公证档案调取制度

公证档案调取制度一、总则（一）目的为规范公证档案的调取行为，确保公证档案的安全与完整，保障公证机构、当事人及其他相关人员的合法权益，依据《中华人民共和国公证法》、《公证档案管理办法》等法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公证机构内部工作人员因工作需要调取公证档案，以及当事人、利害关系人、司法机关、行政机关等依法依规申请调取公证档案的情形。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规及行业标准的规定，办理公证档案调取手续，确保调取行为合法合规。2.安全保密原则在档案调取过程中，充分保障公证档案的安全，防止档案信息泄露，维护当事人隐私及公证机构的商业秘密。3.规范有序原则明确档案调取的流程、条件和要求，确保调取工作规范有序进行，提高工作效率。二．档案调取主体及权限（一）本公证机构工作人员1.工作职责范围内需要查阅、使用公证档案的工作人员，可根据工作需要申请调取相关档案。2.调取权限仅限于其工作职责相关的档案内容，不得越权调取。（二）当事人、利害关系人1.当事人本人或其法定代理人、委托代理人，因与公证事项相关的合理需求，可申请调取本人公证档案。2.利害关系人在提供充分证明材料及合理理由的情况下，经公证机构审核同意，可申请调取与其利害关系相关的公证档案，但涉及当事人隐私等依法应保密内容的除外。（三）司法机关、行政机关1.司法机关因办理案件需要，依法有权调取与案件相关的公证档案。调取时应按照法定程序出具相关法律文书，明确调取的档案范围和用途。2.行政机关在履行行政管理职责过程中，根据法律法规规定及工作需要，可申请调取公证档案。申请时应提交相关证明文件，说明调取目的和依据。三、档案调取条件（一）本公证机构工作人员1.因工作需要，确需查阅、使用公证档案以完成本职工作任务，如案件复查、质量检查、业务研讨等。2.提交书面申请，注明调取档案的具体事由、档案编号范围等信息，并经所在部门负责人审核同意。（二）当事人、利害关系人1.当事人申请调取本人公证档案的，应提交身份证明文件及与公证事项相关的证明材料，如合同、协议、公证书等，说明调取档案的用途。2.利害关系人申请调取相关公证档案的，除提交身份证明文件外，还应提供能够证明其利害关系的有效证据，如法院判决书、裁定书、相关行政决定书等，以及详细的调取申请，阐明调取档案对其权益的重要性及必要性。（三）司法机关、行政机关1.司法机关调取公证档案，应出具正式的法律文书，如协助调查通知书、查阅档案决定书等，明确调取的档案内容与案件的关联性及具体用途。2.行政机关申请调取公证档案，需提交加盖公章的行政公文，说明调取档案的行政依据、目的及范围，并确保调取行为符合行政程序规定。四、档案调取流程（一）申请1.本公证机构工作人员填写《公证档案调取申请表》，详细说明调取档案的原因、所需档案的具体信息等，经部门负责人签字审批后提交档案管理部门。2.当事人、利害关系人或司法机关、行政机关应按照要求填写相应的《公证档案调取申请表》，并附上所需证明材料，提交至公证机构档案管理部门或指定受理窗口。（二）受理1.档案管理部门收到调取申请后，对申请材料进行初步审查。审查内容包括申请主体资格是否符合要求、申请材料是否齐全、调取事由是否合理等。2.对于符合受理条件的申请，予以受理并出具《公证档案调取受理回执》，注明受理日期、申请编号等信息；对于不符合受理条件的申请，应在收到申请后的[X]个工作日内书面告知申请人不予受理的原因及理由。（三）审核1.档案管理部门对受理的调取申请进行全面审核，核实申请材料的真实性、合法性及完整性，同时审查调取档案的必要性和安全性。2.涉及重要档案或可能影响当事人权益的调取申请，应提交公证机构负责人或相关业务主管部门进行审核把关，确保调取行为审慎、合规。（四）批准1.经审核通过的调取申请，由公证机构负责人或其授权的审批人签署批准意见。批准意见应明确同意调取的档案范围、调取方式、使用期限等内容。2.对于不同意调取的申请，档案管理部门应及时向申请人说明理由，并告知其享有依法申请复议或提起诉讼的权利。（五）调取1.根据批准意见，档案管理部门安排专人负责调取档案。调取过程中，应严格遵循档案查阅、借阅的相关规定，确保档案的安全与完整。2.对于纸质档案，应在专门的查阅场所进行查阅，如需借阅，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求；对于电子档案，应通过安全的网络系统进行传输或提供查阅权限，并采取必要的技术手段防止信息泄露。（六）归还1.档案使用完毕后，使用人应按照约定的期限及时归还档案。归还时，档案管理人员应对档案的完整性、准确性进行检查，确认无误后办理归还手续。2.如发现档案有损坏、遗失等情况，使用人应立即报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。五、档案调取方式（一）现场查阅1.当事人、利害关系人及本公证机构工作人员可在公证机构指定的查阅场所，按照规定程序现场查阅公证档案。2.查阅时，应保持安静、整洁，不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照相关规定办理手续。（二）借阅1.因特殊工作需要，经批准后可借阅公证档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。2.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，确保档案安全。（三）电子数据传输1.对于司法机关、行政机关等因工作需要调取电子公证档案的，经公证机构审核同意后，可通过安全的网络系统进行数据传输。2.数据传输过程中应采取加密等安全措施，确保传输数据的完整性和保密性。接收方应按照约定的方式和要求使用传输的电子档案，并承担相应的安全保密责任。六、档案使用规范（一）使用目的限制1.所有档案使用人均应严格遵守档案调取申请时所注明的使用目的，不得擅自改变档案用途。2.档案仅用于与申请事由相关的工作、诉讼、行政管理等合法活动，不得用于商业盈利、个人非法目的或其他损害公证机构及当事人利益的行为。（二）信息保密1.档案使用人在使用档案过程中，应对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。涉及当事人隐私、商业秘密等敏感信息的，应采取更加严格的保密措施。2.未经公证机构书面同意及相关权利人授权，档案使用人不得将档案内容以任何形式公开披露，包括但不限于在媒体上发布、在网络上传播等。（三）使用记录1.档案管理部门应对档案的调取和使用情况进行详细记录，包括申请时间、申请主体、调取档案内容、使用期限、归还时间等信息。2.使用记录应妥善保存，以备查询和审计，保存期限按照档案管理的相关规定执行。七、档案安全与保密措施（一）档案保管场所安全1.公证机构应设置专门的档案保管场所，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存放环境安全可靠。2.档案保管场所应安装监控设备，对档案出入库及查阅场所进行实时监控，监控记录保存期限不少于[X]天。（二）人员安全管理1.档案管理部门工作人员应具备良好的职业道德和安全保密意识，经过专业培训后上岗。2.对涉及档案调取、使用的工作人员进行定期审查和监督，如发现有违反安全保密规定的行为，应及时进行处理。（三）信息安全保护1.对于电子公证档案，应采取有效的数据备份、加密存储等措施，防止数据丢失、损坏或被非法篡改。2.在档案调取过程中，涉及电子数据传输的，应采用安全的网络协议和加密技术，确保数据传输安全。同时，对传输和使用电子档案的设备进行安全管理，防止病毒感染、恶意攻击等安全事件发生。（四）保密协议签订1.对于因工作需要接触公证档案的外部人员，如司法机关工作人员、行政机关工作人员、当事人委托代理人等，公证机构应与其签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。2.保密协议应包括保密范围、保密期限、保密措施、违约责任等主要条款，确保外部人员在接触档案过程中严格遵守保密规定。八、监督与检查（一）内部监督1.公证机构内部应建立健全档案调取监督机制，档案管理部门定期对档案调取情况进行自查，检查内容包括申请审批手续是否齐全、档案调取流程是否规范、档案使用是否符合规定等。2.业务主管部门应加强对涉及档案调取业务的指导和监督，发现问题及时督促整改，确保档案调取工作依法依规进行。（二）外部监督1.接受司法行政机关、行业协会等相关部门的监督检查，积极配合其对公证档案调取制度执行情况的检查工作。2.对于外部监督检查中提出的问题和整改意见，应认真落实，及时反馈整改情况，不断完善档案调取管理制度。（