产品档案管理制度

产品档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司产品档案管理，确保产品档案的完整、准确、系统和安全，便于产品的研发、生产、销售、售后服务等环节的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有产品从立项、研发、生产、销售到售后服务全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司产品档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：产品档案应如实反映产品的实际情况，不得虚假或篡改。3.完整性原则：涵盖产品从设计到报废全过程的各类文件、资料，确保档案的全面性。4.保密性原则：对于涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的产品档案，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、产品档案的分类与编号（一）分类1.产品研发档案：包括产品立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术规范、实验数据、测试报告等。2.产品生产档案：涵盖生产计划、工艺文件、质量检验记录、原材料采购合同、生产设备清单等。3.产品销售档案：包含销售合同、报价单、客户订单、市场调研报告、售后服务记录等。4.产品技术支持档案：如技术培训资料、技术咨询记录、技术升级文档等。5.产品知识产权档案：专利证书、商标注册文件、著作权登记证书等。（二）编号1.采用统一的编号规则，确保编号的唯一性和系统性。编号应包含产品类别、年份、顺序号等信息。2.例如：研发档案编号为YF[年份][顺序号]，生产档案编号为SC[年份][顺序号]，销售档案编号为XS[年份][顺序号]，技术支持档案编号为JZ[年份][顺序号]，知识产权档案编号为ZC[年份][顺序号]。三、产品档案的形成与收集（一）形成1.各部门在产品相关工作开展过程中，应及时形成各类档案资料，并确保其准确性和完整性。2.档案形成应遵循相关标准和规范，使用统一的格式和模板。（二）收集1.各部门明确专人负责产品档案的收集工作，定期将形成的档案资料移交至档案管理部门。2.收集过程中应进行认真核对，确保档案资料齐全、完整，如有缺失应及时补充。3.档案管理部门对接收的档案资料进行初步审核，不符合要求的及时返回原部门补充完善。四、产品档案的整理与归档（一）整理1.档案管理部门对收集到的产品档案进行分类整理，按照编号规则进行编号。2.对每份档案资料进行编目，包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案资料中的金属物，对破损或褪色的文件进行修复或复制。（二）归档1.将整理好的产品档案按照类别和编号顺序存入档案柜或电子存储系统。2.建立纸质档案和电子档案的对应关系，确保查阅时能够相互印证。3.编制档案索引目录，方便快速查找和利用。五、产品档案的保管（一）保管要求1.档案管理部门应提供安全、适宜的保管环境，确保档案不受损坏、丢失和变质。2.纸质档案应存放在防火、防潮、防虫、防盗的档案柜中，定期进行检查和清理。3.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。（二）保管期限1.根据产品的性质和相关规定，确定各类产品档案的保管期限。2.一般产品研发档案保管期限为[X]年，生产档案保管期限为[X]年，销售档案保管期限为[X]年，技术支持档案保管期限为[X]年，知识产权档案长期保管。3.保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。六、产品档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅产品档案，需填写《产品档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门查阅。3.档案管理部门应在指定地点提供查阅服务，并对查阅过程进行监督，确保档案资料安全。4.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料，如需复制，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。（二）借阅1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅产品档案时，必须持有单位介绍信或相关证明文件，填写《产品档案借阅申请表》。2.申请表经公司主管领导审批后，交档案管理部门办理借阅手续。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得在档案上圈划、涂改、污损，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。归还时，档案管理部门应进行认真核对，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。七、产品档案的数据安全与保密（一）数据安全1.建立完善的电子档案数据安全防护体系，采用防火墙、加密技术、数据备份等措施，防止数据被非法获取、篡改或丢失。2.定期对电子档案数据进行安全检查和评估，及时发现并解决安全隐患。（二）保密1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的产品档案，严格按照公司保密制度进行管理。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.查阅和借阅涉及保密的产品档案，应在符合保密规定的场所进行，并采取必要的保密措施。八、产品档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期限届满的产品档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导代表参加。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值和保管状况，确定档案的存毁。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的产品档案，编制《产品档案销毁清单》，报公司主管领导审批。2.销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。3.销毁过程中应确保档案资料彻底销毁，无法销毁的档案原件应进行粉碎处理，并在销毁清单上签字确认。九、产品档案管理的监督与考核（一）监督1.公司设立产品档案管理监督小组，定期对档案管理部门的工作进行检查和监督。2.监督小组检查档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节是否符合制度要求，发现问题及时督促整改。（二）考核1.将产品档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理部门和相关责任部门进行考核。2.考核内容包括档案管理的规范性、完整性、准确