期借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，借阅人应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.长期借阅：对于因工作需要长期使用的档案，借阅期限最长不得超过[X]个月。长期借阅申请需经公司/组织高层领导特别批准，并在借阅期间定期接受档案管理部门的检查。（二）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前将档案归还至档案管理部门。如因特殊原因无法按时归还，必须提前办理续借手续。2.归还档案时，借阅人需确保档案的完整性和整洁性，不得有涂改、损坏、缺页等情况。档案管理部门应对归还的档案进行认真核对，如发现问题，应及时与借阅人沟通并查明原因。五、借阅登记与记录（一）借阅登记1.档案管理部门应建立《林业档案借阅登记簿》，对每一次档案借阅进行详细记录。记录内容包括借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称及编号、审批意见、归还日期等。2.借阅登记应做到及时、准确、完整，确保每一笔借阅信息都有迹可循。（二）借阅记录查询与统计1.档案管理部门应定期对借阅记录进行整理和分析，以便及时掌握档案的流向和使用情况。2.借阅记录应妥善保存，保存期限按照国家档案管理规定执行。借阅记录可供内部查询，以满足工作需要和审计要求。六、档案借阅过程中的保护措施（一）借阅场所要求1.借阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出公司/组织办公区域。如因特殊情况需要带出，必须经档案管理部门负责人批准，并采取必要的安全防护措施。2.借阅场所应保持安静、整洁，具备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，以确保档案的安全。（二）借阅人责任1.借阅人在借阅档案期间，应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大使用范围。2.严禁在借阅的档案上进行涂改、标记、污损、抽换、撕毁等行为。如发现档案有损坏情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。3.借阅人离开借阅场所时，应将档案妥善放置，不得随意丢弃或遗落。（三）档案管理部门监督1.档案管理部门应定期对借阅档案的使用情况进行检查，确保借阅人遵守本制度的规定。2.如发现借阅人有违反本制度的行为，档案管理部门有权立即收回档案，并视情节轻重给予相应的处罚。七、档案复制与摘录（一）复制与摘录申请1.借阅人如需对档案进行复制或摘录，应在借阅申请表中明确注明，并说明复制或摘录的用途和范围。2.复制与摘录申请同样需按照借阅申请的审批流程进行审批，经批准后方可实施。（二）复制与摘录要求1.档案复制应采用复印、扫描等方式，确保复制件与原件内容一致。复制件应清晰可读，并加盖档案管理部门的“复制件与原件核对无误”章。2.档案摘录应准确、完整，不得断章取义或篡改原文内容。摘录内容应注明出处，包括档案名称、编号、页码等信息。3.对于涉及机密或重要信息的档案复制与摘录，应严格按照国家保密规定进行管理，确保信息安全。（三）复制与摘录后的处理1.复制件和摘录件应与原件同等对待，按照档案管理的要求进行整理和保存。2.借阅人使用完复制件和摘录件后，应及时归还档案管理部门，不得自行留存或传播。八、档案借阅的特殊情况处理（一）档案遗失或损坏1.如发生档案遗失或损坏情况，借阅人应立即向档案管理部门报告，并采取措施尽量挽回损失。2.档案管理部门应及时组织调查，查明原因，分清责任。借阅人应承担相应的赔偿责任，赔偿方式和金额按照公司/组织相关规定执行。（二）紧急借阅需求1.在遇到紧急工作需要借阅档案，但无法按照正常审批流程办理手续时，借阅人可向档案管理部门负责人说明情况，档案管理部门负责人应根据实际情况进行紧急处理，确保工作不受影响。2.紧急借阅后，借阅人应在事后及时补办相关审批手续，并按照规定归还档案。九、附则（一）解释权