档案管理除湿制度

档案管理除湿制度一、总则（一）目的为确保公司档案的安全与完整，防止档案因潮湿环境受损，特制定本除湿制度。通过有效的除湿管理，延长档案使用寿命，保障档案信息的可查阅性和准确性，为公司的各项工作提供坚实的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案的管理，包括但不限于纸质档案、电子档案存储介质等。涵盖公司各部门、各分支机构所形成和保管的各类档案。（三）基本原则1.预防为主原则通过采取一系列预防性措施，如控制档案存储环境湿度、定期检查等，降低潮湿对档案造成损害的风险。2.科学管理原则依据档案管理的相关法律法规和行业标准，运用科学的方法和技术手段进行除湿管理，确保制度的合理性和有效性。3.责任明确原则明确各部门及相关人员在档案除湿管理中的职责，做到责任到人，确保各项措施得到有效执行。二、档案存储环境湿度要求（一）标准规定根据国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》以及相关档案保管要求，档案存储环境的湿度应控制在40%60%RH之间。在此湿度范围内，档案纸张的物理性能相对稳定，可有效减少因湿度变化导致的纸张变形、发霉、字迹褪色等问题。（二）湿度监测1.监测设备在档案库房内安装专业的湿度监测设备，如湿度传感器、温湿度记录仪等。这些设备应具备高精度、高可靠性，能够实时准确地记录库房内的湿度数据。2.监测频率湿度监测设备应保持24小时不间断运行，以便及时掌握湿度变化情况。同时，安排专人每天定时查看监测数据，记录并分析湿度波动趋势。3.异常处理当监测到湿度超出规定范围时，应立即启动预警机制。如湿度高于60%RH，应及时采取除湿措施；如湿度低于40%RH，应考虑适当加湿，防止档案纸张过于干燥而脆化。三、除湿措施（一）日常通风换气1.通风时间根据季节和天气情况，合理安排档案库房的通风时间。一般来说，在天气晴朗、空气湿度较低的时段，应打开库房门窗进行通风换气。春季和秋季可选择上午10点至下午4点之间通风；夏季可在早晚较为凉爽时通风，但要避免在高温时段通风导致室内外温差过大对档案造成影响；冬季通风时间可适当缩短，选择在中午气温较高时进行。2.通风方式采用自然通风与机械通风相结合的方式。自然通风时，要确保库房门窗能够完全打开，形成空气对流。机械通风则可使用排风扇等设备，加速空气流通。在通风过程中，要注意防止室外灰尘、杂物等进入库房，可在通风口设置过滤装置。（二）除湿设备使用1.设备选型根据档案库房的面积、湿度状况等因素，选择合适的除湿设备。常见的除湿设备有除湿机、空调除湿功能等。除湿机应具备高效除湿、低噪音、便于操作维护等特点；空调应具有良好的除湿性能，能够满足库房整体湿度控制要求。2.设备安装与布局除湿机应安装在库房内通风良好、便于排水的位置，避免靠近档案架放置，防止设备运行时产生的震动对档案造成影响。空调的出风口应合理设置，确保室内空气能够均匀循环，提高除湿效果。3.设备运行管理制定除湿设备的运行计划，根据湿度监测数据及时启动或调整设备运行。除湿机应按照设备说明书要求定期进行维护保养，包括清洁滤网、检查排水系统、添加制冷剂等，确保设备正常运行。空调除湿功能的使用要结合室内温度情况进行合理调节，避免过度除湿导致室内温度过低。（三）干燥剂放置1.干燥剂选择选用符合档案保管要求的干燥剂，如硅胶干燥剂、蒙脱石干燥剂等。这些干燥剂具有良好的吸湿性能，且对档案无腐蚀、无污染。2.放置方式将干燥剂放置在档案架的底层、中层和上层，以及库房的角落等位置，形成多点吸湿布局。干燥剂应放置在透气的容器内，便于吸湿和更换。3.定期更换定期检查干燥剂的吸湿状态，当干燥剂变色或吸湿能力下降时，应及时进行更换。一般硅胶干燥剂变色后即可更换，蒙脱石干燥剂可根据使用时间和吸湿效果判断是否需要更换。四、档案防潮包装（一）包装材料选择对于重要档案或易受潮的档案，应采用防潮包装材料进行封装。常用的防潮包装材料有塑料薄膜、防潮纸、铝箔袋等。这些材料应具有良好的防潮性能、柔韧性和透明度，便于查看档案内容。（二）包装方法1.纸质档案包装：对于纸质档案，可先将档案装入防潮纸袋或塑料薄膜袋中，然后密封袋口。对于成册的档案，可采用防潮纸包裹封面和封底，再用塑料薄膜进行整体封装。2.电子档案存储介质包装：电子档案存储介质如光盘、硬盘等，应装入专门的防潮盒或铝箔袋中，密封保存。防潮盒应具有良好的密封性和缓冲性能，防止存储介质受到潮湿和外力冲击。（三）包装标识在防潮包装上应标明档案的名称、日期、保管期限等信息，以便于识别和管理。同时，对于经过防潮包装的档案，应在档案目录中进行标注，注明包装情况。五、人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理除湿制度，并监督制度的执行情况。2.定期检查档案库房的湿度状况，根据湿度变化及时调整除湿措施。3.组织开展档案除湿相关知识培训，提高档案管理人员的专业技能。4.负责档案防潮包装材料的采购、发放和管理。（二）档案管理人员职责1.严格按照档案管理除湿制度的要求，做好档案存储环境的日常管理工作，记录湿度数据和除湿设备运行情况。2.对档案进行定期检查，查看档案是否有受潮迹象，如发现问题及时报告并采取相应措施。3.负责档案的防潮包装工作，确保包装材料的正确使用和档案封装质量。4.协助做好档案库房的通风换气工作，保持库房内空气流通。（三）其他部门职责1.各部门应负责本部门所形成档案的整理和初步防潮处理，确保档案在移交档案管理部门前处于相对干燥、清洁的状态。2.在档案借阅和归还过程中，要注意保护档案不受潮，如发现档案有受潮情况应及时通知档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案库房的除湿管理工作，不得擅自更改库房内的除湿设备或破坏通风设施。六、检查与维护（一）定期检查1.检查内容每周对档案库房进行一次全面检查，包括湿度监测设备运行情况、通风设施是否正常、除湿设备工作状态、干燥剂吸湿效果、档案防潮包装是否完好等。每月对档案进行一次抽样检查，查看档案纸张是否有变形、发霉、字迹褪色等受潮现象。2.检查记录每次检查应做好详细记录，包括检查时间、检查人员、检查项目、发现的问题及处理情况等。检查记录应妥善保存，以备查阅和分析。（二）设备维护1.除湿设备维护除湿机每季度进行一次全面维护保养，包括清洁机身、检查压缩机、风机等部件的运行情况、更换滤网等。空调每年进行一次专业维护保养，并根据使用情况及时清洗蒸发器、冷凝器等部件，确保空调除湿功能正常。2.通风设施维护定期检查通风口、排风扇等通风设施，清理堵塞物，确保通风顺畅。对于门窗的密封性能进行检查，如有损坏及时修复，防止室外潮湿空气进入库房。（三）问题处理对于检查中发现的问题，应及时进行处理。如湿度监测设备故障，应立即安排维修人员进行维修，确保设备正常运行；档案出现受潮情况，应根据受潮程度采取相应的抢救措施，如干燥处理、重新封装等，并对受潮原因进行分析，采取针对性措施加以改进。七、培训与宣传（一）培训计划制定档案管理除湿知识培训计划，定期组织档案管理人员及相关人员参加培训。培训内容包括档案存储环境湿度要求、除湿措施、防潮包装方法、设备操作与维护等方面的知识和技能。培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，提高培训效果。（二）培训实施1.内部培训由档案管理部门负责人或专业技术人员担任培训讲师，定期开展内部培训。培训时间可安排在工作日的下午或周末，确保培训不影响正常工作。培训结束后，组织学员进行考核，检验培训效果。2.外部培训根据实际需要，选派档案管理人员参加外部专业机构举办的档案管理除湿相关培训课程，学习先进的技术和管理经验，提升公司档案除湿管理水平。（三）宣传教育通过公司内部网站、宣传栏、邮件等多种渠道，宣传档案管理除湿制度的重要性和相关知识。向全体员工普及档案防潮意识，提醒员工在日常工作中注意保护档案不受潮，如避免将档案放置在潮湿的地方、及时归还借阅的档案等。八、应急处理（一）应急预案制定制定档案管理除湿应急预案，明确在突发潮湿事件（如暴雨、洪水等导致库房进水）时的应急处理流程和责任分工。应急预案应包括应急响应机制、人员疏散与档案抢救措施、设备物资保障等内容。（二）应急响应1.事件报告当发现档案库房出现潮湿情况或可能影响档案安全的潮湿事件时，档案管理人员应立即向档案管理部门负责人报告，并详细描述事件情况。2.启动预案档案管理部门负责人接到报告后，应立即启动应急预案，组织相关人员开展应急处理工作。（三）应急措施1.人员疏散在确保人员安全的前提下，迅速组织档案管理人员和其他相关人员疏散到安全区域，避免人员伤亡。2.档案抢救对受潮湿影响的档案进行紧急抢救，如将档案转移到干燥通风的地方、采用干燥设备进行除湿处理、对受损档案进行修复或复制等。3.设备物资保障确保应急处理所需的除湿设备、包装材料、防护用品等物资及时供应，保障应急工作的顺利开展。（四）后期恢复1.环境清理在潮湿事件结束后，及时对档案库房进行清理，清除积水、淤泥等杂物，对库房地面、墙面等进行消毒处理。2.设备检查与修复对除湿设备、通风设施等进行全面检查，修复受损设备，确保设备正常运行。3.档案整理与评估对抢救后的档案进行整理和评估，对受损档案进行分类登记，根据档案的重要性和受损程度制定进一步的处理措施，如修复