路政管理档案制度

路政管理档案制度一、总则（一）目的路政管理档案制度旨在规范路政管理档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保路政管理工作中形成的各类档案真实、完整、有效，为路政管理决策、执法监督、案件查处、行政复议与诉讼等提供可靠依据，促进路政管理工作的规范化、科学化、法治化。（二）适用范围本制度适用于本公司路政管理部门在履行职责过程中形成的各类档案，包括路政许可档案、路政处罚档案、路政巡查档案、路政设施管理档案、路政宣传档案以及其他与路政管理相关的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映路政管理工作的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集路政管理工作中产生的各类档案，确保档案资料的齐全、完整。3.规范性原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规、行业标准以及本制度规定的程序和要求进行档案管理工作。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便路政管理部门及相关人员查阅和利用档案。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定和完善本公司路政管理档案管理制度和操作流程。2.负责路政管理档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，定期对档案管理工作进行检查和评估。3.集中统一管理路政管理档案，接收、整理、保管各类路政管理档案资料，确保档案的安全和完整。4.建立健全路政管理档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，为档案利用提供便利条件。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。6.组织开展路政管理档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）路政业务部门职责1.负责本部门路政管理档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.按照档案管理要求，规范本部门路政管理业务文件材料的形成、积累和归档工作，明确专人负责档案管理工作。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅、利用等工作，及时提供所需档案资料，并对利用情况进行登记。4.协助档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，提出档案处置意见和建议。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规、业务知识和操作技能，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责路政管理档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案库房的管理工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.按照规定程序办理档案查阅、借阅、归还等手续，对档案利用情况进行详细登记，及时催还借出的档案。5.协助档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，负责编制档案销毁清册等相关材料。6.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理工作，确保档案信息系统的正常运行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.路政许可档案：包括路政许可申请书、申请人身份证明材料、申请事项相关图纸、照片、现场勘查记录、许可决定书、许可证副本等。2.路政处罚档案：包括立案审批表、案件调查报告、证据材料、处罚告知书、处罚决定书、送达回执、执行情况记录等。3.路政巡查档案：包括巡查计划、巡查记录、巡查日志、巡查发现问题处理情况记录、重大路政事件报告及处理结果等。4.路政设施管理档案：包括路政设施建设项目档案（如设计文件、施工图纸、招投标文件、竣工验收报告等）、路政设施维护保养记录、路政设施损坏修复记录、路政设施统计报表等。5.路政宣传档案：包括路政宣传活动方案、宣传资料、宣传照片、宣传报道稿件等。6.其他档案：与路政管理工作相关的会议记录、文件、通知、函件、调研报告、工作总结等。（二）收集要求1.路政业务部门应在路政管理工作完成后及时将相关档案资料收集齐全，并按照档案管理要求进行初步整理。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，字迹清晰，载体完好，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）整理方法1.分类：按照路政管理业务类别和档案形成时间、来源等因素，将档案分为路政许可、路政处罚、路政巡查、路政设施管理、路政宣传等类别，每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属钉或夹子。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒封面和脊背填写档案编号、题名、保管期限等信息，便于档案的存放和查找。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，并定期进行维护和检查。3.档案库房应保持清洁卫生，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.按照档案的保管期限和类别，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，排列整齐，标识清晰。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的完整性和可用性。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，定期进行核对和盘点，确保账实相符。（三）保管期限1.永久保管：涉及路政管理重大决策、重要法规政策制定、重大案件处理等具有长远历史价值和查考利用价值的档案。2.定期保管：保管期限分为30年、10年。对于一般性的路政管理业务档案，在一定时期内具有查考利用价值的，可根据实际情况确定保管期限。（四）档案的安全保护1.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入档案库房。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防有害气体等工作，采取必要的防护措施，确保档案安全。4.严格遵守档案保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。五、档案的利用（一）利用范围1.路政管理部门内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案，用于路政管理决策、执法监督、案件查处、行政复议与诉讼等工作。2.上级主管部门、其他相关部门因工作需要查阅、借阅档案，用于指导工作、检查考核、联合执法等。3.司法机关、行政复议机关因办案需要查阅、借阅档案，用于调查取证、案件审理等。4.其他符合法律法规规定的单位或个人因特殊需要查阅、借阅档案。（二）利用程序1.查阅：路政管理部门内部工作人员查阅档案，应填写《路政管理档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。其他单位或个人查阅档案，应持单位介绍信或有效身份证件，填写《路政管理档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审批后，方可查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：路政管理部门内部工作人员借阅档案，应填写《路政管理档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。其他单位或个人借阅档案，应持单位介绍信或有效身份证件，填写《路政管理档案借阅申请表》，经档案管理部门负责人和本公司主管领导审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，按时归还档案。3.利用登记：档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、查阅（借阅）目的、归还日期等。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.档案利用不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.档案利用应严格按照规定程序进行，不得擅自扩大利用范围或改变利用用途。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案管理的法律法规和本制度为依据，结合路政管理工作实际，对档案的保存价值进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的保存价值。3.确保鉴定工作的公正性、客观性和准确性，防止随意销毁档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、路政业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案保管期限表，结合路政管理工作实际情况，对档案的保管期限进行重新审定。3.征求路政业务部门和相关人员的意见，综合评估档案的利用需求和重要性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组编制《路政管理档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保