科室档案移交制度

科室档案移交制度一、总则（一）目的为了加强科室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，实现档案资源的有效整合与共享，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各科室档案的移交管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案移交工作合法合规。2.真实完整原则：档案移交应保证档案内容真实、准确、完整，不得遗漏或篡改重要信息。3.及时有序原则：按照规定的时间节点和程序，有序地进行档案移交，避免拖延和混乱。4.责任明确原则：明确档案移交过程中各环节的责任主体，确保责任落实到人。二、档案移交范围（一）文书档案1.上级机关下发的各类文件、通知、指示等。2.本科室形成的各类请示、报告、批复、会议纪要、工作计划、总结等。3.与其他科室或外部单位往来的函件、合同、协议等。（二）业务档案1.各类业务工作中产生的原始记录、报表、统计资料等。2.项目文档，包括项目立项报告、可行性研究报告、项目实施方案、项目验收报告等。3.技术资料，如技术图纸、工艺文件、实验数据、技术鉴定报告等。（三）人事档案1.本科室人员的入职登记表、履历表、考核评价材料、奖惩记录等。（四）财务档案1.本科室的财务预算、决算报表、财务凭证、发票等。（五）其他档案1.照片、音像资料等具有保存价值的资料。2.其他与本科室工作相关的有保存意义的档案。三、档案移交流程（一）移交准备1.各科室应在档案移交前，对本科室的档案进行全面清理和整理。按照档案分类标准，对档案进行分类、编号、编目，确保档案的系统性和规范性。2.编制档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、保管期限、形成时间等信息。移交清单应一式两份，移交科室和接收科室各执一份。（二）移交申请1.移交科室根据档案整理情况，填写《科室档案移交申请表》，注明移交档案的类别、数量、预计移交时间等内容，并提交至档案管理部门。2.档案管理部门收到移交申请后，对申请内容进行审核。审核通过后，确定档案接收时间和接收人员，并通知移交科室。（三）档案移交1.移交科室按照约定的时间和地点，将整理好的档案及移交清单一并移交给档案管理部门。移交过程中，双方应认真核对档案的数量、内容等信息，确保无误后在移交清单上签字确认。2.档案管理部门接收档案后，应对档案进行再次检查。如发现档案存在问题，应及时与移交科室沟通，要求其限期整改。整改完成后，重新办理移交手续。（四）档案接收登记1.档案管理部门对接收的档案进行详细登记，建立档案接收台账。台账内容包括档案名称、移交科室、移交时间、保管期限等信息。2.将接收的档案按照规定的存放方式进行妥善保管，确保档案的安全和完整。四、档案移交时间要求（一）定期移交1.各科室应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案移交给档案管理部门。2.对于一些时效性较强的档案，如月度报表、季度总结等，应在规定的时间内及时移交。（二）特殊情况移交1.科室撤销、合并或职能调整时，应在相关决定作出后[具体时间]内，将本科室的全部档案移交给档案管理部门或指定的接收科室。2.人员离职时，应在办理离职手续前，将个人保管的属于科室的档案移交给所在科室负责人。科室负责人应及时安排将档案移交给档案管理部门。五、档案移交责任（一）移交科室责任1.负责本科室档案的整理、分类、编号、编目等工作，确保档案的质量符合要求。2.按照规定的时间和程序，及时向档案管理部门移交档案，并保证移交档案的真实、完整、准确。3.对移交档案的真实性、完整性负责。如因移交科室原因导致档案缺失、损坏或信息错误，移交科室应承担相应的责任。（二）接收科室责任1.档案管理部门负责档案接收工作的组织和协调，安排专人接收档案，并对接收的档案进行认真检查和核对。2.对接收的档案进行妥善保管，按照档案管理的相关规定进行整理、存储和利用。3.如发现移交档案存在问题，应及时与移交科室沟通，要求其整改。对整改情况进行跟踪检查，确保档案质量符合要求。（三）监督责任公司/组织的纪检监察部门负责对档案移交工作进行监督检查。对违反档案移交制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。六、档案保管期限（一）永久保管1.涉及公司/组织重大权益、核心机密、历史沿革等具有长远保存价值的档案，应永久保管。2.上级机关颁发的具有长期指导意义的重要文件，如方针政策、法规性文件等，应永久保管。（二）定期保管（[具体年限]）1.一般业务档案、人事档案、财务档案等，根据其重要程度和实际需要，确定保管期限为[具体年限]。2.保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。七、档案利用与查阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息不被泄露和滥用。2.严格按照档案管理规定的程序办理档案查阅手续，未经批准，任何人不得擅自查阅档案。（二）查阅手续1.内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在科室负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅登记本上记录查阅情况。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司/组织相关部门负责人签字同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。（三）查阅限制1.涉及公司/组织机密、敏感信息的档案，查阅范围应严格限定，并按照保密规定进行管理。2.未经档案管理部门批准，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容。如需摘抄、复制、拍摄，应另行填写申请，并经档案管理部门同意。八、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及机密、敏感信息的档案，应采取加密存储、专人保管、限制访问等保密措施。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如因工作需要接触档案信息，应履行保密手续，并妥善保管相关信息。（二）安全管理1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全存放。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对破损、变质的档案，应及时进行修复或复制。3.加强档案信息化管理，确保电子档案的安全。建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并存储在安全的介质上。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合判断档案是否具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、数量、销毁原因等信息，并提交鉴定小组审核。（三）销毁程序1.鉴定小组审核通过《档案销毁申请表》后，报公司/组织分管领导批准。2.档案管理部门按照批准的销毁清单，组织专人对档案进行销毁。