档案管理库房制度

档案管理库房制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理库房的规范化、科学化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案管理库房的日常管理工作，包括档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集公司在经营管理过程中形成的各类档案，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。3.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查阅和利用，提高工作效率，满足公司各项业务对档案信息的需求。二、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：公司各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.业务经营类：市场营销资料、客户信息、合同协议、订单记录、财务报表、审计报告、项目文档等。3.技术研发类：科研项目资料、技术方案、产品设计图纸、实验数据、技术专利等。4.其他类：公司荣誉证书、资质证明、对外宣传资料、员工培训记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.根据档案形成规律和特点，定期对档案进行收集，确保档案的连续性和完整性。3.对收集到的档案进行初步审核，检查档案内容是否完整、准确，手续是否齐全。（三）整理规范1.分类标准：按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类。具体分类如下：行政管理类：分为综合管理、人力资源管理、行政事务管理等二级类目。业务经营类：根据业务类型分为市场营销、销售管理、财务管理、供应链管理等二级类目。技术研发类：按照技术领域分为产品研发、工艺技术、质量管理等二级类目。其他类：根据具体内容分为荣誉资质、宣传推广、员工培训等二级类目。2.编号规则：为便于档案的管理和查询，对每一类档案编制唯一的编号。编号采用“分类代码+年度+流水号”的形式，例如：XZGL2023001，表示行政管理类综合管理档案，2023年形成的第1份档案。3.装订要求：对纸张规格不一致、破损的档案进行修复和裱糊，去除金属物，采用线装或胶装的方式进行装订，确保档案整齐、牢固。4.编目要求：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，目录应清晰、准确。同时，为每份档案编制卷内目录，详细列出卷内文件的题名、日期、页号等内容。三、档案存储与保管（一）库房选址与布局1.档案管理库房应选择在干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房内部应合理布局，分为档案存储区、整理区、查阅区、办公区等功能区域，各区域之间应保持适当的距离，确保工作流程顺畅，互不干扰。3.档案存储区应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）存储方式1.根据档案的类别、保管期限、密级等因素，对档案进行分区存放。不同类别、保管期限和密级的档案应分开存放，避免混淆。2.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应按照分类顺序依次存放在档案架（柜）上，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行备份，备份数据应异地存放。3.对珍贵、易损的档案，应采取特殊的保护措施，如采用专柜存放、密封包装、定期检查等方式，确保档案的安全。（三）保管期限与鉴定1.根据国家相关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对到期档案进行审查，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，填写档案销毁清单，经公司领导批准后予以销毁。3.档案鉴定工作应形成记录，包括鉴定时间、鉴定人员、鉴定意见、审批情况等，并存档备查。（四）库房环境管理1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。每天定时记录库房温湿度情况，如温湿度超出规定范围，应及时采取措施进行调节。2.定期对库房进行清洁卫生，清除灰尘、杂物等，保持库房整洁。同时，做好防虫、防霉、防火、防盗等工作，配备必要的消防器材、防虫药品、防盗设施等。3.对库房内的档案架（柜）、存储设备等进行定期检查和维护，确保其正常运行。如发现档案架（柜）损坏、存储设备故障等情况，应及时进行维修或更换。四、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。3.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）特殊档案查阅与借阅1.涉及公司机密的档案，查阅和借阅时应严格按照公司保密制度的规定执行，经公司保密委员会批准后，方可办理查阅或借阅手续。查阅和借阅人员应签订保密协议，承诺对档案内容予以保密。2.对重要的历史档案、珍贵档案等，如需查阅或借阅，应经公司主管领导批准，并采取特殊的保护措施，确保档案的安全。五、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案信息资源的共享，为公司各项业务提供及时、准确的档案信息支持。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行图像处理，去除污点、划痕等，提高图像质量。2.对数字化档案进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。3.定期对数字化档案进行备份，备份数据应存储在不同的存储介质上，并异地存放，以防止数据丢失。（三）信息化系统应用1.档案管理部门应使用专门的档案信息化管理系统进行档案的日常管理工作，包括档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。2.公司内部人员可通过公司内部网络或办公自动化系统，远程查阅和利用授权范围内的档案信息，提高工作效率。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能的不断完善。同时，加强对系统用户的管理，设置不同的用户权限，防止未经授权的人员访问档案信息。六、档案安全管理（一）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理部门和人员的安全职责，加强对档案安全工作的监督和检查。2.制定档案安全应急预案，针对火灾、水灾、盗窃、泄密等突发事件，制定相应的应急处置措施，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对，减少损失。（二）人员安全管理1.档案管理库房应配备专人负责日常管理工作，管理人员应经过专业培训，熟悉档案管理业务知识和安全操作规程。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和防范能力，定期组织安全演练，确保管理人员能够熟练掌握应急处置技能。3.档案管理人员应严格遵守档案管理库房管理制度，不得擅自离岗、脱岗，严禁无关人员进入库房。（三）设施设备安全管理1.定期对档案管理库房的消防器材、防虫药品、防盗设施等进行检查和维护，确保其性能良好，能够正常使用。同时，按照规定及时更新和补充消防器材等设施设备。2.对档案存储设备、服务器、网络设备等进行定期检查和维护，确保其安全运行。建立设备维护记录，详细记录设备的维护情况和维修历史。3.加强对档案管理库房的门禁管理，安装门禁系统，设置门禁权限，限制无关人员进入库房。同时，对门禁系统进行定期检查和维护，确保其正常运行。（四）信息安全管理1.加强对档案信息的安全保护，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。2.对涉及公司机密的档案信息，应严格按照公司保密制度的规定进行管理，限制知悉范围，严禁通过互联网等公共网络传输机密档案信息。3.定期对档案信息化管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复系统安全隐患。同时，安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，防止网络攻击和病毒入侵。七、监督与考核（一）监督检查1.公司成立档案管理监督小组，定期对档案管理库房的工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅等环节，以及档案管理库房的环境管理、安全管理、信息化管理等方面。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对档案管理部门和相关业务部门的档案管理工作进行考核评价。考核评价内容包括档案管理工作的完成情况、档案质量、工作效率、安全管理等方面。2